E-mailek szűrése az Outlookban

Egy elfoglalt e-mail postafiók hamarosan megtelik sürgős és fontos vagy teljesen lényegtelen és triviális üzenetekkel. Az egyik módja annak, hogy az e-mail-búzát a pelyva között rendezze, olyan szabályokat állítson be, amelyek automatikusan különböző mappákba szűrik az üzeneteket, amint megérkeznek a beérkező levelek mappájába. Az Outlook számos szabálybeállítást kínál az üzenetek kulcsszavak, feladó, tárgy, fiók vagy címmező szerinti szűrésére. Az egyik leggyakrabban használt szűrőszabály egy adott személytől vagy embercsoporttól – mondjuk a főnökétől, egy ügyféltől vagy egy projektcsapat tagjaitól – érkező e-maileket a beérkező levelek közül egy dedikált mappába irányítja át. Az Outlook 2013 Szabályok és figyelmeztetések funkciójával automatikusan szűrheti és rendszerezheti e-mailjeit.

1. lépés

Kattintson a "Fájl" fülre a főmenü szalagján az Outlook bármely képernyőjén.

2. lépés

Válassza a "Szabályok és figyelmeztetések kezelése" gombot az információs képernyőn.

3. lépés

Kattintson az "Új szabály" gombra a Szabályok és figyelmeztetések párbeszédablakban. Ebben a párbeszédablakban módosíthatja a meglévő szabályok beállításait is.

4. lépés

Válassza ki az előnyben részesített szabálysablont a Szabályvarázsló párbeszédablak „Válasszon sablont” szakaszában található listából. Az Outlook számos e-mail-szűrési feladatot lefedő szabálysablonokat kínál. Az egyik legszélesebb körben használt szabály egy személy vagy embercsoport üzeneteit egy adott mappába szűri. Válassza az "Üzenetek áthelyezése valakiből egy mappába" lehetőséget, majd kattintson az aláhúzott "személyek vagy nyilvános csoport" hivatkozásra a szabály leírása ablaktáblában.

5. lépés

Kattintson duplán minden névjegyre az Outlook címjegyzékében, hogy hozzáadja őket a „Feladó” mezőhöz. Kattintson az „OK” gombra.

6. lépés

Kattintson a „megadott” mappa hivatkozására a Szabályvarázsló párbeszédpanel szabályleíró ablaktáblájában.

7. lépés

Kattintson ide annak az Outlook mappának a kiválasztásához, amelyet a szabály által szűrt üzenetek tárolására kíván használni. A „Válasszon mappát:” ablaktábla megjeleníti az összes elérhető Outlook mappát. Kattintson az „OK” gombra.

8. lépés

Tekintse át a szabály beállításait. Hozzáadhat vagy eltávolíthat személyeket, illetve módosíthatja a mappa célhelyét, ha ezekre a hivatkozásokra kattint a szabály leírása panelen. Kattintson a „Tovább” gombra, ha készen áll a továbblépésre.

9. lépés

Kattintson a gombra a szabályba felvenni kívánt egyéb feltételek kiválasztásához; Például a "csak nekem küldve" jelölőnégyzet engedélyezése azt jelenti, hogy az Outlook csak az Ön számára küldött e-mailekre alkalmazza a szabályt.

10. lépés

Válassza ki a szabály alóli kivételeket; Például a "kivéve, ha csak nekem küldik" lehetőséget választja, hogy az Outlook nem követi a kizárólag Önnek küldött e-mailekre vonatkozó szabályt. Sok kivétel és feltétel konfigurálható műveleteket tartalmaz. Ha például kiválasztja a „kivéve, ha a tárgy meghatározott szavakat tartalmaz” kivételt, kattintson az aláhúzott „meghatározott szavak” hivatkozásra, és válassza ki a szabályhoz hozzáadni kívánt szavakat. Kattintson a „Tovább” gombra.

11. lépés

Adja meg a szabály nevét a megfelelő mezőben. Kattintson a "Szabály futtatása a már beérkező leveleken lévő üzenetekre" lehetőség kiválasztásához, ha alkalmazni szeretné a szabályt az összes meglévő beérkező levelekre. Kattintson a "Befejezés" gombra a beállítás befejezéséhez és a Szabályvarázslóból való kilépéshez.

12. lépés

Válassza az "Alkalmaz", majd az "OK" lehetőséget a szabály végrehajtásához, és lépjen ki a Szabályok és figyelmeztetések párbeszédablakból.

Tipp

Az Outlook emellett egy szűrőbeállítást is kínál, amely segít az e-mailekben keresni az üzeneteket meghatározott kritériumok alapján, például a beérkezés dátuma, a fontosság állapota vagy az, hogy volt-e melléklet. Kattintson a "Kezdőlap" fülre, kattintson az "E-mailek szűrése" elemre a Keresőeszközök csoportban, majd válassza ki a kívánt e-mail-keresési szűrőt a legördülő listából.

Az Outlook kéretlen e-mail szűrője automatikusan áthelyezi a feltételezett spam üzeneteket a Levélszemét mappába. Ezeket a beállításokat módosíthatja a feladók letiltásához, vagy felveheti a feladókat egy biztonságos listára. Az Outlook levélszemét-beállításainak ellenőrzéséhez és módosításához lépjen a „Kezdőlap”, „Létszemét”, majd a „Lemetszemét-beállítások” elemre.