A táblázatok használata

A táblázatok felbecsülhetetlen értékű eszközöket biztosítanak minden típusú adat összegyűjtéséhez és kiszámításához. Az aritmetikán túl formázhatók is, hogy világos, tömör jelentéseket készítsenek, és egy gombnyomással rendezhetők és frissíthetők.

Előzmények

Bár a táblázatokat több száz éve használják, az elektronikus verzió először 1978-ban jelent meg a "VisiCalc" néven ismert programmal. Az 1980-as évek elején a Lotus 1-2-3 megjelent a színen, néhány évvel később debütált a Microsoft Excel programjával. Amikor a Microsoft 1987-ben elindította Windows operációs rendszerét, az Excel volt az első program, amelyet kiadtak számára. „Amikor 1989 végén a Windows végre széles körben elfogadottá vált a 3.0-s verzióval, az Excel a Microsoft zászlóshajója volt” – írja D.J. Power in "A Brief History of Spreadsheets". "Közel három évig az Excel maradt az egyetlen Windows táblázatkezelő program, és csak 1992 nyara óta kapott versenyt más táblázatkezelő termékektől."

Listák

A bevásárlólistáktól a névjegyzékekig listákat hozhat létre egy táblázatban. Például, ha az áruházi cikkeket a megfelelő folyosókkal együtt beírta egy táblázatba, akkor folyosó szerint rendezheti és nyomtathat a vásárlás előtt. A listája folyosónkénti áttekintést nyújt. A táblázatok rendezési ereje egyre nyilvánvalóbbá válik, ha több adatot adunk meg. A személyes vagy szakmai kapcsolatok fenntartása lehetővé teszi a válogatást minden terület szerint. Például egy értékesítő megadhatja az összes ügyfelet, majd irányítószám szerint rendezheti, így földrajzilag hatékonyan tervezheti meg a napját.

Könyvelés

A válogatáson túl a táblázatok felbecsülhetetlen értékű számológépek. A megfelelő matematikai függvények cellákba történő beírásával egy egyszerű táblázatból könyvelési oldalt lehet készíteni. A jóváírásokat az egyik oszlopban, a terheléseket pedig a másikban listázhatja. Az automatikus összegző funkció felgyorsítja a számításokat, és beállítható a futó összegek fenntartására. A táblázatkezelő programok rugalmasságának köszönhetően pedig az egyenletekben használt adatok bárhol megtalálhatók a lapon vagy a munkafüzetben. További oldalak (néha munkalapok) hozzáadása lehetővé teszi az információk igényeinek megfelelő rendszerezését. A munkafüzetben bárhonnan származó adatok felhasználhatók a számításokhoz.

Időtáblázatok

Az egész számok összeadása és kivonása mellett a táblázatok időalapú számokon is elvégezhetik ezeket a számításokat. Ha a cellákat úgy formázza, hogy az adatokat időként tükrözze (az egyszerű egész számokkal szemben), akkor a táblázatot időlapként használhatja. Ezenkívül hozzáadhat különféle munkakörök leírását, alkalmazottak neveit stb., lehetővé téve, hogy az Ön által kiválasztott mezőkben felmerülő idő szerint rendezze őket.

Adatbázishasználat

Bár a táblázatok nem valódi relációs adatbázisok, megtervezhetők és formázhatók úgy, hogy egyszerűsítettként működjenek. Például, ha nyomon kell követnie egy adott termék árát, csak egyszer adja meg az árát. Az árra vonatkozó minden későbbi hivatkozás esetén mutasson az eredeti bejegyzésre, nem pedig az ár újbóli megadására. Ha módosítania kell az árat, módosítsa az eredeti cellában, és minden megfelelő hivatkozás automatikusan frissül.

Diagram létrehozása

A diagramok és grafikonok jobban ábrázolják a trendeket és a százalékokat, mint a nyers számok. Ahogy mondják:"Egy kép többet ér ezer szónál." A táblázatkezelő programok automatikusan az Ön által választott vizuális megjelenítésre konvertálhatják az adatokat, legyen az kördiagram, oszlopdiagram vagy vonaldiagram.