Levelezőlista beállítása Excelben
Az irodai hatékonyságnövelő csomagokban, például a Microsoft Office-ban található alkalmazások interaktív jellege lehetőséget teremt arra, hogy időt takarítson meg az ismétlődő feladatoknál. Az Excel-levelezőlista megosztható az Outlookkal a névjegykezeléshez és az e-mail üzenetküldéshez, míg ugyanaz a lista egyesülhet a Word-del űrlaplevelek vagy cím- és iratcímkék létrehozásához. Az Excel-lista legrugalmasabb használatának biztosítása érdekében tartson szem előtt néhány bevált módszert.
Az Excel-levelezőlista létrehozása
1. lépés
Nyisson meg egy új Excel-munkafüzetet, és állítson be mezőneveket a listához az 1. sorban . Győződjön meg arról, hogy minden mezőnév egyedi.
2. lépés
Írja be az adatokat a mezőnevek alatti sorokba, hogy rekordokat hozzon létre az egyes levélcímzettekhez. Szükség szerint formázza a cellákat az oszlopszélességhez vagy a tördeléshez. A cellák üresek maradhatnak, ha nem állnak rendelkezésre információk. Ha az adatbevitel befejeződött, nevezze el és mentse el a munkafüzetet a Fájl lehetőségre kattintva fület, majd a Mentés lehetőséget .
Excel adatok egyesítése Word programmal
1. lépés
Nyissa meg a Word programot egy új, üres dokumentummal. Kattintson a Levelezések elemre fület, majd a Korvítvány indítása lehetőséget . Az összevonásnak számos lehetősége van. Ebben a példában válassza a Levelek lehetőséget .
2. lépés
Kattintson a Címzettek kiválasztása lehetőségre , Létező lista használata , és válassza ki az Excel levelezőlista fájlt. Válasszon ki egy táblázatot a következő ablakból. Egy egyszerű levelezőlista munkalapon azonban csak egy tábla lesz definiálva. Válassza ki, majd kattintson az OK gombra .
3. lépés
Írja meg levelét az egyesítéshez, mint bármely levelezést, ne hagyja ki a személyre szabott másolatokat, például címeket és üdvözleteket, azaz bármit, ami az Excel levelezőlistájáról egyesül. Navigáljon a levél elejére, és kattintson a Címblokk lehetőségre a szalagon. A képernyő jobb oldalán látható, hogyan fog kinézni a címblokk jelenlegi formátuma az Ön adataival. A bal oldalon találhatók a formázási lehetőségek. Válasszon ezek közül, majd kattintson az OK gombra amikor elégedett az eredménnyel.
4. lépés
Ismételje meg a folyamatot az Üdvözlő sornál és minden egyéb adatot az Összevont mező beillesztése használatával gombot.
Ha elkészült a levele, kattintson az Eredmények előnézete lehetőségre hogy nézze meg, hogyan fog kinézni az egyesített levele. A Hibák ellenőrzése lehetőségre is kattinthat hogy a levelei a kívánt módon jelenjenek meg. Ha készen áll, kattintson a Befejezés és egyesítés gombra és válassza ki a kívánt egyesítési lehetőséget.
Excel levelezési adatok importálása az Outlookba
1. lépés
Alakítsa át a munkalapot vesszővel elválasztott értékfájllá. Kattintson a Fájl elemre fület és a Mentés másként lehetőséget . Válasszon egy helyet, és nevezze el a fájlt. Válassza a CSV (vesszővel tagolt) (*.csv) lehetőséget a Mentés típusaként doboz. Kattintson a Mentés gombra és zárja be a CSV-fájlt.
2. lépés
Nyissa meg az Outlookot, és kattintson a Fájl elemre lapon, válassza az Megnyitás és exportálás lehetőséget és az Importálás/Exportálás .
3. lépés
Kattintson az Importálás másik programból vagy fájlból lehetőségre . Kattintson a Vesszővel elválasztott értékek lehetőségre majd Next . A Fájl importálása ablakban keresse meg az előző lépésben létrehozott levelezési lista CSV-fájlját, és kattintson a Tovább gombra. . Válasszon célmappát az importált rekordokhoz. Névjegyek alapértelmezés szerint van kiválasztva. Kattintson a Tovább gombra .
4. lépés
Győződjön meg arról, hogy be van jelölve a jelölőnégyzet a CSV-fájlnál, majd kattintson az Egyéni mezők hozzárendelése lehetőségre. .
5. lépés
Kattintson a mezőnevekre az Excel-adatok közül a Feladó részben bal oldali mezőbe a megfelelő Outlook-mezőkhöz a Címzett részben doboz a jobb oldalon. Végezze el ezt minden olyan mezőben, amelyre szüksége van az Excel-adatokból. Kattintson az OK gombra és Befejezés az adatimportálás befejezéséhez.