Word-dokumentum importálása hozzáférési táblába

Az adatok sokféle formátumban érkezhetnek Önhöz, sok különböző forrásból. Legyen szó névjegylistáról, fiókrekordok táblájáról vagy leltárindexről, néha adatokat kell letöltenie a Microsoft Word programból egy Microsoft Access adatbázisba. Az importálás a leghatékonyabb módja az adatok áthelyezésének Word-dokumentumból Access-táblázatba vagy adatbázisba. Ezek az utasítások a Microsoft Word 2010 és a Microsoft Access 2010 programra vonatkoznak.

1. lépés

Készítse elő a Word-dokumentumban lévő adatokat az importáláshoz. Strukturálja az adatokat határolt vagy rögzített szélességű formátumba. A tagolt formátumok egyetlen karakterrel, például vesszővel vagy pontosvesszővel választják el a mezőket. A fix szélességű formátumok úgy rendezik el az adatokat, hogy az egyes mezők szélessége állandó maradjon, jelezve, amikor az egyik mező véget ér és a következő kezdődik. Mindkét formátum megköveteli, hogy minden rekord külön sorban legyen. Ezek a formátumok jelzik az Accessnek, hogy hova helyezze el az adatokat az importálás után.

2. lépés

Mentse a Word dokumentumot egyszerű szöveges fájlként. Az Access csak olyan adatokat tud olvasni, amelyek egyszerű szöveges, CSV vagy Excel formátumban vannak. Mentés után zárja be a fájlt.

3. lépés

Indítsa el a Microsoft Access-t, és nyisson meg egy új adatbázist vagy egy meglévő adatbázist, ahol tárolni fogja az importált adatokat. Válasszon egy új vagy egy meglévő táblát az adatok tárolására. Ha egy meglévő táblát választ, az Access a meglévő formátumban hozzáfűzi az adatokat a meglévő táblázathoz. Az importált adatoknak meg kell egyeznie a meglévő táblázat formátumával és szerkezetével.

4. lépés

Lépjen a "Külső adatok" fülre, keresse meg az "Importálás" csoportot, és kattintson a "Szövegfájl" ikonra. Ezzel megnyílik a „Külső adatok lekérése – Szövegfájl” párbeszédpanel.

5. lépés

Keresse meg vagy írja be a korábban elkészített szövegfájl nevét a "Fájlnév" mezőbe. Adja meg, hol szeretné tárolni az adatokat. Új tábla létrehozásához kattintson a "Forrásadatok importálása egy új táblába az aktuális adatbázisban" elemre. Meglévő táblázat esetén kattintson a "Rekord másolatának hozzáfűzése a táblázathoz" elemre, és válassza ki a megfelelő táblát a legördülő listából.

6. lépés

Kattintson az "OK" gombra a folytatáshoz, és nyissa meg a "Szöveg importálása varázslót". Az Access átvizsgálja az adatokat, és fájlstruktúrát javasol. Erősítse meg vagy válassza ki a fájl formátumának megfelelő lehetőséget:„Határozott” vagy „Rögzített szélesség”. Kattintson a „Tovább”

gombra

7. lépés

Ha elválasztott formátumot használ, válassza ki a mezők elválasztásához használt karaktert. Ha a fájl szöveges minősítőt tartalmaz, válassza ki a használt minősítőt a "Szövegminősítő" mezőben. Ha a Word-dokumentum első sora tartalmazza a mezőneveket, jelölje be az „Első sor mezőneveket tartalmaz” jelölőnégyzetet. Ha fix szélességű formátumot használ, tekintse át a megjelenített adatokat és struktúrát, és szükség esetén módosítsa az oszlopok elhelyezését. Kattintson a „Tovább”

gombra

8. lépés

Mielőtt továbblépne, tekintse át még egyszer az adatokat és a szerkezetet. Ha bármely mezővel kapcsolatban további információkat kell megadnia, kattintson a mező fejlécére, és adja meg a megfelelő adatokat a "Mezőnév" és az "Adattípus" mezőben. Ha indexet szeretne létrehozni a kiválasztott mezőben, állítsa az „Indexelt” értéket „Igen” értékre. Ha ki szeretné zárni a kiválasztott mezőt az importálásból, jelölje be a "Ne importáljon mezőt (kihagyás)" jelölőnégyzetet. Kattintson a „Tovább”

gombra

9. lépés

Ha új táblába importál, hozzon létre elsődleges kulcsot. Kiválaszthatja az „Elsődleges kulcs hozzáadása” lehetőséget, amely automatikusan kitölti az azonosítók sorozatát, kiválaszthatja saját elsődleges kulcsát a forrásmezők egyikéből, vagy kiválaszthatja a „Nincs elsődleges kulcs” lehetőséget. Kattintson a „Tovább”

gombra

10. lépés

Új tábla esetén erősítse meg vagy módosítsa az új tábla nevét az "Importálás táblába" mezőben. Az adatok importálásához kattintson a „Befejezés” gombra. Megnyílik egy párbeszédpanel, amely jelzi az importálás állapotát.