Jelszóval védett dokumentum küldése e-mailben

A jelszóval védett dokumentum e-mailben történő elküldése némi előrelátást és tervezést igényel. A jelszó-engedélyezett dokumentum a sok közül az első lépés a teljes biztonság érdekében. Érzékeny adatokat küldjön azoknak, akikre rábízza az információt, vagy azoknak, akiknek "tudniuk kell". Okosan válassza ki a címzettet, mert valaki, akit ismer, megőrzi az adatokat, és csak azoknak adja tovább, akiknek szükségük van rá. Integrálja ezeket a lépéseket a személyes adataihoz való hozzáférés korlátozására vonatkozó rutin részeként.

1. lépés

Írjon egy új dokumentumot, amely a személyes adatait tartalmazza Word vagy Excel fájlban. Alternatív megoldásként másolja ki és illessze be az információkat a dokumentumba. Másoljon és illesszen be az eredeti dokumentum szövegének kiemelésével, majd a főmenüben a „Szerkesztés”, majd a „Másolás” lehetőségre kattintva. Az új dokumentumban az egérrel vigye a kurzort oda, ahol meg szeretné jeleníteni a szöveget, kattintson a "Szerkesztés", majd a "Beillesztés" gombra.

2. lépés

Mentse el az e-mailben elküldeni kívánt dokumentumot a főmenü "Fájl" elemére kattintva, és válassza a "Mentés másként" lehetőséget. Megjelenik egy párbeszédpanel, ahol nevet adhat a fájlnak. Írjon be egy nevet, és adja hozzá a címzett kezdőbetűit, hogy később könnyen azonosíthassa a jelszóval védett fájlt.

3. lépés

Biztosítsa a fájlt a főmenüben az "Eszközök", majd az "Opciók" elemre kattintva, majd a "Biztonság" fülre kattintva. A "Password To Open" mezőbe írjon be egy jelszót, majd írja be újra a második mezőbe az ellenőrzéshez. A legjobb jelszavak legalább nyolc karakter hosszúak, és nagybetűk, kisbetűk, számok és szimbólumok kombinációját használják, amelyeket úgy adhat hozzá, hogy eltolja az egyik számot a billentyűzet számsorából.

4. lépés

Írjon e-mailt a címzettnek, és csatolja a bizalmas információkat tartalmazó dokumentumot. Tájékoztassa a címzettet, hogy a dokumentum jelszóval védett, és adja meg a jelszót. Ne írja be a jelszót ugyanabba az e-mailbe, amely a jelszóval védett dokumentumot tartalmazza. Hívja fel a címzettet, és adja meg a jelszót, ha rendelkezik telefonszámmal, vagy küldjön egy külön e-mailt a jelszóval. Ne adja meg, hogyan lép kapcsolatba a címzettel, és hagyja üresen a tárgy sort, ha e-mailben küldi el a jelszót.

5. lépés

Törölje a jelszóval védett dokumentumokat a számítógépéről, ha biztos abban, hogy a megfelelő címzett megkapta a másolatot. Ha a címzettnek módosítania kell vagy módosítania kell a jelszóval védett dokumentumot, akkor utasításokat kell adnia a jelszó eltávolításához; lásd a harmadik lépést.

Tipp

Az extra biztonság érdekében a jelszóval titkosított dokumentumot WinRAR vagy WinZip fájlba tömörítheti, mindkettő jelszóval is védett, és elküldheti e-mailben. További információért tekintse meg a WinRAR vagy WinZip súgófájlt.