Az irodai automatizálás előnyei és hátrányai

Az irodai automatizálás ma sokkal többet jelent, mint egy írógépet és egy másológépet. Az elektronikus és digitális információ a modern irodaautomatizálás kulcsa. Ez állhat szigorúan belső számítógépekből, vagy nagyobb valószínűséggel tartalmazhat egy világméretű digitális hálózatot az interneten keresztül és a külső felhőtárolókat. Ahogy halad a 21. századon, az irodai automatizálás minden permutációjában rejlő előnyökkel és hátrányokkal egyaránt találkozni fog.

Idő és vállalati erőforrások megtakarítása

Az irodai automatizálás bevezetése óta a berendezések lehetővé teszik a vállalkozások számára, hogy időt és pénzt takarítsanak meg. Ahelyett, hogy megvárná, hogy egy dokumentum levélben megérkezzen a klienshez, néhány percen belül faxon leforgathatja. A számítógépes fejlesztések és az internet azonnali kommunikációt eredményezett. Amikor időt takarít meg, pénzt takarít meg. Önt nem korlátozzák a földrajzi korlátok, így megtakaríthatja az utazásra fordított erőforrásait. Ezen túlmenően, bár sok dokumentumról továbbra is nyomtatott másolatot készíthet, a digitális tárolás lehetővé teszi, hogy időt és pénzt takarítson meg a papíron és a tárhelyen.

Bízzon az automatizálásra a pontosság érdekében

Bár igaz, hogy egy gép csak annyira hatékony, mint az emberek, akik elkészítették, és a digitálisan gyűjtött információk csak annyira pontosak, mint az, aki beküldte, a programhibák kidolgozása után végtelenül megbízhatóbbak, mint az emberek. Létezik olyan szoftver, amely például számokat ad össze táblázatokban és költségvetésekben, amelyek mindig a megfelelő egyenleget állítják elő, és nem hagyatkoznak a könyvelő ujjaira a hozzáadógépen. A szabványos dokumentáció hibáinak elkerülése érdekében sablonok hozhatók létre és használhatók újra és újra.

Amikor az automatizálás balul sül el, Ön bajban van

Azok a vállalatok, amelyek információs rendszereik működtetésében és működtetésében kizárólag az automatizálásra támaszkodnak, pánikba eshetnek, amikor éppen ezek a rendszerek meghibásodnak. A meghibásodott rendszerek javításának vagy cseréjének költségei rendkívül magasak lehetnek. Nem vehetsz fel egy radírt és javíthatsz rajta. Vagy technikusokat kell alkalmaznia, hogy lépést tartsanak a frissítésekkel, valamint a szoftver- és hardverösszeomlással, vagy egy megbízható szervizre van szüksége, hogy azonnal hívjon. Akkor az egész titoktartási és biztonság kérdése. Megőrizheti az üzleti titkokat, és csak néhány megbízható személynek mondhatja el, de ha az adatok felkerülnek az internetre, akkor nincs visszavételük.

A felhasználókat nem mindig könnyű megváltoztatni

Ahogy az irodai automatizálás folyamatosan fejlődik, és új technológiákat épít be rendszereibe, hogy versenyképes és nyereséges maradjon, a hátránya az, hogy a teljes felhasználói kört át kell képeznie. A titkárnőtől a megrendelőig és az ügyfelektől az értékesítőkig mindenkinek meg kell tanulnia az új rendszereket. Sokan nem tanulják meg könnyen az új rendszereket, mások pedig makacsul csinálják úgy a dolgokat, ahogy mindig is tették. Tehát miközben az átképzéssel kapcsolatos kiadásai vannak, a végfelhasználók hozzáállása is megvan a harchoz.