Az Excel használata GL-fiókok egyeztetésére

A mérlegszámlák havi egyeztetése az egyetlen módja annak, hogy a társaság pénzügyi adatai megfelelően rögzítve legyenek a számviteli könyvekben. A mérlegszámla-egyeztetés megvédi a vállalatot a vállalati pénzügyi kimutatásokban előforduló hibáktól, amelyek hibákhoz vezethetnek a vállalat szövetségi adóbevallásának elkészítésekor. Sok könyvelő Microsoft Excel táblázatokat hoz létre, hogy segítse a főkönyvi (GL) számlák és a külső dokumentáció egyeztetését.

1. lépés

Írja be a főkönyvi számla nevét és a főkönyvi számlaszámot az Excel táblázat tetején. Neveket és számokat is beírhat közvetlenül az Excel celláiba, és a szoftver megfelelően formázza a bejegyzéseket.

2. lépés

Írja be az egyeztetendő hónapot és évet a GL név és szám alá.

3. lépés

Írja be a „Záró egyenleg GL” szöveget a táblázat első oszlopába néhány sorral a fejléc alá.

4. lépés

Írja be a főkönyvi számlán szereplő záró összeget a táblázat második oszlopába, ugyanabban a sorban, mint a „Kezdeti záróegyenleg” címke.

5. lépés

Írja be a „Záró egyenleg per (forrásdokumentum)” kifejezést a táblázat első oszlopába a „Záró egyenleg per GL” sor alá. A forrásdokumentumok példái közé tartoznak a követelés-jelentések, a szállítói kötelezettségek jelentései és az eszközjegyzékek.

6. lépés

Adja meg az adott főkönyvi számla forrásbizonylatának záró egyenlegét a táblázat második oszlopában, ugyanabban a sorban, mint a „(forrásdokumentum) záró egyenleg” címke.

7. lépés

Írja be a „Különbség” kifejezést az első oszlop következő sorába.

8. lépés

Hozzon létre egy számítást a „Különbség” címke melletti második oszlopban, amely levonja a forrásbizonylat végösszegét a záró főkönyvi egyenlegből. Ez az az összeg, amit egyeztetni kell.

9. lépés

Hozzon létre egy szakaszt a különbség vonal alatt "Elemek egyeztetése".

10. lépés

Sorolja fel az egyes tételeket, amelyek kiegyenlítési különbséget hoznak létre az egyeztető tételek részben. Adja meg az egyes tételek magyarázatát és a tétel összegét. Az egyeztető tételre példa lehet egy számlafizetés, amelyet a bankszámlára könyveltek, de nem az ügyfél számlájára.

11. lépés

Hozzon létre egy számítást az Összeegyeztetési tételek szakasz végén, amely összesíti az egyeztető tételek összegét. Ha az egyeztető tételek összege megegyezik a „Különbség” összeggel, akkor megfelelően egyeztette a számlát.

Tipp

A legjobb, ha a könyvelési hónap zárása előtt egyezteti a főkönyvi számlákat, hogy a megfelelő hónapban elvégezhesse a szükséges korrekciókat a számviteli adatokon.

Ha nem biztos abban, hogyan hozzon létre egyeztető táblázatokat az Excelben, vegye fontolóra egy könyvelő szakembert, aki segít a beállításban.