Üzleti e-mail részei

Az e-mail az üzleti kommunikáció alapvető formájává vált. Bár a személyes e-mail nem hivatalos, az üzleti célú e-mailezés professzionalizmust és udvariasságot igényel. A papíralapú üzleti levél alapvető részei az internetes levelezésre is érvényesek.

Tárgy

Legyen rövid és pontos a tárgysor. Kerülje az olyan megjelölések használatát, amelyek kiválthatják a címzett spamszűrőjét, mint például a „Re”, a „Regarding” hagyományos irodai emlékeztető rövidítése vagy a „Fwd”, ami továbbított e-mail üzenetet jelent. Mindig töltse ki a tárgysort; Ha üresen hagyja, az üzenete a spam mappába kerülhet.

Üdvözlet

Használjon professzionális üdvözletet az üzleti e-mail üzenetekhez. A „Kedves Mr. Foster” sokkal jobb benyomást kelt, mint a „Hé, Bob”, és tükrözi az Ön üzletemberként való képét. Hagyjon üres sort a köszöntés után, majd kezdje el az e-mail törzsét. Ez a minta megkönnyíti a teljes üzenet elolvasását a címzett számára.

Törzs

Kövesse az e-mail törzsére vonatkozó általános üzleti levelekre vonatkozó irányelveket. Használjon udvarias nyelvezetet, hogy kérjen vagy magyarázzon el egy pontot. Ha nem biztos benne, hogy a címzett emlékezni fog rád, vagy ha először veszed fel a kapcsolatot, mutatkozz be az első sorban. A „Köszönöm, hogy beszélt velem múlt csütörtökön a Johnson-szerződéssel kapcsolatban” – idézi fel a címzett emlékezetét, mielőtt belemenne a szóban forgó vállalkozás részleteibe.

Aláírás

Adjon hozzá egy üres sort az e-mail törzse után, hogy az üzenet könnyebb legyen a szem számára, majd fejezze be az üzenetet egy udvarias megjelöléssel, például "Tisztelettel", "Tisztelettel" vagy akár "Köszönöm". A neved után add meg e-mail címed, telefonszámod. az Ön beosztása a céggel, sőt, ha szükséges, az iroda címe is. Ez egy helyen kínálja fel a címzettnek az összes elérhetőségét.

Kétszer olvasás, egyszer küldés

Mielőtt megnyomná a "Küldés" gombot, olvassa el újra az e-mailt, hogy megkeresse a problémákat:Helyes-e a címzett e-mail címe a "Címzett" mezőben, van-e megfelelő sor a "Tárgy" mezőben, és az üzenet mentes-e a helyesírási, szövegkörnyezeti vagy nyelvtani hibáktól . Ellenőrizze még egyszer az aláírását és a kapcsolatfelvételi adatait is.

Maradjon profi

Csak fekete szöveget használjon fehér alapon. Válasszon egy üzletszerű betűtípust, például Times New Roman vagy Courier. Ne használjon színes, kanyargós betűtípusokat, nehéz grafikákat tartalmazó háttereket, hangulatjeleket vagy internetes szlengeket, mint például a „LOL” (hangosan nevetni). Kerülje az üzenet csupa nagybetűvel való beírását, ami szöveges kiabálásnak minősül. Ha nagyszámú címzettnek küld üzleti e-mailt, használja a Blind Carbon Copy (BCC) opciót. Így minden olvasó e-mail címe védett, és kisebb valószínűséggel kerül valaki spamlistájára.