Címjegyzék létrehozása Excelben
Rendszerezze címadatait a gyors eléréshez a Microsoft Excelben létrehozott rendezhető táblázat segítségével. Alternatív megoldásként másoljon egy Microsoft-sablont, és egy előre megtervezett címjegyzéket stílusosítson, hogy az adatok értelmesek legyenek. Ezek az időtakarékos elrendezések táblázatoszlopokat tartalmaznak, amelyekben világosan meghatározott fejlécsor található a kategóriákhoz, például nevekhez, címekhez és telefonszámokhoz. A táblázat minden oszlopában található egy rendezési gomb, amellyel ábécé vagy méret szerint rendezheti az adatsorokat, így könnyebben kereshet és elemezhet a névjegyek adatbázisában.
Táblázatok létrehozása
1. lépés
Kattintson és húzza ki a táblázat celláit. Például jelölje ki az "A2:E50" cellákat egy 5 oszlopból és 50 sorból álló tartomány kiválasztásához.
2. lépés
Kattintson a "Beszúrás" fülre a parancsszalagon, majd kattintson a "Táblázat" gombra a Táblázatok csoportban a párbeszédpanel megnyitásához. Válassza a "A táblázatom fejléceit" elemet, majd kattintson az "OK" gombra, hogy rendezhető oszlopokat hozzon létre nyílgombokkal a rendezéshez.
3. lépés
Adja meg a kategória fejléceit, például Keresztnév, Vezetéknév, Cím és E-mail.
4. lépés
Kattintson a táblázatra, hogy előhívja a Táblázateszközök szalagot a Tervezés lappal. Kattintson a "Tervezés" fülre a stíluseszközök megjelenítéséhez, például a táblázatstílusok csoport bélyegképeinek galériáját. Például kattintson a Táblázatstílusok "Tovább" gombra az Egyéni, Világos és Közepes szakaszokat tartalmazó diagram megnyitásához, majd mutasson rá egy színmintára a hatás előnézetének megtekintéséhez. Válassza ki a kívánt bélyegképet a táblázat színének és kialakításának frissítéséhez.
5. lépés
Kattintson egy cellára, írja be az adatokat, majd nyomja meg a "Tab" gombot, hogy a kurzort a következő cellára vigye.
6. lépés
Nyomja meg a "Ctrl-S" billentyűkombinációt a munkafüzet mentéséhez.
Sablon adaptálása
1. lépés
Kattintson a parancsszalag "Fájl" fülére, majd válassza az "Új" lehetőséget a sablonlista megnyitásához.
2. lépés
Írja be a "címjegyzéket" (idézőjelek nélkül) az "Online sablonok keresése" mezőbe, és nyomja meg az "Enter" billentyűt a bélyegképek megjelenítéséhez a keresési eredmények között. Ilyenek például a „Címjegyzék”, „Személyes címjegyzék” és „Ügyfélnévjegyzék”.
3. lépés
Kattintson a kívánt sablon bélyegképére, hogy megtekinthesse a kinagyított verziót a leírással, a letöltési mérettel és az értékeléssel együtt. Kattintson a "Létrehozás" gombra a sablon új munkafüzetbe másolásához.
4. lépés
Kattintson a táblázatra, és frissítse a formátumot, az elrendezést vagy a stílust a szalageszközökkel és a Táblázateszközök beállításaival. Tegye például olvashatóbbá az adatokat a sorokban és oszlopokban, ha a Táblázateszközök szalag Tervezés lapjának Táblázatstílus-beállítások csoportjában kiválasztja vagy törölje a kijelölést, például a "Sávos sorok" és a "Sávos oszlopok" lehetőséget.
5. lépés
Kattintson egy cellára, írja be a névjegy adatait, majd nyomja meg a "Tab" billentyűt, hogy a kurzort a következő táblázat oszlopában lévő cellára vigye.
6. lépés
Nyomja meg a "Ctrl-S" billentyűkombinációt a munkafüzet mentéséhez.
Tipp
Az Excel-munkalap adatforrást biztosít a Microsoft Word körlevél-beállításához a levelezési címkék létrehozásához. A munkalap-kategóriák tervezése során győződjön meg arról, hogy ezek a kategóriák megegyeznek a körlevélben szükséges mezőkkel. Azon sablonoknál, amelyek a Névet egyetlen kategóriafejlécként jelenítik meg, szúrjon be egy új oszlopot, hogy a kereszt- és vezetéknevek külön oszlopokban maradjanak az űrlapbetűk számára. A Word szalag tartalmazza a Levelezések lapot a Körlevél indítása csoportbeállításokkal.
Az ismétlődő adatok, például az azonos vezetéknévvel rendelkező bejegyzések ellenőrzéséhez kattintson a táblázatra a Táblázateszközök szalag előhívásához, kattintson a "Tervezés" fülre, majd az Eszközök csoportban válassza az "Ismétlődések eltávolítása" lehetőséget a párbeszédpanel megnyitásához. Válassza ki az oszlopszűrőket, majd kattintson az „OK” gombra az ismétlődő adatok szűréséhez és eltávolításához.
Mentse el a munkalap egy verzióját sablonként a jövőbeni címjegyzékek egységes stílusú létrehozásához. A Mentés másként párbeszédpanel Mentés másként típusa mezőjében válassza az "Excel-sablon (.xltx)" lehetőséget. A sablon megkereséséhez nyomja meg a "Windows-F" billentyűkombinációt a keresőmező megjelenítéséhez, és írja be a következőt:" .xltx" (idézőjelek nélkül). Nyomja meg az "Enter" billentyűt a keresési lista megjelenítéséhez, majd válassza ki a sablont.
Figyelmeztetés
A cikkben található információk a Microsoft Excel 2013 Small Office Premium programra vonatkoznak. Kissé vagy jelentősen eltérhet más verzióktól vagy termékektől.