Tippek a közvetlen és közvetett üzleti e-mailek írásához

Az üzleti üzenetek általában közvetlen vagy közvetett mintát követnek. Ez egy módja annak, hogy rendszerezzük az üzenetben közölt információkat, attól függően, hogy a fő gondolat jó, rossz vagy semleges hír. Válassza ki a leghatékonyabb mintát üzleti e-mailjeihez attól függően, hogy Ön szerint hogyan reagál az olvasó a fő ötletre.

Közvetlen e-mail használata a lényeg eléréséhez

A direkt e-mailekben a lényeg az elején megy, majd a részletek, magyarázatok vagy az ezt alátámasztó bizonyítékok követik. Az így szervezett e-mail időt takarít meg az olvasónak, mivel azonnal eljut az üzenet céljához. Segít az olvasónak abban is, hogy a következő részleteket kontextusba és perspektívába helyezze. Ez megakadályozza, hogy az olvasó elkeseredjen, ha át kell gázolnia az információk bekezdéseit, hogy megtalálja a lényeget. A közvetlen minta akkor működik a legjobban, ha olvasója fogékony lesz a lényegre, nem pedig ellenáll.

Pozitív és semleges üzenetek küldése

Ha olvasója elégedett, enyhén érdeklődő vagy semleges (ilyen vagy úgy nem lesz érzése ezzel kapcsolatban), használja a közvetlen mintát. Vegyük fontolóra, hogy e-mailt küld egy ügyfél egy szerződés teljesítésére vonatkozó ajánlatot követően. Ha megnyeri a szerződést, a levél a következő szöveggel kezdődik:„Ajánlatát felülvizsgáltuk, és örömmel ajánljuk vállalkozásának a szerződést.” Ha a lényeg a jó hír vagy a semleges hír, azonnal közölje, és kövesse a részleteket. A legtöbb e-mail ezt a megközelítést használja, beleértve a rutinfeladatokat, rendeléseket és visszaigazolásokat is.

Közvetett e-mail használata a cél eléréséhez

A közvetett e-mailekben a lényeg az üzenetben később, a részletek, magyarázatok vagy bizonyítékok után megy. A közvetett minta használata egy e-mailben azt mutatja, hogy tiszteletben tartja olvasója érzéseit, amit a fő szempont sérthet. Ennek felépítésével lehetővé teszi olvasója számára, hogy felkészültebb legyen a fogadására. Ez egyben egy kísérlet arra, hogy az olvasót arra ösztönözze, hogy meghallja Önt --- ha olyan fő gondolatot fogalmaz meg, amely rögtön az üzenet elején felzaklatja az olvasót, előfordulhat, hogy abbahagyja az olvasást. Összességében a cél az, hogy minimálisra csökkentsük az olvasó esetleges negatív reakcióit.

Negatív vagy érzékeny üzenetek küldése

Ha az olvasót érdektelen, nem tetsző vagy ellenséges lesz, használja a közvetett mintát. Fontolja meg újra az ügyféltől kapott e-mailt. Ha nem nyert, a levél másképp kezdődik:"Köszönjük, hogy ajánlatot tett a szerződésünkre. Minden ajánlatot alaposan átnéztünk stb." A lényeg, amelyről azt hiszed, hogy már tudod, de olvass tovább, sokkal később jön. Használjon közvetett e-mailt, ha a fő szempont a rossz hír, például amikor elutasít egy kérelmet vagy elutasít egy követelést. Ez a megközelítés akkor is jól működik, ha valamit eladni próbál, vagy bizalmas információkat oszt meg.