Lépésről lépésre az Excel-táblázat készítéséhez
Amikor adatokkal dolgozik, a táblázatok praktikus módja annak, hogy mindent könnyen érthető formátumba rendezzen. A táblázatok ideálisak a költségvetés beállításához, a projektek előrehaladásának nyomon követéséhez és a tervezéshez. A technológia előtti korszakban a vállalkozások papíralapú főkönyveket használtak ezeknek a dolgoknak a nyomon követésére, de most a Microsoft Excel a választott eszköz. Szerencsére az Excel-táblázatok létrehozása és frissítése viszonylag egyszerű.
Hogyan készítsünk táblázatot
A táblázatok beállítása ugyanaz, akár papíron, akár a számítógép képernyőjén. Vannak sorai amelyek a tetején kezdődnek és az adatok időtartamáig folytatódnak. Vannak oszlopok is , amelyek a táblázat bal oldalán kezdődnek, és jobbra folytatódnak, ameddig csak szükséges. Azt a pontot, ahol egy sor találkozik a megfelelő oszloppal, cellának nevezzük .
A Microsoft Excelben minden sorhoz tartozik egy szám , míg minden oszlophoz tartozik egy betű . Tehát az első cella A1. Ha minden oszlopnak fejlécet ad, az első sor erre a célra lesz fenntartva, és minden oszlophoz meg kell adnia a címet. Ha például egy költségkeretet figyel, az első oszlopban a termékek szerepelhetnek, míg a B oszlopban az Ön által elköltött pénz, a C oszlopban pedig a fizetett adó, majd a D oszlopban a teljes ár.
Excel-táblázat készítése
Ha Microsoft Office-t használ, az Excel tartalmazza a csomagot. Nyissa meg az alkalmazások listáját, és válassza a Microsoft Excel lehetőséget a listából. Válassza a Fájl lehetőséget és az Új új táblázat megnyitásához az alapértelmezett 1. könyv címmel . A képernyő alján található egy lap, amelyen a 1. munkalap felirat olvasható .
A Microsoft Wordhez hasonlóan a képernyő tetején található egy szalag, amely lehetővé teszi a dokumentum testreszabását és a cellák formázását. A Főoldal alatt , félkövér szöveget szedhet, vagy módosíthatja a betűtípus típusát és méretét. Az egyes cellákon belüli szövegigazítást is módosíthatja balra, jobbra vagy középre igazítottra.
Munkafüzetek és munkalapok
Egy dolog, ami kezdetben zavaró lehet, az a terminológia. Minden új, Excelben megnyitott dokumentumot munkafüzetnek nevezünk. Minden munkafüzetben létrehoz egy munkalapot, amely lapként jelenik meg a képernyő alján. Alapértelmezés szerint egy új munkalap neve Sheet1, de jobb gombbal rákattinthat, és kiválaszthatja az Átnevezés parancsot. hogy megadja a kívánt nevet.
Új munkalap létrehozásához kattintson a + szimbólumra a munkalap fül mellett a képernyő alján. Beszúrhat egy munkalapot két, már létrehozott munkalap közé, ha jobb gombbal kattint egy lapra, és válassza a Lap beszúrása lehetőséget. . A lapokat úgy mozgathatja, hogy a kívánt fülre kattint, és jobbra vagy balra húzza az aktuális helyétől.
Az Összeg szolgáltatás használata
Az Excel-táblázatok egyik leghasznosabb funkciója az Automatikus összegzés funkció. A képlet működésének megtekintéséhez írjon be egy számsort egy oszlopba, majd kattintson az utolsó szám alatti üres cellára. A szalagon kattintson a Képletek lehetőségre és az Automatikus összegzés . Az utolsó mezőben megjelenik az AutoSum képlet – például =SZUM(A1:A4) . Ha rákattint az Enter gombra , a képlet összegzi a felette lévő sorokat, és beírja az összeget a képletet tartalmazó mezőbe.
Írhatsz saját képleteket is. Ahogy egyre kényelmesebbé válik ezzel a funkcióval, bővítheti az alkalmazáson belüli teendőit. Az AutoSum képletben =SZUM(A1:A4) , például a képlet arra irányítja az Excelt, hogy összegezze az A1–A4 sorok elemeit.
Kimutatástáblázatok az adatok rendszerezéséhez
Ahogy elkezd dolgozni nagyobb mennyiségű adattal, egyre nagyobb szükség lesz arra, hogy mindent hatékonyabban kezeljen. Egy kimutatástábla be van építve az Excelbe, így könnyen rendezheti az információkat. A sorok és információsorok kézi rendezése helyett beállíthatja a dolgokat, hogy gyorsan elérje a szükséges adatokat.
