Oktatási kézikönyv létrehozása a Wordben

Időt szánni egy alkalmazotti képzési kézikönyv megírására fáradságos feladatnak tűnhet. A Microsoft Word 2007 szolgáltatásainak használata megkönnyíti a fejlesztési folyamat egy részét. Mielőtt írni kezdene, tervezzen egy kicsit. Döntse el, milyen feladatokat kell elvégeznie az alkalmazottaknak, és mit lehet leírni, hogy segítsen nekik. Tervezze meg a viseletet, és használja a képzési kézikönyvet – egy személyes osztályon vagy egy önálló túrán. Ha már van elképzelése arról, hogy milyen típusú kézikönyvre lesz szüksége, íme néhány funkció, amelyek segítségével megvalósíthatja elképzelését.

1. lépés

A Word vázlatos funkciójával többszintű listát készíthet azokról a feladatokról, amelyeket az alkalmazottaknak meg kell tanulniuk. Ez a folyamat segít eldönteni, hogy mennyi ideig tart a kézikönyv, és segít a feladatok kisebb részekre bontásában, amelyeket könnyebb elmagyarázni az új alkalmazottnak. A Word vázlat funkciójának használatához kezdjen egy üres dokumentummal, és válassza ki a "Kezdőlap" lapot. A Bekezdés csoportban három gomb található:felsorolásjelek, számok és többszintű listák. Válassza a "többszintű listák" lehetőséget, vagy kattintson a lefelé mutató nyílra a lehetőségek körvonalazó galériájához. Ön is kitalálhatja a sajátját. Írja meg a kézikönyv vázlatát. A többszintű lista következő szintjére lépéshez nyomja meg a "Tab" gombot. Az előző listaszámhoz való visszatéréshez nyomja meg a "Shift + Tab" billentyűt. Írja be a képzés lépéseit és a többi információt, hogy elmagyarázza alkalmazottainak, hogyan kell elvégezni a munkájukhoz szükséges feladatokat.

2. lépés

A Word fejléc és lábléc funkciójával oldalszámokat, tartalmi szakaszokat és címet adhat hozzá a dokumentum minden oldalához. A fejlécek és láblécek vizuális hivatkozások a munkavállaló számára, hogy tudják, hol vannak a képzési anyagban. Edzés közben az oldalszámok hozzáadása segít bizonyos oldalakra, valamint bizonyos témákra hivatkozni. Kattintson a "Beszúrás" fülre, majd a Fejléc és lábléc részben válassza a "Fejléc" lehetőséget. Választhat a fejlécstílusok közül, amelyek közül választhat, vagy létrehozhat egyet saját maga közül. A fejléc a kézikönyv minden oldalán megjelenik, vagy választhat, hogy a másik oldalakon is megjelenjen, ha azt szeretné, hogy a kézikönyv könyvszerűbb legyen. A láblécek az oldal alján jelennek meg, és általában oldalszámokra, dátumokra és tulajdonjogi információkra használják. Kattintson a „Lábléc” elemre a Fejléc és lábléc részben, és a Fejléc szakaszhoz hasonlóan számos stílus közül választhat.

3. lépés

Adjon hozzá egy fedőlapot vagy címlapot a képzési anyaghoz, hogy megkülönböztesse ezt az anyagot az alkalmazottak által adott egyéb elemektől, például az alkalmazotti kézikönyvtől. Hozzon létre címoldalt a "Beszúrás" fülre, majd az Oldalak részben a "Címlap" elemre kattintva. Számos fedlapstílus közül választhat, vagy létrehozhat sajátot. Adjon leíró címet az edzési kézikönyvnek; tartalmazza a létrehozás dátumát és a szerző(k)et, mivel a képzési kézikönyvek gyakran csoportmunka.

