Összegek és részösszegek létrehozása a Microsoft Accessben

A Microsoft Access számos beépített eszközzel rendelkezik a jelentések testreszabásához és használhatóságuk növeléséhez. Ahelyett, hogy manuálisan adná össze az értékeket a jelentésben, az Access kiszámítja a csoportok összegeit és részösszegeit. Az értékek automatikusan frissülnek, amikor rekordokat ad hozzá, eltávolít vagy módosít a jelentéshez. Nem kell időt töltenie a mezők rendszerezésével, rendezésével vagy újraszámításával. A végösszegek és a részösszegek beállítása után nem kell mást tennie, mint kinyomtatnia a jelentést, és bemutatnia az adatait.

1. lépés

Nyissa meg jelentését a "Tervezési nézetben" úgy, hogy a jobb gombbal kattintson a címre a "Navigációs ablakban", és válassza a "Tervezési nézet" lehetőséget. Ez a mód lehetővé teszi a jelentés tartalmának, szerkezetének és megjelenésének módosítását. Kattintson a "Csoport és rendezés" gombra az oldal tetején lévő szalag "Tervezés" lapján, hogy módosítsa a jelentés felépítését.

2. lépés

Kattintson a "Csoport hozzáadása" elemre, hogy bizonyos mezők szerint csoportosítsa rekordjait. Válassza ki a részösszeget meghatározó mezőt a „Csoport bekapcsolva” melletti legördülő listában. További opciók kiválasztásához kattintson a "Továbbiak" gombra.

3. lépés

Kattintson a „összesítés nélkül” lehetőségre, és jelölje be a részösszegek helyét meghatározó jelölőnégyzeteket. Válassza a "Végösszeg megjelenítése" lehetőséget, ha a teljes jelentésre összefoglaló kifejezést szeretne létrehozni. Válassza a "Részösszeg megjelenítése a csoportfejlécben" vagy a "Részösszeg megjelenítése a csoport láblécében" lehetőséget, ha el szeretné helyezni a részösszeg kifejezést a jelentésben.

4. lépés

Kattintson az „Összesen be” legördülő listára, hogy kiválassza azt a mezőt, amely tartalmazza az összesített számokat. A „Típus” alatt válassza ki, hogy a rekordok számát vagy az értékeket szeretné-e számolni a mezőben. Mentse el a jelentést, és váltson "Jelentésnézetre" a szalag "Nézet" lapján a módosítások áttekintéséhez.

Tipp

Az alcsoportokat úgy rendezheti, hogy kiválasztja a "Rendezés hozzáadása" lehetőséget a csoport fejléc alatt a "Csoport és rendezés" lehetőségnél.