Hogyan küldjünk értekezlet-összehívást a Microsoft Outlook alkalmazásban
Mivel a Microsoft Outlook integrálja az e-maileket, a naptárat és a névjegyeket, az értekezlet-összehívás küldése meglehetősen egyszerű feladat lehet. Egyszerűen írja be a meghívott személyek nevét, az időpontot és a helyet, majd nyomja meg a Küldés gombot a munka elvégzéséhez. A Microsoft azonban sok további funkciót is becsomagolt ebbe a feladatba, amelyek javíthatják az értekezlet-összehívást, különösen, ha az irodája a Microsoft Exchange szolgáltatást használja.
1. lépés
Indítsa el az Outlook programot, és kattintson a Naptárra ikonra a bal oldali menü alján. A Naptár Kezdőlap lapján kattintson az Új találkozó lehetőségre ikon. Ha új megbeszélést szeretne létrehozni, bárhol is tartózkodik az Outlookban, nyomja meg a Ctrl-Shift-Q billentyűket is. .
2. lépés
Írja be az értekezlet adatait a megfelelő mezőkbe. Vigye a kurzort a Tárgyba mezőbe, és írja be az értekezlet nevét. Válassza ki a Helyet mezőbe, és írjon be egy címet, épületet vagy helyiséget. Kattintson a Kezdési idő elemre és Befejezési idő " mezőket, és adja meg az értekezlet kezdési és befejezési időpontját. Alternatív megoldásként válassza az Egész nap jelölje be azokat az eseményeket, amelyek 24 órán keresztül tartanak, éjféltől éjfélig a megadott dátumokon. Válassza az Üzenet lehetőséget mezőben a párbeszédpanel alján, ha megfelelő üzenetet kell beírnia a meghívottak számára.
Ha az irodája a Microsoft Exchange szolgáltatást használja, akkor egy Szobák is lehet opciót, így láthatja, hogy egy adott helyiség szabad-e, és lefoglalhatja azt az értekezletre.
3. lépés
A meghívni kívánt személyek nevének megadásához válassza a Címzett lehetőséget terület. Ha valaki még nem szerepel az Outlook névjegyei között, egyszerűen megadhatja az e-mail címét. A címjegyzék megnyitásához kattintson a Meeting lehetőségre lapon válassza a Részvevők lehetőséget és kattintson a Címjegyzék lehetőségre .
A Résztvevők menü azt is lehetővé teszi, hogy törölje az ütemezett értekezletet, és megadja a válaszadási lehetőségeket a címzettek számára, beleértve azt is, hogy a címzettek más időpontot javasolhatnak az értekezletre.
4. lépés
Kattintson az Ütemezés lehetőségre ikont közvetlenül a Megbeszélés ikon alatt a Kezdőlap lapon, ha ellenőrizni szeretné, hogy az értekezlet megfelel-e az ütemtervének. A címzettek naptárai akkor is megjelenhetnek, ha Ön ugyanabban az Exchange-hálózatban van, és ha jogosultsága van a naptárak megtekintéséhez.
Ha Ön Exchange-felhasználó, kattintson az Ütemezési asszisztens lehetőségre hogy megtalálja a legjobb időpontot és helyet a találkozásra a címzettek menetrendje és a szobák rendelkezésre állása alapján.
5. lépés
Kattintson a Opciók lehetőségre ikonra a Találkozó lapon, hogy kiválassza, hogyan jelenjen meg a találkozó időpontja a naptárban. Az itt található további beállításokkal emlékeztetőt állíthat be az értekezletről, és meghatározhatja, hogy az értekezlet ismétlődő-e vagy sem, például heti vagy havi értekezletek beállításához.
6. lépés
Kattintson az Áttekintés lehetőségre lapon ellenőrizheti az értekezlet-összehívás helyesírását és nyelvhelyességét. Ne feledje, hogy az itt található további opciók lehetővé teszik a kérés lefordítását más nyelvekre, valamint az időzónák ellenőrzését és a tezaurusz elérését is.