Outlook átirányítás vs. Továbbítás

Bizonyos körülmények között – például ha távol van az irodától, de meg kell néznie az e-mailjeit, vagy ha több e-mail fiókkal zsonglőrködik – a Microsoft Outlook szabályoknak nevezett parancskészletet használ a bejövő üzenetek automatikus továbbítására vagy átirányítására. A levelek továbbítása és átirányítása szabály létrehozása nélkül is alkalmazható egyedi üzenetekre.

Szabályok

Az Outlook programparancsokat, úgynevezett szabályokat vagy szűrőket használ az e-mailek kezeléséhez, az üzenetek rendszerezéséhez és a feladatok elvégzéséhez. A beépített Szabályok és riasztások varázsló lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy meghatározzák azokat a feltételeket, amelyek esetén az Outlook automatikusan végrehajt egy vagy több műveletet vagy feladatot. A népszerű szabályok közé tartozik az üzenetek áthelyezése egy adott személytől egy kijelölt mappába, egy bizonyos feladótól érkező üzenetek megjelölése nyomon követés céljából, valamint a mobil riasztás küldése bizonyos szavakat tartalmazó e-mail fogadásakor. A felhasználó által létrehozott szabályok közé tartoznak a bejövő üzenetek automatikus továbbítására és átirányítására vonatkozó parancsok.

Továbbítás

Az e-mail továbbításakor a tárgysor elején egy "FW:" jelenik meg, és alapértelmezés szerint az e-mail törzse tartalmazza az eredeti üzenetet és az üzenet előzményeit. Az eredeti üzenet a beérkező levelek mappájában vagy a kijelölt mappában marad. Hozzon létre egy szabályt, amely automatikusan továbbítja az üzeneteket egy adott fiókból vagy egy adott fiókba, ha bizonyos információkat rendszeresen megosztanak munkatársaival vagy más felekkel, és tudatni szeretné, hogy Ön az üzenetelőzmények része. Például a heti ebédértekezletek koordinálásáért felelős asszisztens beállíthat egy olyan szabályt, amely automatikusan továbbítja a céges vendéglátótól a „számla” szót tartalmazó e-maileket a számviteli osztálynak.

Átirányítás

Egy üzenetet gyakran átirányítanak, ha hibásan érkezik. A fő különbség a továbbítás és az átirányítás között az, hogy míg a továbbítás automatikusan módosítja az e-maileket, és részleteket tartalmaz az üzenetek előzményeiről, az átirányítás diszkréten elküldi az e-mailt a kívánt félnek az eredetileg írt állapotában, így úgy tűnik, mintha közvetlenül az e-mailtől kapta volna. az eredeti feladó. Ez egy hasznos funkció, ha a kívánt félnek nem kell tudnia, hogy megkapta az e-mailt. Az átirányítás a beérkező levelek mappájában vagy a kijelölt mappában is hagyja az üzenet másolatát. Állítson be egy szabályt a levelek automatikus átirányítására, ha rendszeresen át kell irányítania az üzeneteket más feleknek. Például egy főiskolát végzett, aki továbbra is megkapja az iskolája e-mail fiókjába küldött üzeneteket, beállíthat egy szabályt, amely automatikusan átirányítja a leveleket egy új e-mail címre.

Megfontolások

Néha a feladók az Információs jogok kezelését, a Microsoft olyan opcióját használják, amely engedélyeket ad az e-mail üzenetekre, megakadályozva a címzetteket az üzenet továbbításától, átirányításától vagy más módon történő megosztásától. A legjobb gyakorlat ezekben az esetekben, ha értesíti a feladót, hogy nem Ön a címzett, ha tévedésből kapta az e-mailt. A feladó eltávolíthatja vagy módosíthatja az engedélyeket, vagy saját maga is elküldheti újra az üzenetet. Azok, akik üzenetet továbbítanak, különösen akkor, ha az e-mail bizalmas adatokat tartalmaz, a levél átirányítása a vállalati hálózaton kívüli címre sértheti a belső szabályzatokat és az adatvédelmi törvényeket.