Mi az a táblázat a Microsoft Accessben?

A Microsoft Access egy szoftveralkalmazás, amelyet adatbázisok létrehozására használnak. Az MS Access a Microsoft Office Suite csomagban található, de külön is megvásárolható. Az MS Access adatbázisok táblázatokban tárolják az adatokat, és létezhetnek egyetlen fájlként, amely lehetővé teszi az alapvető adatok tárolását és visszakeresését. Minden adatbázisfájl objektumokból áll, beleértve a táblákat, lekérdezéseket, űrlapokat és jelentéseket.

Adatbázisok

Az adatbázisok az adatgyűjtés, -kezelés és -tárolás funkcióját szolgálják. Az MS Access adatbázisokat személyes és/vagy üzleti célokra gyakran használják címjegyzékek, ügyféladatok, levelezőlisták vagy leltárlisták adattárolására. Az adatbázis tartalmának előhívása intuitív, lekérdezhető, kinyomtatható vagy közzétehető az interneten.

Táblázatok

Az MS Access táblák az Access fájl legfontosabb objektumai, mivel az adatbázisban tárolt adatokat tartalmazzák. A táblázatok sorokból és oszlopokból állnak, és lehetővé teszik az adatok közvetlen bevitelét a rácsukba. A sor az a rekord, amely az egyedi rekordot alkotó egyedi adatelemeket tartalmazza. Az oszlopok, más néven mezők, kategorizált információkból állnak. A mezők például olyan oszlopok, amelyek kategorizált információkat, például telefonszámokat tartalmaznak.

A sor az a rekord, amelybe a telefonszám be van írva. Az adatok rendezhetők és szűrhetők. Az Excelből származó adatok importálhatók vagy kivághatók és beilleszthetők egy Access táblába. Egy fájl több táblát is tartalmazhat, amelyek lekérdezéseken, jelentéseken és űrlapokon keresztül összekapcsolhatók.

Táblázat létrehozása

Táblázat létrehozásának többféle módja van:tervezési nézetben, sablon vagy varázsló használatával vagy adatok megadásával. A felhasználó kiválasztja a használni kívánt metódust úgy, hogy kijelöli azt, és kiválasztja a „Megnyitás” lehetőséget a fájl objektumdobozában. A táblázat létrehozása után a felhasználó adatokat vihet be a táblázatba.

Az első rekord bevitele és az "Enter" gomb megnyomása után a következő sor jelenik meg a második rekord adatbeviteléhez és így tovább. Az adatbevitel befejezése után a felhasználó bezárja a táblát, mint bármely ablakot. A tábla a fájl objektumlistájában az "Objektumok" és a "Táblázat" részekben kerül mentésre. A fájl megnyitásakor mindig megjelenik az objektumlista.

Táblázatvarázsló és sablonok

Az MS Access verziójától függően a varázsló vagy sablon használata a legegyszerűbb módja az adatbevitelre kész táblázat létrehozásának. Az MS Access 2007-ben a táblasablonok üres táblák, amelyek használhatók vagy szükség szerint testreszabhatók. A sablonok közé tartoznak a Névjegyek, Feladatok, Problémák, Események és Eszközök. A kapcsolattartó táblázat adatbázist hoz létre az elérhetőségi adatokhoz, például a levelezési listákhoz és a telefonszámokhoz. Az oszlopok könnyen létrehozhatók a javasolt mezők listájából való húzással.

Az MS Access 2003-ban és korábbi verziókban a varázslók egy olyan szolgáltatás, amely az elejétől a végéig vezeti a felhasználót a kívánt objektum létrehozásában. Néhány kattintással létrehozhat egy táblázatot, amely készen áll az adatbevitelre. Bár a varázsló táblázatmezői előre meghatározottak, a felhasználó módosíthatja azokat a varázsló használata közben és a táblázat létrehozása után.

Táblázat testreszabása

Az MS Access lehetővé teszi a felhasználó számára a mezők, az adatok és a formázás testreszabását egy táblázaton belül. A felhasználó formázhatja a táblázat betűtípusát, sormagasságát, oszlopszélességét, rögzítheti és/vagy elrejtheti az oszlopokat. A felhasználó az alkalmazás szinte bárhonnan menet közben módosíthatja a kulcsfontosságú táblaelemeket, például átnevezheti a táblamezőket és szerkesztheti a táblarekordokat.