Az Avery 5160 címkék használata Excelben
Az Avery címkék jól ismert szabványos irodai termék, és az 5160-as címkék (többek között) kompatibilisek a Microsoft termékekkel. Az Avery-címkéket kinyomtathatja az Excelből, de a folyamathoz végül körlevélre van szükség a címkemezők kategorizálásához és címkeformátumba történő importálásához.
A körlevél-egyesítési folyamat során beállíthatja az adatoszlopokat az Excelben, majd egyeztetheti azokat a Microsoft Word formázási mezőivel. A folyamat nem bonyolult, de időbe telik a formázás megfelelő beállításához. A nagy névjegylisták vagy egyéb adatok Excelben való kitöltése is több időt igényel.
Az Excel és a Word használatának alternatívája az egyes címkék manuális beírása, vagy egy körlevél futtatása egy másik kompatibilis programon, például a Microsoft Outlookon keresztül. A Microsoft Outlook opció csak akkor vonzó, ha már használja a szolgáltatást levélkezelőként.
Az Avery címkék szabványosak a Microsoft Word címkeformázásában, és a méretezés már előre beállított formában van tárolva, így kiváló választás a címkézési folyamathoz. Más általános címkemárkák és -elrendezések is a Microsoft címkeformázásában vannak tárolva.
Az Excel címkék használatának módjai
Mielőtt belevágna az Excelbe, és a programot az adatok tárolására használná, gondolja át, hogy az Excel a legjobb felhasználási mód az adott helyzetben. Ha kis számú címkét készít – például 100 alatt, minimális információval –, jobb megoldás az információ közvetlenül egy címkeformátumú Word dokumentumba történő beírása. Ez különösen igaz az egyszer használatos listákra.
Az Excel ideális nagy mennyiségű információ tárolására, például név, cím és egyéb adatok tárolására több száz vagy akár több ezer ember számára. A folyamatosan bővülő és fejlődő listák könnyen kezelhetők az Excelben.
Az Excel-munkafüzet nem jó választás a kezelt lista címkéinek nyomtatásához, de a formázás megkönnyíti az adatok más programokba és formátumokba való áthelyezését. Például egyszerűen feltölthet névjegyzéket egy e-mail kezelőhöz az Excelből.
Használja az Excelt, ha az információ fontos, és folyamatosan használható lesz. Ellenkező esetben fontolja meg az információk manuális beírását közvetlenül egy Word dokumentumba.
Formázás az Avery címkék nyomtatásához
Az Excelben formázza a címkemezőket oszlopfejlécekkel. Például az egyes oszlopok fejlécét egy adott mezővel, például utónévvel helyezze el , vezetéknév , cím , város , állapot , Irányítószám , e-mail cím és minden egyéb információ, amelyet a névjegyeken tárol. A címkék formázásakor fontos, hogy minden egyes adatkészlethez oszlopot állítson be.
Each row corresponds to a single contact or data set. Using a column heading for each piece of information maximizes your ability to position where the information sits on the labels later when you use the mail merge process. At this point, save the Excel worksheet and exit the program. Then, open Microsoft Word to run the mail merge and ultimately print the labels.
Format the Labels in Word
Head to the Mailings tab in the new Word document and select the Start Mail Merge választási lehetőség. Select Labels and click Label Options. This is where you format the Word document for the Avery 5160 labels.
Choose continuous feed printer or page printer based on the model you use. Below the printer options are the label options. Select the drop-down menu to view the suppliers and select Avery from this list.
Another list generates with all the Avery label styles. Click the 5160 model labels and select OK . The Word document sizes the labels to match the exact spacing and design necessary.
Now, click File and select the Advanced option to connect Excel to Word. Mark the Confirm file format conversion check box and select OK . Return to Mailings and click Select Recipients to locate your Excel file. Select the file to merge the information with Word.
Format the way your data should look on the labels in the Mailings settings as well. Use the <
An address label typically hosts the name, street address, city, state and ZIP code. You can also add a company name or any custom field as long as it exists in an Excel column. Format each column heading in the exact manner you want it to appear. This includes the spacing between words and the line on which it exists.
Adjust the font settings in this area as well. Using the default font as mapped from Excel works fine, but custom styling is an easy option for labels. Just run a print preview after merging to make sure the font and text size fit on the label.
Mail Merge Labels and Print
Now the Avery labels are formatted, and the information is connected. Click Match Fields under Mailings and make sure the column headings from Excel match the <
Click Finish and Merge under the Mailings tab to complete the process. Click Print to send the job to your printer. Place the Avery labels in the printer tray before executing the print function.
Also, do a print preview to double-check alignment and spacing and to locate any errors. Labels and printer ink are costly, and double-checking the file ensures you do not need to print more than one time.
Microsoft Outlook Shortcut
An alternative exists to running a mail merge between Excel and Word. The Outlook option is specific to contact lists, but it offers an easy method for loading contacts from Excel into the Outlook contact manager.
If you maintain email contact with anyone on the list, this feature is especially useful. Enter Outlook and choose Add contacts and select From file. You can use Excel or a standard CSV file to achieve the same result. Select the file and import everything into the Outlook manager.
Now, running a mail merge in Word is a much shorter process. Select all the desired contacts using the Shift +Control keyboard command to highlight multiple contacts.
Go to the Home tab in Outlook and choose Mail Merge followed by Only Selected Contacts . Choose the contact fields you want on the labels or click All Contact Fields to transfer everything. Choose New Document and select the type of document. Mailing Labels is the most obvious selection on the list.
This action triggers a Word document to open, and all the contact information is mapped and ready. You still need to use Word to select the Avery label style, but the process is the same as listed above.
If you are prudent, enter the Write and Insert Fields section in Word to double-check the mapping. You can also run a print preview to ensure everything is laid out correctly and ready to print. Otherwise, you are all set and can print out the labels quickly using the Outlook mail merge process.