A táblázatok hátrányai
A táblázatkezelő alkalmazások kényelmes módot biztosítanak a számítógépes felhasználók számára az adatok gyűjtésére, nyomon követésére és jelentésére. Számos hatékony funkció használatával a felhasználók gyorsan és egyszerűen állíthatnak össze átfogó jelentéseket, és megalapozhatják a fejlett elemzéseket. Ezen előnyök ellenére azonban a táblázatok számos hátrányt tartalmaznak, amelyek kihívást jelentenek a tapasztalatlanok számára, és akadályozzák a felhasználókat a szoftver hatékony használatában.
Rejtett függvények
A táblázatkezelő alkalmazások a beépített funkciók kiterjedt könyvtárát kínálják, és a további, fejlettebb funkciókra szoruló felhasználók akár saját funkcióikat is beprogramozhatják. A hatékony táblázatkezelő alkalmazásokban, például a Microsoft Excelben található számos funkció azonban megköveteli a felhasználótól, hogy ismerje és manuálisan adja meg a bonyolult képleteket. A Microsoft hivatalos webhelye szerint az Excel-táblázat felhasználói a táblázat nézetének tetején lévő ikonok segítségével választhatják ki az alapvető funkciókat, de a felhasználóknak speciális funkciókat kell meghívniuk egy képlet vagy parancs manuális beírásával a táblázat cellájába. A magasabb szintű működést igénylő felhasználók a Microsoft saját programozási nyelvét, a Visual Basic for Applications-t (VBA) használhatják a funkcionalitás létrehozásához a Microsoft Excel referenciawebhelye szerint; ennek az igénynek a kielégítéséhez és a feladat elvégzéséhez azonban a felhasználóknak ismerniük kell a VBA nyelvet.
Zavar a használat során
A táblázatkezelő alkalmazások némileg megfélemlítőnek tűnhetnek az avatatlan felhasználók számára, és ez a kezdetben elsöprő megjelenés arra készteti a felhasználókat, hogy nem szándékos célokra használják az alkalmazásokat. Az Oregon Department of Fish and Wildlife szerint a felhasználóknak csak rövid távú adatösszeállítás és -elemzés céljából szabad táblázatkezelő alkalmazásokat használniuk, nem pedig hosszú távú adattároláshoz, amellyel sok felhasználó próbálkozik. Ezenkívül a táblázatok egyes felhasználási módjai, különösen az adatok rendezése és megosztása, jobban kezelhetők az adatbázisokban; az Oregon Department of Fish and Wildlife kifejezetten jelzi, hogy a táblázatok korlátozott rendezési, lekérdezési és megosztási lehetőségeket kínálnak, míg a programozók adatbázis-alkalmazásokat, például a Microsoft Access és az Apple Filemaker e célokat szolgálják. Mivel sok felhasználó továbbra sem ismeri a táblázatkezelési funkciókat, előfordulhat, hogy továbbra is nem hatékonyan használják a táblázatokat ezekhez az adatbázis-funkciókhoz.
Az egyszerű függvények korlátai
Bár a táblázatkezelő alkalmazások könnyedén végezhetnek nagyon fejlett és rendkívül összetett számításokat, a szoftvercsomagok gyakran korlátozzák vagy teljesen kihagyják az egyszerű funkciókat. A Murdoch Egyetem szerint a táblázatok nem képesek egyszerű algebrai egyenleteket kiszámítani, és a táblázatkezelő felhasználók jelentős kihívásokkal szembesülhetnek, amikor olyan függvényt próbálnak ábrázolni, amely számos algebrai változót tartalmaz. Sok felhasználó is megpróbál rövid leírásokat beírni vagy szöveges adatokat bevinni a táblázat celláiba; Mivel a táblázatok szinte kizárólag számok, nem pedig betűk körül forognak, előfordulhat, hogy nem léteznek egyszerű szövegszerkesztő funkciók. A szövegszerkesztő funkciók, például a helyesírás-ellenőrzés és a bekezdésformázás hiánya kihívásokat jelenthet azoknak a felhasználóknak, akik jelentős mennyiségű szöveget írnak be, dokumentumokat ágyaznak be, vagy bonyolult táblázatfejléceket szeretnének létrehozni.