Emlékeztetők és feladatok küldése az Outlookban

Ha fontos e-mailt szeretne küldeni a Microsoft Outlook 2013 használatával, adjon hozzá egy emlékeztetőt, hogy ne felejtse el ellenőrizni a választ. Ezenkívül emlékeztetőt küldhet az e-mailben, hogy a címzett ne felejtsen el válaszolni. A feladatok lehetővé teszik a tennivalók rendszerezését. Ha egy csapat tagja vagy, küldhet feladatokat másoknak. Az Outlook 2013 alapértelmezés szerint tud emlékeztetőket és feladatokat küldeni; nem kell semmilyen kiegészítőt telepítenie.

Emlékeztetők létrehozása és küldése

1. lépés

Indítsa el a Microsoft Outlook 2013 alkalmazást, és kattintson az "Új e-mail" gombra új e-mail létrehozásához. Írja be az e-mailt, kattintson a "Követés" gombra a Címkék csoportban az Üzenet lapon, és válassza az "Emlékeztető hozzáadása" lehetőséget. Megjelenik az Egyéni ablak.

2. lépés

Jelölje be a „Megjelölés nekem” négyzetet, ha emlékeztetőt szeretne létrehozni magának. Válassza ki a zászló típusát a „Megjelölés” mezőben. Kiválaszthatja a „Követés”, „Tájékoztatásul”, „Továbbítás”, „Nincs szükség válasz”, „Olvasás”, „Válasz”, „Válasz mindenkinek” vagy „Áttekintés” jelzőt. Válassza ki a zászló kezdő dátumát a "Kezdő dátum" mezőben, és a határidőt a "Határidő" mezőben. A zászlók segítségével az emberek gyorsan megtalálhatják a fontos e-maileket; az e-mailek a zászló állapota szerint rendezhetők. Jelölje be az „Emlékeztető” négyzetet, és válassza ki az emlékeztető dátumát és időpontját a két legördülő listából.

3. lépés

Jelölje be a „Megjelölés a címzetteknek” négyzetet, majd az „Emlékeztető” négyzetet, hogy megjelölje az e-mailt a címzettek számára, és egy emlékeztetőt is hozzáadjon számukra. Válassza ki a zászló típusát a „Megjelölés” mezőben, majd állítsa be az emlékeztető dátumát és idejét a két legördülő menü segítségével. Kattintson az "OK" gombra az emlékeztetők e-mailhez való hozzáadásához, majd kattintson a "Küldés" gombra az üzenet elküldéséhez.

Feladatok létrehozása és küldése

1. lépés

Kattintson a „Feladatok” elemre az Outlook 2013 ablakának bal alsó sarkában, majd kattintson a „Feladatok” elemre az összes feladat megtekintéséhez. A feladatok tárgy, határidő, kategória vagy zászló szerint rendezhetők.

2. lépés

Új feladat létrehozásához kattintson az "Új feladat" gombra a Kezdőlap Új csoportjában, majd kattintson a "Feladat hozzárendelése" gombra a Feladat kezelése csoportban a Feladat lapon.

3. lépés

Írja be a "Címzett" mezőbe annak a személynek a nevét vagy e-mail címét, akihez a feladatot hozzá kívánja rendelni. Írjon be egy értelmes nevet a feladatnak a "Tárgy" mezőbe.

4. lépés

Válassza ki a feladat kezdési dátumát és esedékességét a "Kezdési dátum" és a "Határidő" mezőkből. Válassza ki a feladat prioritását a "Priority" listából. Választhat "Magas", "Normál" vagy "Alacsony" prioritást.

5. lépés

Válassza ki a feladat állapotát az "Állapot" mezőben. Választhat a „Nincs elkezdve”, „Folyamatban”, „Befejezve”, „Várakozás valaki másra” vagy „Késlelve” állapotot.

6. lépés

Jelölje be a „Tartsa a feladat frissített példányát a feladatlistámon” jelölőnégyzetet, ha hozzá szeretné adni a feladatot a feladatlistához, és automatikusan frissíteni szeretné. Jelölje be az "Állapotjelentés küldése, amikor ez a feladat befejeződött" négyzetet, ha értesítést szeretne kapni, amikor a címzett befejezte a feladatot.

7. lépés

Kattintson a "Küldés" gombra a feladat elküldéséhez a címzettnek. Kattintson a "Mentés és bezárás" gombra a feladat elmentéséhez a Tasks listában, és zárja be a Feladat ablakot.

Tipp

Ugyanabban az e-mailben emlékeztetőket küldhet magának és a címzetteknek is, ha a „Megjelölés nekem” és a „Megjelölés a címzetteknek” négyzet is be van jelölve.

Az emlékeztetők és zászlók eltávolításához nyissa meg az e-mailt, kattintson a „Követés” elemre, majd válassza az „Emlékeztető hozzáadása” lehetőséget. A zászlók és emlékeztetők eltávolításához törölje a jelet a „Megjelölés nekem” és a „Megjelölés a címzetteknek” négyzetből. Ha csak az emlékeztetőket szeretné eltávolítani, törölje a jelet az „Emlékeztető” négyzetből. Ne feledje, hogy zászló nélkül nem lehet emlékeztető.

Ha egy meglévő feladatot szeretne elküldeni, nyissa meg, majd kattintson a "Feladat hozzárendelése" gombra. Elküldése előtt szerkesztheti a feladatot.

Megismételhet egy feladatot, ha az Ismétlődés csoportban az „Ismétlődés” gombra kattint, és kiválasztja a megfelelő ismétlődési beállításokat.

Az ismétlődő feladatok a Feladatok listájában maradnak, de soha nem frissülnek. Azonban minden befejezett eseményről állapotjelentést kaphat, ha bejelöli az "Állapotjelentés küldése, ha ez a feladat befejeződött" négyzetet.

Figyelmeztetés

Legyen óvatos, amikor emlékeztetőket küld e-mailjeihez. Néhány ember ideges lehet, amikor az emlékeztető megszólal, különösen, ha munkahelyen vannak. A lehetséges probléma megkerüléséhez jelölje meg az e-mailt a címzett számára anélkül, hogy bejelölné az „Emlékeztető” négyzetet.

Egy feladatot nem lehet több emberhez rendelni. Feladatát azonban több kisebb feladatra is feloszthatja, és mindegyiket más személyhez rendelheti.