Hogyan hozhatok létre Microsoft Word adatbázist?

A Microsoft Word egy körlevél funkcióval rendelkezik, amely összekapcsolja a Word-dokumentumot egy adatfájlban, úgynevezett adatforrásban tárolt információkkal. Az adatforrás lehet egy adatbázis. Az összevonás előtt létrehozhat és kezelhet adatbázist a Wordben. Az adatbázis Access adatbázis-fájlként kerül mentésre a Wordben.

Tipp

Valójában nem fogja végrehajtani a körlevél-összevonást, azonban az adatbázis létrehozása előtt ki kell választania a készítendő körlevél-dokumentum típusát.

A fő dokumentum elrendezése

Nyisson meg egy üres Word-dokumentumot.

A Levelezések oldalon lapon kattintson a Korvítás indítása lehetőségre és válassza a Könyvtár lehetőséget Könyvtár A dokumentumtípus azt mondja a Wordnek, hogy hozzon létre egy listát, és használjon mezőket adatforrásból, például adatbázisból.

Adatbázismezők testreszabása

Kattintson a Címzettek kiválasztása lehetőségre és válassza az Új lista típusa lehetőséget az Új címlista megnyitásához párbeszédablak. Használja az adatbázisban használt mezők testreszabásához. Kattintson az Oszlopok testreszabása lehetőségre A Címlista testreszabása párbeszédpanel jelenik meg.

• A mezőnevek eltávolításához válassza ki a mező nevét, majd kattintson a Törlés gombra és kattintson az Igen gombra a mező nevének eltávolításához.
  
• A mezőnevek szerkesztéséhez válassza ki a mező nevét, majd kattintson az Átnevezés lehetőségre , a Mező átnevezése párbeszédpanelen, módosítsa a mező nevét, és kattintson az OK gombra .
• További mezőnevek hozzáadásához kattintson a Hozzáadás lehetőségre , a Mező hozzáadása párbeszédpanelen, írjon be egy új mezőnevet, és kattintson az OK gombra .
• A mezőnevek sorrendjének módosításához jelöljön ki egy mezőnevet, és kattintson a Mozgatás felfelé lehetőségre. vagy Mozgás lefelé .

Kattintson az OK gombra ha végeztél. Az Új címlista párbeszédpanel egy táblázatban jeleníti meg a testreszabott mezőneveket.

Adja meg az adatbázis adatait

Írjon be adatokat minden mezőbe. A Tab billentyűvel léphet egyik mezőről a másikra. Kattintson az Új bejegyzés lehetőségre hogy a következő rekordra lépjen az adatbázisban. Az utolsó rekord beírása után ne kattintson az Új bejegyzés lehetőségre új rekordra lépéshez.

Feljegyzések ellenőrzése és módosítások végrehajtása

• Rekord szerkesztéséhez jelölje ki az adatokat, és írja be a módosításokat.
  
• Rekord kereséséhez kattintson a Keresés lehetőségre , a Bejegyzés keresése párbeszédpanelen, írja be a keresett szó(ka)t, és kattintson a Következő keresése lehetőségre .
  
• Rekord törléséhez kattintson az első mezőtől balra található négyzetre, majd kattintson a Bejegyzés törlése lehetőségre. és kattintson az Igen gombra a rekord eltávolításához.

Kattintson az OK gombra ha kész.

Adatbázis és fődokumentum mentése

A Címlista mentése párbeszédpanel jelenik meg. Válassza ki, hová szeretné menteni az adatbázisfájlt, írja be a fájl nevét, és kattintson a Mentés gombra .

Tipp

Csak a fájlnevet írja be, és a Word hozzáadja az .mdb kiterjesztést, és elmenti a fájlt Microsoft Access adatbázisfájlként.

Mentsd el a fő dokumentumot , egy üres könyvtár, amely az adatbázisra hivatkozik, arra az esetre, ha később úgy döntene, hogy körbevonatot hajt végre. Zárja be a fő dokumentumot és Kilépés a Wordből .

Adatbázis megtekintése

Keresse meg az Access adatbázisfájlt, és nyissa meg. Megnyílik a Microsoft Access. Kattintson az Office_Address_List elemre a Táblázatok alatt címsor és a Wordben létrehozott adatbázistábla jelenik meg.

Visszatérés az adatbázishoz és az adatok szerkesztése

Nyissa meg a fő dokumentumot a Wordben. A Microsoft Word párbeszédpanel jelenik meg. Kattintson az Igen lehetőségre így a fő dokumentum információkat tud lekérni az adatbázisból. A Levelezések oldalon lapon kattintson a Címzettlista szerkesztése lehetőségre A Körlevél Címzettek párbeszédpanel jelenik meg. Az Adatforrás fejléc alatt válassza ki az adatbázisfájl nevét. Kattintson a Szerkesztés lehetőségre és az Adatforrás szerkesztése párbeszédpanel jelenik meg. Szerkessze az adatokat. Ha végzett, kattintson az OK gombra és kattintson az Igen gombra az adatbázis frissítéséhez. A Körlevélben Címzettek párbeszédpanelen finomíthatja az adatbázis adatait a Rendezés segítségével , Szűrő , Ismétlődések keresése , Keresés címzett és Címek érvényesítése lehetőségeket.

Kattintson az OK gombra amikor kész. Zárja be a fő dokumentumot . Kattintson a Mentés gombra . Lépjen ki a Wordből .

Tipp

A létrehozott adatbázis és a fő dokumentum segítségével címtár-levél-egyesítést végezhet a Wordben.