Pivot táblával nem kell átszervezni az Excel-lapot, és nem módosítja a benne lévő adatokat. Ehelyett más módon fordítja meg az adatokat – innen ered a „pivot” elnevezés –, hogy más irányból nézze azokat. Az információkat manuálisan is megadhatja, vagy hagyhatja, hogy az Excel elvégezze a munkát.
Kimutatás létrehozása
Ha pivot táblát szeretne létrehozni az Excel-laphoz, a legegyszerűbb módja, ha hagyja, hogy a Microsoft ajánljon Önnek egyet. A Beszúrás alatt , kattintson a Táblázatok melletti legördülő nyílra és válassza a PivotTable-ok ajánlása lehetőséget . Ekkor a Microsoft számos lehetőséget kínál az adatok rendszerezésére.
Ha kalandvágyónak érzi magát, létrehozhat saját pivot táblát a megadott adatok alapján. A Beszúrás alatt , lépjen a Táblázatok melletti legördülő nyílra és válassza a PivotTable lehetőséget . Dönthet úgy, hogy beilleszti a kimutatástáblázatot a meglévő munkalapba, vagy új munkalapot indít az információkkal. Miután kiválasztotta az Enter gombot , akkor elkezdheti a jelentés elkészítését.
Irányítópult létrehozása Excelben
Egy másik hasznos Excel funkció az irányítópult , amely egy helyen tudja nyomon követni adatait. Mivel a vállalkozások egyre inkább az adatvezérelt döntéshozatal felé irányulnak, az ilyen típusú, könnyen hozzáférhető információk elengedhetetlenné válnak. Az irányítópult építése során a siker legjobb módja az, ha először megtervezi, mit remél ezzel. Az összegyűjtendő mutatókat jóval az építés megkezdése előtt fel kell sorolni.
Ha készen áll a kezdésre, importálja az adatokat az Excelbe, ha még nincsenek ott. Ezután nyisson meg egy új munkafüzetet, és állítson be egy vagy két további munkalapot az alján lévő fülek hozzáadásával. A plusz lapokon elrejtheti extra adatait. Ezután adjon hozzá egy Gantt-diagramot a Beszúrás kiválasztásával , Diagramok és a második lehetőség. Az adatok beillesztéséhez kattintson a jobb gombbal a diagramra, és válassza az Adatok kiválasztása lehetőséget .
Ütemezés létrehozása Excelben
Az Excel számos üzleti felhasználása között szerepel az ütemezés létrehozása. Ha egy vállalkozást olyan részmunkaidős alkalmazottakkal vezet, akik heti beosztást követnek, az Excel hasznos lehet. Egy rövid Excel oktatóanyagot követően megkezdheti csapata ütemtervének elkészítését.
Ütemezés létrehozásához nyissa meg az Excelt, és adja meg az Ütemezéseket a Keresés az összes sablonban elemre doboz a jobb felső sarokban. Válassza ki azt a sablont, amely a legjobban illik ahhoz, amit tenni próbál. Ebben az esetben valószínűleg az Alkalmazotti műszak ütemezése vagy Heti alkalmazotti műszak menetrend. Ha ott van, átírhatja a kitalált neveket saját alkalmazottai nevével, sorokat vehet fel és fejléceket törölhet, így módosíthatja a felsorolt időpontokat.
Makró létrehozása Excelben
A makrók egy praktikus Microsoft-eszköz, amellyel időigényes lépéseket takaríthat meg azáltal, hogy egyszerű parancsokat jelöl ki a mindennapi bonyolultabb feladatokhoz. Makrók létrehozása és használata meglepően egyszerű, különösen, ha már rájöttél. Először is hozzá kell adnia a Fejlesztőt lapon az Excel kiválasztásával> Beállítások> Szalag és eszköztár . Ellenőrizze a Fejlesztőt mezőbe a jobb oldali listában, és mentse a módosítást.
Makró létrehozásához válassza a Makró rögzítése lehetőséget a Fejlesztőben lapon. Nevezze el a makrót, írja be a műveletre mutatni kívánt gyorsbillentyűt, majd nyomja meg az OK gombot. . Azonnal hajtsa végre a rögzíteni kívánt műveletet, majd nyomja meg a Rögzítés leállítása gombot a Fejlesztőben lapon. Bármikor végrehajtani szeretné ezt a műveletet, egyszerűen nyomja meg a makró rögzítésekor megadott kulcsszósorozatot.
