Hogyan formázhatom a dátumokat és a számokat a Microsoft Word körlevél-egyesítésben?
A számok és a dátumok problémát okozhatnak a Microsoft Word Körlevélben, különösen akkor, ha az adatforrás egy Excel-munkafüzet. Egyes problémák könnyebben megoldhatók, mint mások. A decimális értékek nélküli számok, például ötjegyű irányítószám vagy egész szám, szöveges értékekké konvertálhatók az Excelben. Azonban a dátumokkal és a tizedes számokkal kapcsolatos problémák elkerülése érdekében formázási kódokat kell beillesztenie ezekbe az egyesítési mezőkbe, hogy helyesen formázza ezeket az értékeket a létrehozott dokumentumokban.
Tipp
A Word körlevél-összevonások adatforrásaként használható további dokumentumtípusok:
- Egyszintű adatbázisfájl
- Táblázat egy HTML-fájlból
- A Microsoft Outlook címjegyzék
- Egy másik Microsoft Word dokumentum egyetlen adattáblázattal
- Szövegfájl vesszővel elválasztott adatmezőkkel
Ezek a dokumentumtípusok értékeket exportálnak szövegként.
Egész számok egyesítése
Az egész számok formázását a legjobb a forrásadatok Wordbe történő importálása előtt. Ez a rész az Excel használatát tárgyalja.
1. lépés:Nyissa meg az adatforrást
Nyissa meg az Excel adatforrás-munkafüzetet, és ha több lap van, kattintson a munkalap azon lapjára, amely a körlevél forrásadatait tartalmazza.
2. lépés:Egész számok formázása szövegként
Válasszon egy egész számokat tartalmazó oszlopot. Kattintson a jobb gombbal a kijelölt cellákra, és válassza a Cellák formázása parancsot az előugró menüből a Cellák formázása megjelenítéséhez párbeszédablak. Kattintson a Szövegben kiválasztja a Kategória lehetőséget lista. Kattintson az OK gombra a formátummódosítás alkalmazásához. A kijelölt cellákban lévő adatok most szöveges formátumban vannak.
Számok egyesítése decimális értékekkel
Tizedesjegyek esetén egyszerűen formázhatja a számot közvetlenül a Wordben.
1. lépés:Egyesítési mezők megjelenítése
Egy numerikus mezőben lévő tizedesjegyek számának formázásához (például pénznem, százalék vagy bármilyen tizedesjegyeket tartalmazó szám) adjon hozzá formázási kódokat az egyesítési mezőhöz. Nyissa meg a Körlevél dokumentumot (levél, e-mail stb.) az egyesítési mezők megjelenítéséhez, amelyek <
2. lépés:Mezőkódok váltása
Az egyesítési mező <> az adatforrásból származó pénznemösszeget egyesíti. Kattintson a jobb gombbal a <> elemre egyesítse a mezőt, és válassza a Mezőkódok váltása lehetőséget előugró menüjéből a formázás megjelenítéséhez, ha van ilyen.
3. lépés:Formázási kódok beszúrása
A <> egyesítési mezőben most a következőnek kell lennie:{ MERGEFIELD "Összeg" }. Ehhez a mezőhöz nem tartozik formázás. Az egyesített adatok pénznemként való megjelenítéséhez nyomja meg az billentyűt "# $,#.00" a mező neve után az egyesítési mezőben. Az egyesítési mezőnek most a következőt kell tartalmaznia:{MERGEFIELD "Amount" # $,#.00}, ahol:
- # - Azt jelzi, hogy a formázás következik.
- $ - Kijelöl egy karaktert, amelyet a mező elején kell megjeleníteni.
- , (vessző) – Azt jelzi, hogy adott esetben vesszőket kell beszúrni egy számértékbe.
- # (számjel) – A megjelenítendő fix számjegyek számát jelzi.
- .00 - Azt jelzi, hogy (ebben az esetben) két tizedesjegyet kell megjeleníteni. A tizedesjegy nélküli szám a tizedesjegy után nullákkal jelenik meg.
Százalékok egyesítése
Mint minden Excelben képlettel kiszámított szám, a nyers értékek nem korlátozódhatnak csak két rögzített tizedesjegyre, függetlenül attól, hogy mi jelenik meg a cellában. Ahogy az előző lépésben is látható, egy szám hossza, különösen a tizedesjegyek, meghatározott számú pozícióra állítható be.
Műveletek a formázási kódokban
Bizonyos esetekben össze kell vonni egy adatmezőt, mielőtt cselekedni lehetne. A példa "Pct" mezője jó példa erre. Ahhoz, hogy ezek az adatok kéttizedes százalékban jelenjenek meg az egyesített dokumentumban, legalább egy jelentős számjeggyel és egy százalékjellel, két művelet szükséges.
1. lépés:Az adatok lekérése
Cserélje le a meglévő MERGEFIELD utasítást az új MERGEFIELD "Pct" utasítás legbelső műveletére. . Ez az utasítási záradék lekéri az adatokat az adatforrásból, és elérhetővé teszi a formázási kód többi része számára. A legbelső záradék bevitele után használja a CTRL-F9 billentyűt billentyűket az utasítás kapcsos zárójelek közé zárásához.
2. lépés:Az adatok formázása
Írjon be egy egyenlőségjelet ("= ") az 1. lépésben beírt utasítás előtt. Ez jelzi a Merge függvénynek, hogy az utasítás tartalmaz egy operátort. Ezután írja be a formázási kód maradék részét:*100 # "#0,00%", közvetlenül a belső kijelentés jobb szélső kapcsos zárójele mögött. Ez a záradék megszorozza az összevonási értéket 100-zal (a tizedesjegy eltolásához), az értéket két tizedesjegy százalékban formázza, és megjeleníti a százalékjelet. Ezen a ponton az egyesítési mezőnek a következőnek kell lennie:={ MERGEFIELD "Pct"}*100 # "#0.00%" . Használja a CTRL-F9 parancsot hogy a teljes utasítást kapcsos zárójelek közé zárjuk és aktiváljuk.
Egyesítés dátumai
Ha egy dátumot szeretne összevonni az Excelből H/d/y formátumban, például 2015.06.15., nincs szükség speciális formázásra. Ez a dátumformátum jól összeolvad. Ha azonban a dátumot bármilyen más formátumban szeretné megjeleníteni, például 2015. június 15-én, bizonyos formázási kódokra van szükség.
A dátummező összevonásához és nap, hónap, év formájában történő megjelenítéséhez a formázási kód:"@ "MMMM d, yyyy", ahol a "@" a dátumformátumot, a "MMMM d yyyy" pedig a hónapot, a napot jelöli. kezdő nulla nélkül és az évszám négyjegyű szám
ként
Tipp
A dátumok formázásakor a körlevélben a hónap helyőrzői és formátumkódjai nagy „M” betűt használnak. A kis "m" a percek jelölésére szolgál.