Kereshető PDF-adatbázis létrehozása
A Portable Document Format (PDF) fájl gyakran arra szolgál, hogy megőrizze egy másik programban létrehozott dokumentum formázását, például Word dokumentumot, táblázatot vagy összetett tervfájlt. A PDF-ek létrehozása és kezelése az Adobe Acrobat segítségével történik. PDF-adatbázisfájl beállításához a legjobb megoldás az, ha először adatbázis- vagy táblázatkezelő programmal, például Microsoft Excel-lel hozza létre. Ezután a fájlt PDF formátumba konvertálhatja, és hozzáadhatja az Adobe Acrobat keresősávját és indexfunkcióit, így a felhasználók könnyebben kereshetnek az adatbázisban.
Adatbázis konvertálása PDF-be (Ref. 1, 2)
1. lépés
Nyisson meg egy táblázatkezelő alkalmazást a számítógépén, és írja be az adatbázisba felvenni kívánt összes adatot. Ha adatbázis-programot használ, sokkal hatékonyabban tudja bevinni az adatokat, mintha a semmiből kezdene el egy PDF-fájlt. Mentse el a fájlt, ha elkészült.
2. lépés
Mentse el a fájlt PDF formátumban, ha olyan programot használ, amely lehetővé teszi ezt. Minden Microsoft Office program rendelkezik ezzel a lehetőséggel, amennyiben már telepítve van az Adobe Acrobat a számítógépére. Például az Excelben kattintson a "Microsoft Office" gombra, görgessen a "Mentés másként" elemre, és válassza a "PDF vagy XPS" lehetőséget. Írjon be egy fájlnevet, majd kattintson a "Közzététel" gombra. Más programokban előfordulhat, hogy az Adobe PDF Printer segítségével PDF formátumba nyomtathat. Nyissa meg a PDF-fájlt az Adobe Acrobat programban.
3. lépés
Konvertálja a fájlt az Adobe Acrobat segítségével, ha a 2. lépés nem lehetséges. Nyissa meg az Acrobat programot, és kattintson a "Fájl, PDF létrehozása, fájlból" elemre. Válassza ki a táblázatfájlt a „Megnyitás” párbeszédpanelen, majd kattintson a „Megnyitás” gombra. A fájl konvertálja, és új PDF-dokumentumot nyit meg. Kattintson a "Fájl, Mentés másként" gombra a fájl mentéséhez.
Keresési funkciók hozzáadása (3., 4. hivatkozás)
1. lépés
Nyissa meg az Adobe Acrobat "Keresés" eszköztárát. Alapértelmezés szerint meg lesz nyitva, de bármikor újra megtalálhatja a „Szerkesztés, keresés” lehetőség kiválasztásával. Használja bármelyik szót a dokumentumban.
2. lépés
A "Keresés" ablak segítségével összetettebb keresést tesz lehetővé. Kattintson a "Szerkesztés, keresés" gombra a megjelenítéséhez, vagy kattintson a "Keresés" eszköztár melletti nyílra, és kattintson a "Teljes Acrobat keresés megnyitása" gombra. Ez a funkció az Adobe Reader felhasználói számára is elérhető.
3. lépés
Hozzon létre egy indexet a PDF-hez, hogy a felhasználók kereshessenek az adatbázisban. Index hozzáadásához kattintson a "Speciális, dokumentumfeldolgozás, beágyazott index kezelése" elemre. Kattintson az "Index beágyazása" gombra. Kövesse az utasításokat, és kattintson az "OK" gombra. Az indexet a PDF-fájl tartalmazza, amikor kiosztja a címzettekhez.