E-mail küldése faxszámra a Microsoft Outlook programban
Az e-mailben történő faxolás – a kísérőlevelek és/vagy dokumentumok virtuális küldése és fogadása – számos előnnyel jár, beleértve azt a lehetőséget, hogy egyszerre több oldalt vagy faxot küldhet, és megtakarítható a faxkészülékekkel kapcsolatos ellátási, nyomtatási és javítási költségek. E-mail küldése faxszámra a Microsoft Outlook használatával nem nehéz – csak faxszolgáltatásra van szükség, és esetleg módosítani kell az Outlook beállításait a faxszolgáltatástól vagy az Outlook verziójától függően. A beállítást követően a folyamat ugyanazokat az eszközöket használja, mint egy hagyományos e-mail, de némileg eltérő módokon.
1. lépés
Iratkozzon fel egy faxszolgáltatásra, és szükség esetén kövesse a faxszolgáltatója által kért Outlook-beállítási utasításokat. Ha már rendelkezik előfizetéssel, vagy szolgáltatásokat nyújtó hálózaton dolgozik, ugorjon a 2. lépésre. Az internetes faxszolgáltatók, például a MyFax vagy a RapidFAX listájának megtekintéséhez kattintson az alábbi Erőforrások részben található hivatkozásra, vagy lépjen a "Fájl" menüpontra. Microsoft Outlook, majd az "Új" alatt kattintson a "Fax" vagy az "Internet Fax" elemre. Amikor a Microsoft Outlook felkéri, hogy fizessen elő a „Faxszolgáltatásokra”, kattintson az „Ok” gombra az internetes faxszolgáltatók Microsoft webhelylistájának megnyitásához.
2. lépés
Nyisson meg egy üres e-mail ablakot.
3. lépés
Írja be a faxcímzett számát vagy faxszámának e-mail címét az e-mail üzenet "Címzett..." mezőjébe. A faxszolgáltató utasításaitól, a vállalat hálózati alapú szolgáltatásaitól és/vagy a Microsoft Outlook verziójától függően többféleképpen is beírhatja a faxszámot:
-
Csak faxszám:10 jegyű faxszám, 8 jegyű szám körzetszám nélkül, 10 jegyű szám hívókártya számjegyekkel vagy nemzetközi szám)
-
Faxszám a "fax:" szöveg után zárójelben:[fax:1234567890]
-
E-mail cím a faxszámmal felhasználónévként, majd a @ szimbólummal és a faxszolgáltató domain nevével:1234567890@szolgáltató domain neve
4. lépés
Adjon hozzá egy "Tárgy:"-t, amely leírja a fax célját, ahogy azt általában egy e-mailben tenné. Egyes szolgáltatások megkövetelik, hogy a "Tárgy" mezőben szerepeljen a címzett neve vagy üdvözlése, amely általában a fax fedőlapján szerepel. Például „Horatio Banister Washington” vagy „Fax for Consuela.”
5. lépés
Csatolja a fedőlapot és a faxdokumentációt az e-mailhez, kivéve, ha szolgáltatása lehetővé teszi, hogy az e-mail törzse fedőlapként szolgáljon, amely a címzettnek küldi vissza kapcsolatfelvételi adatait és üzenetét vagy utasításait.
6. lépés
A fax elküldéséhez kattintson a "Küldés" gombra. Egy bizonyos idő elteltével a faxszolgáltató e-mailben küld egy átviteli laphoz hasonló fax állapotértesítést. Ha a fax nem sikerült, próbálkozzon újra, vagy lépjen kapcsolatba a címzettel egy másik számért.
Tipp
Ha a faxszolgáltatója normál e-mail címet használ a faxok kiszolgálón keresztüli egy vagy több géphez vagy címzetthez történő továbbításához, írja be az e-mail címet a "Címzett..." mezőbe (sunnyfaxes@domainname), és a faxszámo(ka)t az e-mail törzsét. Csatolja a fedőlapját/dokumentum(oka)t, majd kattintson a „Küldés” gombra.
Figyelmeztetés
Mindig ellenőrizze a faxolható dokumentumok és/vagy oldalak számát az e-mailben, mielőtt előfizetne egy faxszolgáltatásra; egyes faxszolgáltatók korlátozzák az egy üzenetben küldhető teljes számot.
Mindig ellenőrizze a fedőlap és/vagy dokumentumok csatolásának sorrendjét, mivel az e-mailben található csatolási sorrend meghatározhatja a fax fogadásának vagy kinyomtatásának sorrendjét.