Borítékok nyomtatása Word From Data használatával az Excelben

Ahelyett, hogy kézzel írná ki a borítékot boríték után a Word 2013-ban, állítson be egy borítéksablont, amely tartalmazza a visszaküldési címet, és töltsön be egy Excel-táblázatot, amely tartalmazza a használni kívánt címeket. Az adatok importálásának néhány lépésével a Word borítékot készít a levelezőlistán szereplő minden címzett számára.

1. lépés

Nyomja meg a "Borítékok" gombot a Levelezések lapon Wordben új borítékprojekt indításához. Adja meg a visszaküldési címet, ha szeretne ilyet használni, de hagyja üresen a szállítási címet .

2. lépés

Nyomja meg az "Opciók" gombot, és állítsa be a boríték méretét a Borítékbeállítások lapon. A lehetőségek között szerepel a betűtípus és a margóbeállítások is. A Word automatikusan kiválasztja a borítékok adagolásának irányát a nyomtató modellje alapján, de ha módosítania kell az adagolást, nyissa meg a Nyomtatási beállítások lapot.

3. lépés

Kattintson a „Hozzáadás a dokumentumhoz” lehetőségre a borítéksablon létrehozásához. Ha új visszaküldési címet adott meg, válassza ki, hogy azt kívánja-e alapértelmezettként beállítani a későbbi használathoz.

4. lépés

Vigye a kurzort a boríték alsó felében található szállítási cím szövegmezőbe. Nem láthatja a dobozt, amíg rá nem kattint, de egy kattintás a dobozban bárhol megfelelően aktiválja. Nyomja meg a "Címzettek kiválasztása" gombot a Levelezések lapon, és válassza a "Meglévő lista használata" lehetőséget az Excel-fájl betöltéséhez és indítsa el a körözést. Ha eddig követte az utasításokat, nem tette meg bármikor rá kell kattintania a "Korvítvány indítása" gombra.

5. lépés

Válassza ki, hogy az Excel-munkafüzet melyik táblázata vagy táblázata tartalmazza a címeket, ha a fájl több opcióval rendelkezik. Válassza ki, hogy a felső sor tartalmaz-e fejlécet, például „Név” és „Cím”, majd nyomja meg az „OK” gombot.

6. lépés

Kattintson a „Címblokk” elemre beállíthatja, hogy a címek hogyan jelenjenek meg a borítékokon. Az előnézet módosításához válassza ki a formázási beállításokat az ablak bal oldalán. Ha az előnézetből hiányoznak információk az Excel-fájlból, nyomja meg a "Mezők egyezése" gombot, hogy az egyes címek egy részét hozzárendelje a táblázat meghatározott oszlopaihoz.

A Word ügyesen értelmezi a címadatokat az Excelben, még akkor is, ha nem osztja fel azokat „Város”, „Állam”, „Irányítószám” és más oszlopokra. A Word automatikus észlelése és a Mezők egyezési beállításai között általában nem kell szerkesztenie az Excel-fájlt, hogy működjön a Wordben.

7. lépés

Nyomja meg az „Eredmények előnézete” gombot az első boríték mintájának megtekintéséhez, és használja a nyilakat vagy a „Címzett keresése” gombokat az Eredmények előnézete részt a többi boríték ellenőrzéséhez. Nyomtatás előtt nem kell minden bejegyzést megnéznie – csak ellenőrizze, hogy az általános formátum megfelelő-e. Kattintson a "Befejezés és egyesítés" gombra, és válassza a "Dokumentumok nyomtatása" lehetőséget a nyomtatáshoz. Ha inkább menteni szeretné a boríték elrendezését a címekkel együtt, válassza az "Egyedi dokumentumok szerkesztése" lehetőséget.

8. lépés

Válassza az "Összes" lehetőséget, ha minden címhez szeretne borítékot nyomtatni, vagy megadhatja a bejegyzések tartományát az Excel-lista sorrendjében. Válassza a "Jelenlegi rekord" lehetőséget az egyetlen boríték képernyőre történő kinyomtatásához.

Tipp

Ha nem szeretne minden címet használni az Excel-adatokban, az Excel fájl betöltése után nyomja meg a "Címzettlista szerkesztése" gombot. Törölje az egyes címek jelölését, ha ki szeretné zárni őket, vagy válassza a "Szűrő" lehetőséget, ha olyan címeket szeretne használni, amelyek megfelelnek egy adott jellemzőnek, például minden olyan címnek, amelynek "NY" az "Állam" oszlopában.

A címek importálásához nem kell semmilyen konkrét sablont használnia az Excel for Word programban, de ha a nulláról építi fel a levelezési listát, időt takaríthat meg azzal, hogy egy címlista-sablonból indul ki. Az Excel 2013 programban kattintson a „Fájl”, „Új” lehetőségre, és keressen rá a „címre” több lehetőség megtalálásához.

Figyelmeztetés

Ha még soha nem nyomtatott borítékot, az Excel-adatok betöltése előtt próbáljon ki egyet, amelyen csak a visszaküldési cím szerepel – a „Fájl” és „Nyomtatás” használatával. Ha rossz irányba jön ki, módosítsa az adagolási irányt a borítéknyomtatási beállításoknál.