Excel-táblázat küldése e-mailben

Egyes táblázatok túlságosan fontosak ahhoz, hogy megtartsák maguknak. Akár együttműködni szeretne munkatársaival, akár fájlt szeretne küldeni egy ügyfélnek, vagy megmutatni barátainak, hogy végre katalogizálta az összes képregényt, az Excel 2013 számos lehetőséget kínál a munkafüzet megosztására anélkül, hogy másik alkalmazást kellene megnyitnia. Küldjön el egy hivatkozást a OneDrive mappájában lévő bármely Excel-fájlra, vagy küldje el e-mailben mellékletként PDF-, XPS- vagy Excel XLSX-fájlként.

1. lépés

Nyisson meg egy munkafüzetet Excelben. Vizsgálja meg a teljes munkafüzetet, beleértve az egyes munkalapokat is, és győződjön meg arról, hogy csak a megosztani kívánt információkat tartalmazza. Ha például árbontást küld egy ügyfélnek, győződjön meg arról, hogy a költségeket sem tartalmazza. Munkalap törléséhez kattintson a lapfülére az ablak alján, és válassza a "Törlés" lehetőséget.

2. lépés

Mentse el a munkafüzetet új fájlnévvel, ha bármilyen változtatást végzett rajta, kattintson a "Fájl" menüre, és válassza a "Mentés másként" lehetőséget. Ha úgy dönt, hogy linket küld az e-mail melléklete helyett, mentse a másolatot a OneDrive mappába, ne a számítógépére.

3. lépés

Kattintson a "Fájl" menüre, válassza a "Megosztás" lehetőséget, majd kattintson az "E-mail" gombra. Négyféleképpen küldhet e-mailt az Excelből:csatolt Excel-fájlként, csatolt PDF-fájlként, csatolt XPS-fájlként vagy a OneDrive-fájlra mutató hivatkozásként.

4. lépés

Kattintson a "Küldés mellékletként" lehetőségre. Az Excel elindít egy Outlook ablakot, amelyhez már csatolva van az XLSX. Írjon be egy vagy több címzett nevet a "Címzett" szövegmezőbe, adjon hozzá egy üzenetet, majd kattintson a "Küldés" gombra. Az Outlook ablaka automatikusan bezárul.

5. lépés

Csak akkor kattintson a "Hivatkozás küldése" ikonra a Megosztás ablak E-mail beállításaiban, ha a fájlt a OneDrive mappába mentette. Az Excel automatikusan létrehoz egy hivatkozást a fájlra, és beilleszti egy e-mail üzenetbe. Ha elküldi ezt a hivatkozást egy címzettnek, az megnyílik az Excel Online alkalmazásban. Ha a címzettnek nincs ingyenes Microsoft-fiókja, ugyanazon a hivatkozáson keresztül létrehozhat egyet.

6. lépés

Válassza a "Küldés PDF-ként" vagy a "Küldés XPS-ként" ikont, ha nem szeretné, hogy a címzett szerkeszthesse a fájlt. A Windows 8.1 PDF- és XPS-fájlokat is megnyit a Reader alkalmazással. Ezek akkor is jó választások, ha nem biztos abban, hogy a címzett rendelkezik-e Microsoft-fiókkal, mivel így megkíméli őt attól a fáradságtól, hogy regisztráljon egyet, hogy megtekinthesse a táblázatát.

7. lépés

Kattintson a "Megosztási hivatkozás beszerzése" ikonra a Megosztási beállításoknál, ha egy linket szeretne e-mailben elküldeni egy másik e-mail fiók használatával vagy üzenetküldő szolgáltatáson keresztül. Vegye figyelembe, hogy itt két lehetőség közül választhat. Kaphat hivatkozást, amely lehetővé teszi a címzett számára a dokumentum szerkesztését, vagy olyan hivatkozást, amely csak megtekinthető. Kattintson a "Hivatkozás létrehozása" gombra, majd másolja ki a megadott hivatkozást, és illessze be egy üzenetbe vagy e-mailbe.

8. lépés

Kattintson a "Személyek meghívása" megosztási lehetőségre, ha másokkal szeretne együtt dolgozni egy táblázat elkészítésében. Adja meg munkatársai nevét, és adja meg, hogy szeretné-e szerkeszteni a fájlt, vagy csak meg szeretné tekinteni. Ez hasonló a Megosztási hivatkozás beszerzése opcióhoz, két fontos különbséggel. Először is, ha a SharePointot használja az irodájában, a jelölőnégyzetre kattintva megkövetelheti, hogy a címzettek jelentkezzenek be, mielőtt hozzáférnének a dokumentumhoz. Másodszor, ha többé nem szeretné, hogy valaki hozzáférjen a fájlhoz, visszatérhet ugyanerre a képernyőre, és kattintson a "Felhasználó eltávolítása" gombra.