E-mail használata az üzleti életben

Az e-mail az elmúlt évek egyik legelterjedtebb üzleti kommunikációs eszköze. Az e-mail üzleti életben való felhasználása magában foglalja a munkatársakkal és ügyfelekkel való kommunikációt, a találkozók ütemezését, az automatikus értesítések küldését, valamint a hírlevelek megosztását a régi és új ügyfelekkel. Az e-mail egyik előnye az üzleti kommunikációban, hogy annyira elterjedt, hogy mindenki azt feltételezi, hogy bárki, aki rendelkezik internet-hozzáféréssel, tud e-mailt küldeni és fogadni. Az elmúlt években néhány csaló és hacker is használta az e-mailt, ezért fontos, hogy vigyázzunk a csaló üzenetekre.

Az e-mail használata az irodákban

Az e-mail egyik fő szerepe az üzleti kommunikációban, hogy összekapcsolja az embereket ugyanazon a vállalaton vagy szervezeten belül. Az e-maileket nagyon gyakran használják arra, hogy kérdéseket tegyenek fel a munkatársaknak anélkül, hogy telefonhívással vagy vállkoppintással kellene megzavarni őket. Használják őket az értekezletek közleményeinek és jegyzőkönyveinek kiküldésére, fontos űrlapok kiosztására és munkahelyi felmérések készítésére.

Sok irodának különféle belső levelezési listája van akiknek az emberek üzeneteket küldhetnek annak érdekében, hogy eljussanak a vállalat egy adott részlegéhez, legyen szó akár mindenkiről, aki az emberi erőforrások területén dolgozik, akinek szüksége lehet a nyaralási szabályzat frissítésére, vagy mindenkire, aki egy adott emeleten dolgozik, akinek tudnia kell, hogy egy munkatárs születésnapja van. Az e-mailt gyakran használják az integrált naptáreszközökkel is olyan szolgáltatóktól, mint a Microsoft és a Google, hogy megbeszéléseket és egyéb eseményeket ütemezzen.

E-mail mellékletek gyakran használják fájlok megosztására, a Microsoft Word dokumentumoktól a reklámanyagok mintáiig, például logók vagy csengőhangok.

Az emberek egyre gyakrabban ellenőrzik a vállalati e-maileket személyes eszközökön, például okostelefonokon , amely lehetővé teszi számukra, hogy az irodán kívül is kapcsolatban maradjanak munkatársaikkal. Ez lehet pozitív és negatív is:az emberek könnyebben dolgozhatnak otthonról, vagy gyorsabban bejelentkezhetnek a reggeli ingázás során, de előfordulhat, hogy kevesebb valódi szabadidőjük van, amikor nincsenek az irodában.

Munkahelyi e-mail etikett

Az e-mailnek az üzleti kommunikációban betöltött létfontosságú szerepe miatt nem meglepő, hogy az e-mailek körül kialakultak formális és informális etikett szabályai.

Az emberek általában bizonyos fokú professzionalizmussal próbálják megcímezni az e-maileket , ügyeljen a világos és tömör tárgysorra amely megkönnyíti az e-mailek észlelését a beérkező levelek között, és legalább egy kis figyelmet fordít a nyelvtanra, a helyesírásra és a nagybetűkre . A legtöbb ember megpróbálja kerülni mindenféle színtelen megjegyzést a céges e-mailekben, beleértve a megkérdőjelezhető ízlésű vicceket, a politikára és a vallásra való utalásokat, vagy a munkáltatójukat ért bármilyen szúrást.

Vannak, akik a céges e-mailekben is igyekeznek vidámnak tűnni, mivel nehéz meghatározni a hangot, ha csak egy írott üzenetet nézünk. Ez megtehető felkiáltójelek vagy hangulatjelek használatával, bár a túlzásba ejtés szakszerűtlennek tűnhet. Általában érdemes követni a szervezetében lévő többiek példáját amikor arról van szó, hogyan készítsünk e-maileket a munkatársaknak vagy az ügyfeleknek.

Sok szervezet saját szabályzattal rendelkezik az e-mailekkel kapcsolatban, például megköveteli, hogy minden kimenő e-mailhez egy adott aláírási formátumot csatoljanak. Egyes munkahelyeken szabályzatok vonatkoznak arra vonatkozóan, hogy a vállalati e-mail-címek mikor használhatók személyes okokra. Sokan rendelkeznek szabályzattal arra vonatkozóan is, hogy az e-maileket a biztonság kedvéért mikor kell megtartani vagy törölni.

Automatikus e-mail üzenetek

Az automatizált e-mail üzenetek fogadása olyan szervezetektől, amelyekkel üzleti kapcsolatban áll, mindennapossá vált. Az online vásárlási üzletek értesítéseket küldenek az eladásokról, vásárlási visszaigazolásokat és frissítéseket a szállítási menetrendekről. Az újságok és más médiaszervezetek automatikus e-maileket küldenek címsorokkal és hírfrissítésekkel .

