A Microsoft Access előnyei

A Microsoft Access segítségével az átlagfelhasználó anélkül tud adatbázisokkal dolgozni, hogy magas szintű jártassága lenne a területen. A Microsoft megkönnyítette szinte bárki számára, hogy megtanulja, hogyan kell dolgozni az adatbázisokkal azáltal, hogy a bonyolult feladatok egy részét egyszerűen használható sablonokra cserélte. Míg az Access használata már csak a széleskörű lehetőségek miatt is némi kihívást jelenthet, felhasználóbarát felülete bárkinek lehetőséget ad egy adatbázis sikeres működtetésére.

Az Access használata

A Microsoft Access egy adatbázis-szoftver, amely kezelhetővé teszi az adatok kezelését a különböző képzettségi szintű felhasználók számára. Adatokat vihetünk be, és igény szerint rendezhetjük, szűrhetjük vagy csoportosíthatjuk. Ez különösen akkor hasznos, ha több ezer rekord van, és ezek egyenkénti rendezése órákig tart. Az Access lehetővé teszi, hogy gyorsan megszerezze a szükséges információkat azáltal, hogy megadja, milyen típusú információkat keres. Létrehozhatók olyan jelentések is, amelyek a projekt paramétereinek megfelelően információkat vonnak ki az adatbázisból. Például egy adatbázis tartalmazhatja az ügyfelek listáját, beleértve az életkorukat, nemüket, családi állapotukat, címüket, e-mail címüket és telefonszámukat. Ha szükséges, ezeket az információkat rendezheti, jelentéseket készíthet csak egyetlen ügyfelekről, vagy körzetszám szerint rendezheti.

A hozzáférés előnyei

Tudva, hogy nem mindenki jártas az adatbázisok készítésében, a Microsoft olyan alapvető sablonokat készített, amelyeket a felhasználó azonnal letölthet és használhat. Ha kívánja, létrehozhat egy adatbázist a semmiből, vagy módosíthat egy sablont a projektjének megfelelően. Az Access rekordok ezreit tárolja, így ha új projektet indít ugyanazokkal az adatokkal, akkor nem kell újra beírnia az egészet. Az Access más Microsoft Office-termékekkel is integrálható, beleértve az Excelt és a Word-t is. Létrehozhat például több ezer személyre szabott levelet tartalmazó levelező egyesítést, ha megérinti az Access ügyféladatbázisát.

Webes alkalmazások és együttműködés

Az Access 2013-mal a Microsoft testreszabható webalkalmazásokat vezetett be a felhasználók adatfeldolgozásának egyszerűsítésére és a projekteken való együttműködés megkönnyítésére. Egy Microsoft Office 365 webhely vagy egy SharePoint Server 2013 használatával egy egész iroda dolgozhat ugyanazzal az adatbázissal. A testreszabható webalkalmazás-sablonok segítségével biztosíthatja, hogy mindenki megkapja az adatok hozzáadásához, szerkesztéséhez vagy törléséhez, valamint a jelentések futtatásához szükséges felületet.

Fontos adatbázis-feltételek

Az Access számos olyan kifejezést használ, amelyek újak lehetnek az Ön számára. Az "adatbázis" egyszerűen egy módja az emberekről, helyekről és dolgokról szóló információk rendszerezésének és tárolásának. Az Access valójában egy adatbázis-kezelő rendszer, amely ezeket a különféle adatbázisokat tartalmazza, így Ön hozzáférhet hozzájuk. Minden adatbázis több táblából is elkészíthető, minden tábla oszlopokból és sorokból áll, hasonlóan egy táblázathoz. Az adatbázistábla oszlopait "mezőknek" nevezik. A sorokat "rekordoknak" nevezik. A "lekérdezések" olyan függvények, amelyek lehetővé teszik a felhasználó számára, hogy meghatározott adatokat szerezzen be a táblából. A lekérdezések segíthetnek szűrni, összegezni és számításokat végezni az adatokkal.

Az első adatbázis tervezése

Egy kis tervezés nagyban hozzájárul az Access adatbázis legjobb használatához. Először nézze meg, hogyan fogja használni az adatbázist. Ezután gyűjtsön össze minden információt, amelyet be kell vinni az adatbázisba, és rendezze az információkat kategóriákba, amelyek mindegyike táblázattá válik. Vigye be az adatokat a táblákba, amelyek oszlopokká válnak, és kapcsolatokat hoznak létre a táblák között, ha egynél több van. Végül alkalmazza a normalizálási szabályokat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a táblázatok szerkezete megfelelő.