Hogyan készítsünk adatbázist a Microsoft Outlookból

Az Outlook egy személyes adatok kezelője, amelyet a Microsoft biztosít az Office Suite szoftvercsomag részeként. Ennek a praktikus programnak sok oldala van. E-mail kommunikációt, naptárat és feladatkezelőt biztosít. Az Outlook által biztosított egyik legfontosabb funkció a névjegyadatbázis kezelésének képessége. Ez elektronikus telefonkönyvként működik e-mail lehetőségekkel. Az Outlook használható önálló alkalmazásként vagy az Office-csomag más szoftvereivel együtt. Egy adatbázis indítása az Outlook használatával egyszerű folyamat, amely segít a rendszerezésben és időt takarít meg.

Adatbázis beállítása

1. lépés

Nyissa meg az Outlook programot a számítógépén.

2. lépés

Kattintson a "Fájl" elemre a képernyő tetején. Vigye le a mutatót az „Új” elemre, majd kattintson a „Kapcsolatfelvétel” lehetőségre. Ezzel megnyílik egy üres kapcsolatfelvételi űrlap.

3. lépés

Töltse ki az adatokat a kapcsolatfelvételi űrlapon. Ha egy mezőhöz több bejegyzést, például két telefonszámot szeretne megadni, használja a mező melletti lefelé mutató nyilat. Ezzel hozzáad egy második sort. Több levelezési cím esetén állítson be alapértelmezett körlevél-összevonást a megfelelő bejegyzés melletti "Ez a levelezési cím" jelölőnégyzet bejelölésével.

4. lépés

Nevezze el a kapcsolattartót a "DisplayAs" mezőbe való adatok megadásával. Az ennek az ügyfélnek küldött üzenetekben ez a név szerepel a „Címzett:” részben. Például, ha kitölt egy kapcsolatfelvételi űrlapot a FlowersRUs számára, ez lehet a vállalkozás neve, de lehet, hogy az üzeneteket Johnnak, a menedzsernek kell címezni. John neve a „DisplayAs” mezőbe kerülne.

5. lépés

Az űrlap alján kattintson a "Hozzáadás" gombra minden kapcsolat után a mentéshez.

6. lépés

Az adatok szerkesztéséhez kattintson duplán a kapcsolattartó nevére az Outlook képernyő bal oldalán.

Névjegy létrehozása e-mailből

1. lépés

Nyissa meg az e-mail üzenetet.

2. lépés

Kattintson a jobb gombbal a feladó nevére, megnyílik a beállítások menü.

3. lépés

Kattintson a "Hozzáadás a névjegyekhez" lehetőségre, amely a kurzor melletti menüben jelenik meg.

Adatbáziscsoportok létrehozása

1. lépés

Hozzon létre egy csoport mappát. Kattintson a "Fájl" elemre a képernyő tetején, majd válassza az "Új" és a "Mappa" lehetőséget.

2. lépés

Adjon nevet a mappának a megjelenő mezőben.

3. lépés

Válassza a "Kapcsolatfelvétel" lehetőséget a Mappa Tartalma mezőben. Kattintson a Mappa Tartalmazza melletti nyílra a lista megnyitásához, és jelölje ki a Névjegyek elemet.

4. lépés

Határozza meg, hol szeretné tárolni a mappát. Kattintson a merevlemezen lévő helyre, majd az „OK” gombra a mentéshez.

5. lépés

Húzza az egyes névjegyeket az új mappába.