Számítógép-használat kormányhivatalokban

A vállalkozásokhoz hasonlóan az állami és szövetségi kormányhivatalok is használnak számítógépeket. A kormányzati alkalmazottaknak üléseket kell összeállítaniuk, és különféle jelentéseket kell kiosztaniuk. A Munkaügyi Statisztikai Hivatal szerint a számítógépek segítenek ezeknek a dolgozóknak felgyorsítani ezeket a feladatokat, mivel a legtöbb kormány által kibocsátott számítógép számos szoftvert tartalmaz, például szövegszerkesztőt, táblázatkezelőt és adatbázis-kezelő programot. A kormányhivatalok számítógép-használatába beletartoznak a különféle e-mail funkciók, a fizetések szétosztása, a nyilvántartások vezetése, sőt a levelezés koordinálása is.

E-mail funkciók

A számítógéppel rendelkező kormányhivatalok általában rendelkeznek valamilyen e-mail rendszerrel. Az e-mailek segítségével a kormányzati dolgozók e-maileket írhatnak, küldhetnek vagy olvashatnak más munkavállalóktól és a vállalaton kívüli személyektől. Például egy állami munkanélküli hivatal alkalmazottja e-mailben válaszolhat egy személy jogosultságra vonatkozó kérdésére. Ez elkerülhetetlenül időt takaríthat meg a dolgozónak, mivel nem kell telefonon beszélnie a személlyel. A kormányzati alkalmazottak e-maileket is használhatnak jelentések vagy prezentációk másolatainak terjesztésére.

Kifizetések elosztása

Az állami és szövetségi hivatalok számítógépeket használnak a kifizetések elosztására az emberek között. Ezeket a kifizetéseket a legtöbb társadalombiztosítási kifizetéshez hasonlóan elektronikusan vagy csekken is el lehet küldeni. Például az Internal Revenue Service általában csekket állít ki az embereknek a visszatérítésről. Hasonlóképpen, az államkincstári hivatalok gyakran küldenek állami visszatérítési csekket. A kormányhivatalok számítógépeket is használnak rokkantsági, Medicare, Medicaid és egyéb kifizetések küldésére vagy nyomtatására. A csekkeket általában a kormányhivatalok különböző nyomtatóin állítják elő.

Nyilvántartás

A Munkaügyi Statisztikai Hivatal szerint a kormány gyakran alkalmaz számítógépes programozókat vagy adatbázis-kezelőket, hogy nyilvántartsák az alkalmazottakat és az állampolgárokat. A legtöbb ilyen nyilvántartást nagy adatbázisokban tárolják, amelyekben tárolhatók az emberek neme, életkora, címe, telefonszáma és egyéb fontos információk. A kormányhivatalok nyilvántartást vezetnek a dátumokról is, például az adóbevallás időpontjáról, valamint az esedékes és befizetett összegekről. A számítógépes nyilvántartás elengedhetetlen funkciója a kormányhivatalok számára, mivel pontosságra és időszerűségre van szükség – hasonlóan a Medicaid kifizetésekhez.

Direct-Mail promóciók

Egyes kormányzati szervek vagy hivatalok számítógépeket használhatnak különféle reklámkampányok készítéséhez. A kormányzati dolgozók ezeket a különféle dokumentumokat a számítógépükön készíthetik elő, majd a nyomdán keresztül szakszerűen elkészíttetik őket. A kormányzati dolgozók különféle név- és címfájlokat használnak a postázás megszervezéséhez, majd közvetlenül borítékokra vagy brosúrákra nyomtatják azokat. Például az Egyesült Államok Postaszolgálata gyakran használ direkt-mail marketing programokat különféle termékeinek és szolgáltatásainak népszerűsítésére, mint például az emlékbélyegek vagy az expressz posta.