Hogyan használhatom a Microsoft Excelt könyvek katalógusba vételére?
Bár az Excel számos szolgáltatása a számok kiszámításához és diagramjaihoz kapcsolódik, a táblázatkezelő program interaktív lista létrehozásához is jól működik. Ha a Word helyett az Excelt használja otthoni könyvtárának katalogizálására, akkor a beírt adatok alapján rendezheti könyveit, szűkítheti a nézetet meghatározott szerzők megjelenítéséhez, és további információkat adhat hozzá anélkül, hogy megzavarná az oldal formázását és elrendezését. A kezdéshez töltsön be egy könyvkatalógus-sablont, és kezdje el beírni adatait.
1. lépés
Kattintson a "Fájl" és az "Új" elemre az Excel 2013-ban. Keresse meg a "book collection" kifejezést, és válassza a "Könyvgyűjtemények listája" lehetőséget. Ha szeretné, ehelyett a semmiből elkészítheti saját táblázatát, de a sablon használata automatizálja a formázás és az oszloptervezés nagy részét, és továbbra is lehetővé teszi a testreszabást.
2. lépés
Kattintson jobb gombbal az oszlopfejlécekre minden olyan adat felett, amelyet nem szeretne nyomon követni, és válassza a „Törlés” lehetőséget az oszlop eltávolításához.
3. lépés
Adja hozzá saját adatoszlopait úgy, hogy kijelöli és beírja a nem kívánt oszlopokat, vagy kattintson jobb gombbal egy oszlopfejlécre, és válassza a „Beszúrás” lehetőséget új oszlop létrehozásához. Töröljön, nevezzen át és szúrjon be annyi oszlopot, amennyire szüksége van a kívánt katalóguskategóriák létrehozásához.
4. lépés
Töltse ki a táblázatot a könyveivel. Nem kell minden cellába beírnia az adatokat – az Excel nem okoz gondot, ha egyes könyvekből hiányzik az információ. Ha elfogy a hely a sablonban, húzza lefelé a jobb alsó sarokban lévő fogantyút, hogy több helyet biztosítson. Ha egy oszlop túl keskeny, kattintson duplán az oszlop fejléce utáni sávra, hogy az oszlop a leghosszabb szöveghez illeszkedjen.
5. lépés
Válassza ki az első sort az oszlopcímek alatt, nyissa meg a "Nézet" lapot, és válassza az "Ablakok rögzítése" lehetőséget az Ablak csoportból, hogy a címek akkor is láthatóak maradjanak, amikor lefelé görget az oldalon.
6. lépés
Válassza a "Rendezés" lehetőséget az "Adatok" lap Rendezés és szűrés szakaszában a sorok átrendezéséhez. Válasszon egy oszlopot a rendezéshez, és kattintson a "Szint hozzáadása" gombra, ha egy másik oszlop szerint szeretné finomítani a rendezést. [Lásd a 4. hivatkozást.] Ha megnyomja az "OK" gombot, az Excel véglegesen átszervezi a sorokat – ha törődik a könyvek beírásának sorrendjével, a rendezés előtt hozzon létre egy oszlopot, amely a "Rendelés hozzáadva" jelzésű, fokozatosan növekvő számokkal.
7. lépés
Kattintson az oszlopcím melletti nyílra a katalógus szűréséhez. Jelöljön be egy vagy több elemet az oszlopból, és kattintson az "OK" gombra az összes olyan bejegyzés elrejtéséhez, amelyek nem egyeznek a kiválasztott elemekkel. A szűrés nem módosítja véglegesen az adatokat – nyissa meg újra a szűrőt, és válassza a „Szűrő törlése” lehetőséget a teljes táblázat ismételt megjelenítéséhez.
8. lépés
Ha szükséges, adjon hozzá további oldalakat, például a katalógus "Fiction" és "Non-Fiction" táblázatokra való felosztásához. Kattintson a jobb gombbal az aktuális lap lapjára, válassza a „Beszúrás” lehetőséget, és válassza ki a könyvgyűjtemény-sablont egy másik oldal hozzáadásához. Egy oldal átnevezéséhez kattintson duplán a lap címére.
Tipp
Ha több száz vagy több ezer könyvet ad hozzá, időt takaríthat meg azzal, hogy online megkeresi az egyes könyvek ISBN-számát, hogy megtalálja és átmásolja a könyv adatait az Excelbe, ahelyett, hogy minden könyv szerzői jogi oldalát keresné, és kézzel gépelné be az adatokat.
A kézi USB vonalkód-leolvasó tovább automatizálhatja a folyamatot azáltal, hogy importálja az egyes könyvek ISBN-számát a számítógépére.
Figyelmeztetés
Ha több kapcsolódó adatkészletet kell összehasonlítania a könyveivel kapcsolatban, például ha üzletet üzemeltet, és adatbázist szeretne vezetni az ügyfelekről, a könyveladásokról és -vásárlásokról, fontolja meg az Access használatát az Excel helyett a katalógusa jobb rendszerezéséhez és nyomon követéséhez.