Hogyan állíthatom be az Outlook for GTD alkalmazást?
Kategóriák, nyomon követési jelzők és prioritások használatával integrálhatja David Allen Getting Things Done módszerét a Microsoft Outlook 2013 programmal. Míg az Outlook manuálisan konfigurálható a számítógépén a GTD módszertan megvalósításához, számos Outlook-bővítmény fejlett GTD-integrációs eszközöket kínál. Feladatokat hozhat létre közvetlenül a többi Outlook-elemből, például e-mailekből és találkozókból, majd projektekhez és műveleti listákhoz rendelheti őket, így hatékonyabban dolgozhatja fel a beérkező leveleket.
Az Outlook GTD-hez manuális konfigurálása
1. lépés
Adja meg az összes projektet az Outlookba kategóriaként, hogy elemeket társíthasson adott projektekhez. Kattintson jobb gombbal egy e-mailre, találkozóra vagy feladatra, kattintson a "Kategorizálás", majd az "Összes kategória" elemre. Kattintson az „Új…” gombra. Adja hozzá az egyes projektek nevét, és rendeljen hozzá egy színt.
2. lépés
Konvertálja az Outlook többi elemét feladatokká, amint felfigyel rájuk. Például átalakíthat egy e-mailt feladattá. Húzzon egy találkozót, e-mail üzenetet, névjegyet vagy jegyzetet a navigációs panel „Feladatok” elemére, hogy automatikusan új feladatot hozzon létre az elem tartalmából.
3. lépés
Rendeljen zászlókat és prioritásokat a feladataihoz. Nyisson meg egy feladatot, majd kattintson a parancsokra a Feladatok menü Kezdőlap menüszalag Követés csoportjában jelző hozzáadásához. Kattintson a "Prioritás" gombra a Címkék csoportban, ha egy elemet "Nagy fontosságú"-ként szeretne megjelölni. Ezzel a jelzővel jelölheti meg a műveletelemeket a GTD módszertan szerint.
4. lépés
Tekintse meg feladatlistáját projekt, dátum vagy fontosság szerint. Kattintson a "Feladatok" elemre a navigációs ablakban. Kattintson a "Nézet" fülre. Válasszon az Elrendezés csoport legördülő menüjében elérhető nézeti lehetőségek közül. Például válassza a "Kategóriák" lehetőséget a feladatok projektek szerinti rendezéséhez, a "Kezdési dátum" vagy a "Határidő" lehetőséget a feladatok dátum szerinti rendezéséhez, vagy a "Prioritás" lehetőséget a feladatok prioritás szerinti rendezéséhez.
A NetCentrics GTD Outlook-bővítmény használata
1. lépés
Töltse le és telepítse a NetCentrics Getting Things Done Outlook-bővítményének ingyenes próbaverzióját. Ez a bővítmény arra szolgál, hogy leegyszerűsítse az Outlook-elemek feldolgozását David Allen módszertanát követve.
2. lépés
Válasszon a NetCentrics eszköztár kulcsműveletei közül az Outlook-elemek feladattá alakításához. Például válasszon egyet a következő műveletek közül a Kezdőlap szalag Elvégzett dolgok csoportjából:„Művelet”, „Következő művelet”, „Delegálás”, „Elhalasztás” vagy „Egy nap”. Amikor kiválasztja a parancsok egyikét egy levélben, egy feladat a megfelelő mappába kerül, és a művelet hozzá van rendelve.
3. lépés
Kezelje az összes folyamatban lévő projektjét a Project Central segítségével. Kattintson a "Projektközpont" gombra a Kezdőlap szalag Elvégzett dolgok csoportjában. Ezt az ablakot használhatja a feladatok meghatározott projektekbe való rendszerezéséhez.
4. lépés
Hozzon létre egy projektjelentést. Kattintson a "Projekt" menü gombra a Project Centralban, majd kattintson a "Jelentés létrehozása..." gombra. Válassza ki a jelentésbe foglalni kívánt lehetőségeket. Például a Feladatok rendezése legördülő menüből válassza ki a „Határidő” lehetőséget. Kattintson az "OK" gombra a jelentés elkészítéséhez. Kattintson a Nyomtatás gombra a jelentés kinyomtatásához – azt egy nyomtatóra emlékeztető ikon jelzi.
A TaskCracker for Outlook bővítmény használata
1. lépés
Töltse le és telepítse a TaskCracker for Outlook 30 napos ingyenes próbaverzióját. A TaskCracker segít az Outlook-elemek rendszerezésében a feladatok és projektek húzással történő vizuális megjelenítésével.
2. lépés
Kattintson az "Open TaskCracker" parancsra a TaskCracker szalag Megnyitás csoportjában. Alternatív megoldásként kattintson a "TaskCracker" elemre a bal oldali Mappák panel alján.
3. lépés
A feladatokat prioritás alapján szervezze meg. Kattintson egy feladatra, húzza egy másik kvadránsba a TaskCracker képernyőn belül, majd engedje el, hogy a feladatot az adott prioritáshoz rendelje. Ezzel a módszerrel gyorsan hozzárendelhet műveleteket a feladatlistához anélkül, hogy minden egyes feladatot meg kellene nyitnia.