Excel kördiagram készítése
A hosszú számlisták unalmasak lehetnek. Bármely Excel táblázatot feldobhatja vizuális elemek hozzáadásával. A kördiagram nagyszerű módja a százalékos értékek megjelenítésének, mivel a kör minden része az Ön által közvetített információ egy-egy szegmensét jelenti.
Kördiagram létrehozásához először egy táblázatban kell tárolnia az adatokat. Ha 100 embert kérdezett meg, akkor az egyik oszlopban készítsen listát a válaszokról, és a közvetlenül mellette lévő oszlopban az egyes válaszokat választók számát. Válassza ki a kördiagramba felvenni kívánt információkat, majd válassza a Beszúrás lehetőséget a menüsorban, és a Pite . Ezután válassza ki a kívánt stílust.
Excel oszlopdiagram készítése
Az oszlopdiagram alkalmasabb arra, hogy megmutassa, hogyan változott valami az idő múlásával, vagy hogy összehasonlítsa a különböző elemeket egymással. Ha például megkérdezett emberek nagy csoportját az őket leginkább érdeklő témákról, akkor oszlopdiagram segítségével megmutathatja, hogyan válaszoltak a férfiak és a nők az egyes témakörökben.
Miután bevitte az információkat egy Excel-lapba, válassza ki a felvenni kívánt adatokat, majd válassza a Beszúrás lehetőséget.> Diagram> Sáv a menüsorból. Az információ automatikusan oszlopdiagramként jelenik meg. Módosíthatja az új oszlopdiagram elrendezését a képernyő tetején lévő szalagon, beleértve a diagramelemek hozzáadását, az elrendezés gyors módosítását, valamint az adatok illusztrálására használt színek módosítását.
Levelezési címkék létrehozása Excelben
Sok vállalkozás úgy találja, hogy az Excel-táblázat praktikus eszköz a nagy levelezőlisták rendszerezéséhez és kezeléséhez. Bár léteznek bonyolultabb adatbázis-alkalmazások a nehézkes levelezési listákkal rendelkező vállalkozások számára, az Excel remekül működik azoknál a vállalkozásoknál, amelyek még mindig építenek és bővítenek ügyféladatbázist. Gyors és fájdalommentes módja is lehet a levelezési címkék elkészítésének az interneten elkapott nevek kis listájából vagy egy promócióra adott válaszokból.
Levelezési címkék létrehozása előtt először létre kell hoznia a levelezőlistát oly módon, hogy könnyen címekké alakítható legyen. Ha azonban címkéket szeretne nyomtatni, nyissa meg a Microsoft Word alkalmazást, és válassza ki a küldeni kívánt levelezés típusát a Korvítás indítása menüben. legördülő menüben a Levelezések alatt . Ha az Excelben beállított listát szeretné használni, kattintson a Címzettek kiválasztása melletti legördülő nyílra. és válassza a Meglévő lista használata lehetőséget . Ezután csatlakoztassa Excel-dokumentumát.
Táblázat nyomtatása
Egyetlen Excel oktatóanyag sem lenne teljes a létrehozott dokumentum nyomtatásának áttekintése nélkül. Az Excelben történő nyomtatás kissé bonyolult lehet, és néhány további lépést igényel, ha rácsvonalakat szeretne, vagy ha a dokumentum nyomtatni kívánt területét kell szabályoznia. Mivel egy munkafüzet több munkalapot is tartalmazhat, meg kell győződnie arról is, hogy csak a szükséges lapokat nyomtatja ki.
Nyomtatás előtt válassza ki a nyomtatni kívánt munkalapokat. Ha több lapot szeretne nyomtatni, tartsa lenyomva a Shift billentyűt gombot, miközben a fülekre kattint. Válassza a Fájl lehetőséget> Nyomtatás> Részletek megjelenítése . Itt kiválaszthatja, hogy az aktív lapokat vagy a teljes munkafüzetet kívánja-e nyomtatni, valamint kiválaszthatja a tájolást. Ha azonban rácsvonalakat vagy fejléceket szeretne nyomtatni, ezt jeleznie kell, mielőtt a Fájl lehetőséget választja.> Nyomtatás a Lapbeállítások kiválasztásával az Oldalelrendezés alatt fület, és jelölje be a jelölőnégyzeteket az elemek kinyomtatásához.