Számos vállalat képes automatizált e-maileket küldeni a vállalkozásoknak, beleértve a marketing e-maileket és a vásárlás által kiváltott e-maileket is, amelyeket néha tranzakciós e-maileknek neveznek. . Egyes törvények szabályozzák, hogy a vállalatok mikor tárolhatják az emberek e-mail-címét, mikor kell engedélyezniük az embereknek az e-mailek leiratkozását, és mikor küldhetnek marketingüzeneteket. Győződjön meg arról, hogy betartja az Ön joghatósága szerinti szabályokat és potenciálisan olyan helyeken, ahol az Ön által e-mailt küldő személyek dolgoznak vagy laknak.

Egyes kereskedelmi e-mail szolgáltatók segíthetnek a leiratkozások, előfizetési listák és egyéb információk kezelésében. Vásároljon, és találjon olyat, amely megfelel az Ön igényeinek, olyan áron, amelyik tetszik.

Az e-mailes hírlevelek világa

hírlevelek küldése e-mailben az elmúlt években egyre népszerűbbek lettek. Egyes vállalkozások arra használják őket, hogy elérjék az ügyfeleket, és tájékoztassák őket értékesítésről, új termékekről vagy meglévő szolgáltatásokról. Például egy medencetisztító cég hírlevelet küldhet, amelyben emlékezteti az embereket szolgáltatásaira a nyár közeledtével, vagy egy podcast stúdió e-mailben hírlevelet küldhet egy meglévő műsor új sorozatáról vagy új évadáról.

Más esetekben maga a hírlevél a termék . Egyes médiaszervezetek és más csoportok sikereket értek el fizetős hírlevelekkel, amelyek máshol nem elérhető információkat tartalmaznak. Ezek egy része speciális platformokon vagy közösségi finanszírozási eszközökön, például a Patreonon keresztül jön létre.

Más kereskedelmi e-mailekhez hasonlóan, ha e-mailes hírlevelet küld, győződjön meg arról, hogy kifejezett beleegyezése van azoktól az emberektől, akiknek üzenetet küld, és hogy nekik van egyszerű módja a leiratkozásnak . Meghívhatja az embereket, hogy iratkozzanak fel hírlevélre, amikor felkeresik webhelyét, vagy például tranzakciót hajtanak végre. Természetesen, ha fizetős hírlevelet kínál, gondoskodnia kell arról, hogy az emberek egyszerűen lemondhassák előfizetéseiket, és ne kapjanak számlát.

Az e-mailes csalás kockázatai

E-mailes csalás, gyakran adathalászat néven ismert , az elmúlt években elterjedtté vált. A csalók e-maileket küldenek a megbízható intézményeknek kiadó személyeknek vagy akár egyéni munkatársak, akik arra törekszenek, hogy a címzetteket pénz küldésére vagy értékes információk, például felhasználónevek és jelszavak közlésére kényszerítsék. Egyes esetekben ezeket az e-maileket tömegesen küldik el nagyszámú címzettnek, más esetekben azonban kifejezetten meghatározott címzetteket céloznak meg.

A rosszindulatú programokat időnként e-mailben is terjesztik, általában az e-mail üzenetekben szereplő mellékleteken vagy árnyékos webhelyekre mutató hivatkozásokon keresztül. Egyes esetekben, ha a gyanús fájlt megnyitják, az megfertőzi a címzett számítógépét, és az e-mail szoftvere segítségével további másolatokat küld magáról az eredeti címzett kapcsolattartóinak.

Annak elkerülése érdekében, hogy e-mailes csalások áldozatává váljon, vegye alaposan szemügyre azokat a címeket, amelyekről az üzenetek érkeznek és győződjön meg arról, hogy valóban megegyeznek azokkal az emberekkel vagy intézményekkel, akiktől azt állítják, hogy származnak. Ellenőrizze, hogy az e-mailben található hivatkozások azokra a webhelyekre mutatnak-e, amelyekre hivatkoznak. Ha váratlan mellékletet tartalmazó e-mailt kap, ellenőrizze, hogy valóban attól a személytől származik-e, akitől azt állítja, még akkor is, ha fel kell hívnia vagy más módon üzenetet kell küldenie neki a személyazonosság megerősítése érdekében.

Sok vállalat rendelkezik víruskereső szoftverrel a bejövő és kimenő e-mailek rosszindulatú programok keresésére, de érdemes ébernek lenni a csalások elkerülése érdekében.

Alternatívák az e-mailhez

Egyes irodákban az e-mailt egyre inkább azonnali üzenetküldő szoftver váltja fel , mint például a Microsoft Teams vagy a Slack. A vállalatok üzenetküldő eszközöket és közösségi hálózati szoftvereket is használnak az ügyfelekkel való beszélgetéshez, gyakran automatizált csevegődobozokon vagy a vállalati webhelyeken elhelyezett linkeken keresztül.

Ezek a valós idejű platformok gyakran gyorsabbak és kényelmesebbek, mint az e-mailek használata. Sokan megkönnyítik a fájlok megosztását, vagy akár hang- és videokonferencia-beszélgetések beállítását is, amit nem lehet közvetlenül e-mailben megtenni.

Ennek ellenére nem valószínű, hogy ezek a platformok egyhamar teljesen felváltják az e-mailt.