4. lépés

Adjon hozzá fejléceket, hogy segítsen létrehozni a képzési dokumentum tartalomjegyzékét. Ez segít a dokumentum vizuális rendszerezésében is, hogy az alkalmazottak könnyen kezelhessék. Hozzon létre címsorstílust a dokumentum minden szakaszához a létrehozott vázlat segítségével (ez nem ugyanaz, mint a fejléc, amely az oldal tetején található). A címsorstílusok olyan betűstílusok, amelyeket a képzés különböző szakaszainak, valamint a különböző alszakaszoknak a jelzésére használ.

Ha egy oktatói kézikönyvet írna az üzleti levelezés megírásáról, akkor az 1. fej a „Hogyan írjunk üzleti levelet”, majd az alcíme a „Mit kell beleírni”. Az 1. címsor és a 2. címsor megjelöléséhez válassza a "Kezdőlap" lapot. A stílusok részben számos különböző stílust láthat, amelyek közül választhat, beleértve az 1. címsort, 2. címsort, feliratot stb. Válassza ki az 1. címsor szövegét, és kattintson a Címsor 1 stílusra, hogy jelezze annak fontosságát a vázlatban. Kattintson a vázlat következő szakaszára a 2. címsor létrehozásához. Menjen végig a teljes vázlaton, és válassza ki az 1. címsort és a 2. címsort. Ha elkészült, ezek bekerülnek a tartalomjegyzékbe.

5. lépés

Adjon hozzá egy tartalomjegyzéket (TOC), hogy segítsen az alkalmazottaknak megtalálni a szükséges információkat, amikor szükségük van rá. Ha már hozzáadta az 1. és 2. címsort a dokumentumhoz, akkor a Word készítse el helyette a tartalomjegyzéket. Kattintson a dokumentum elejére, ahol meg szeretné jeleníteni a tartalomjegyzéket (általában a fedőlap után), majd kattintson a „Hivatkozások” elemre, majd a Tartalomjegyzék részben kattintson a „Tartalomjegyzék” lehetőségre. Megjelenik a használható automatikus táblázatok listája. Kattintson az egyik automatikus kijelölésre, és meg kell jelennie a TOC-nak a vázlat címsorstílusainak használatával.

6. lépés

Rendezd lépésről lépésre az edzési kézikönyv fejléceit és szakaszait. A kézikönyv utolsó és legfontosabb része a tárgymutató. Minél teljesebb az index, annál jobban tud majd a hallgató oldalszám és téma alapján keresni a válaszokat. Index létrehozásához jelölje ki azt a szót, amelyet be szeretne helyezni az indexbe. Kattintson a "Referenciák", majd a "Bejegyzés megjelölése" elemre. Folytassa ezt minden olyan elemnél, amelyet hozzá szeretne adni az indexhez. Ha végzett, görgessen az edzési kézikönyv végére, és helyezze be az indexet a „References”, majd az „Insert Index” elemre kattintva.

7. lépés

Helyesírás-ellenőrzés és mentse el a fájlt. Miután elkészítette első képzési kézikönyvét, ezt a kézikönyvet más képzési kézikönyvek sablonjává alakíthatja, ha az "Open Office" gombra kattint, majd kattintson a "Mentés másként" gombra. Amikor megjelenik a párbeszédpanel, a „Mentés típusaként” részben kattintson a lefelé mutató nyílra, és válassza a Word sablon (.dotx) lehetőséget. Ezután újra felhasználhatja munkáját egy másik képzési kézikönyvben.

Tipp

Adjon hozzá grafikákat és egyéb illusztrációkat a dokumentumhoz, hogy segítsen az alkalmazottaknak megérteni, miről ír.

Győződjön meg arról, hogy a kézikönyvben használt képzési információkat legalább egy személlyel tesztelte, mielőtt átadja a képzési anyagot alkalmazottainak.

A Word 2003 és a Word 2007 eltérő felülettel rendelkezik. Míg ezek a javaslatok a Word 2007-hez készültek, ugyanezeket a funkciókat a Word 2003-ban is elvégezheti.