A legjobb módja az e-mailek mentésének az Outlookból
Amikor a Microsoft Outlookot használja e-mail fiókjához, meg kell győződnie arról, hogy nyomon tudja követni az összes üzenetét, és bármikor vissza tudja nézni őket. Ezért fontos megérteni, mi a legjobb módja az e-mail üzenetek mentésének és tárolásának Outlook-fiókjából.
Mappák
A Microsoft szerint a legjobb gyakorlat az, ha megtartja az elolvasandó és feldolgozandó üzenetek beérkező leveleit, és további mappákat hoz létre, amelyeket bizonyos típusú levelekhez használhat. Hozzon létre egy "1-Reference" mappát. Kézzel dobjon el minden olyan üzenetet, amelyhez később vissza kell térnie, vagy még nem volt ideje elolvasni. Tegyen egy „1”-et elé, hogy az közvetlenül a beérkező levelek alatt jelenjen meg. Hozzon létre más mappákat, például a „Személyes” mappát, hogy tárolja a személyes e-maileket, és elkülönítse azokat a munkahelyi e-mailektől. Így nem kell attól tartanod, hogy munkatársaid a válla fölött átnézik a személyes üzeneteket. Létrehozhat egy mappát a levelezőlistás e-mailekhez, így az üzenetek átirányításra kerülnek egy mappába. Így nem kell teletömnie a beérkező leveleket olyan üzenetekkel, amelyeket esetleg el sem kell olvasnia.
Archívum
Állítsa be az összes mappát évente automatikus archiválásra. Az archiváló rendszer lehetővé teszi a fontos e-mailek elmentését anélkül, hogy bármit is tenne. Az Outlook kérheti, hogy válaszoljon, szeretné-e automatikusan archiválni az összes üzenetet. Kattintson az "Igen" gombra, és megkezdődik az archiválási folyamat. Üzenetei a beérkezett üzenetek mappából vagy más mappákból egy „Archívum” mappába kerülnek, amelyhez bármikor hozzáférhet. Az összes mappát utánozza az "Archívum" mappában. Ha például rendelkezik referencia-, személyes és üzleti mappákkal, akkor ugyanazt a három mappát fogja látni az „Archívum” alatt.
Az Outlook "Automatikus archiválása" funkciója alapértelmezés szerint be van kapcsolva, de testreszabhatja az archiválási rendszert is. Ehhez kattintson az "Eszközök" menüre. Kattintson az "Opciók" gombra, majd az "Egyéb" fülre. Válassza az "Automatikus archiválás" lehetőséget. Válassza az "Automatikus archiválás futtatása n naponként" lehetőséget, és adja meg, hogy hányat szeretne (például 14 naponta). Válassza ki a többi módosítani kívánt beállítást. Ha az összes mappára alkalmazni szeretné a módosításokat, válassza az "Apply These Settings to All Folders" (A beállítások alkalmazása az összes mappára) lehetőséget.