Hogyan készítsünk címjegyzéket számítógépen
Címjegyzék létrehozása számítógépén nagyszerű módja annak, hogy minden névjegyét egy helyen tartsa. És a Microsoft Excel a legjobb szoftver, amellyel címjegyzéket készíthet számítógépen. Az Excel széles körben elérhető és mindenki számára elérhető, és nagyon könnyen használható. A címjegyzék Excelben való létrehozásához egyszerűen csak be kell állítani és formázni néhány oszlopot, majd be kell írni az adatokat. A címjegyzék beállítása után könnyen használható levelek egyesítésére vagy referencialistaként. Az alábbi utasítások segítenek a címjegyzék beállításában az Excel 2003 vagy az Excel 2007 programban.
1. lépés
Nyissa meg a Microsoft Excel programot a számítógépén. Látni fogja, hogy megnyílik egy táblázat előre meghatározott sorokkal és oszlopokkal. Ezeket a sorokat és oszlopokat fogja használni a címjegyzék beállításához.
2. lépés
Adjon hozzá egy címet a táblázat tetejéhez. Ez segít megjegyezni, hogy egy adott címjegyzékben milyen információk vannak. Különböző célokra különböző címjegyzékeket kell beállítania – például egyet a könyvklub tagjainak, egyet pedig a családtagoknak. A világos cím segít abban, hogy mindent rendben tartson. Tegye félkövérre a címet, és növelje a betűtípus méretét a felső eszköztáron található eszközök segítségével.
3. lépés
Hagyjon ki néhány sort a cím után, és adja meg a címjegyzékben található oszlopok fejléceit. A következő oszlopfejlécek nagyon hasznosak lesznek:Név, Cím, város, állam, irányítószám, telefonszám, faxszám és e-mail cím. Írja be ezeket a címsorokat az A-tól H-ig terjedő oszlopokba. Nagyon fontos, hogy minden tétel külön oszlopba kerüljön.
4. lépés
Középre és félkövérre szedve az oszlopfejléceket. Ehhez kattintson a sorszámra a címsor bal oldalán. Ezzel kiemeli vagy kijelöli a teljes sort. Ezután használja a félkövér és középső eszközöket a felső eszköztáron.
5. lépés
Adja meg a kapcsolattartási adatokat minden oszlopban. Az egyes elérhetőségek adatait külön sorban kell megadni. Attól függően, hogy hány kapcsolata van, ez eltarthat egy ideig. De ne feledje, ezt csak egyszer kell megtennie. A jövőben csak új névjegyeket kell hozzáadnia és frissítenie kell az információkat. Ha nem rendelkezik bizonyos információkkal bizonyos kapcsolatokról, hagyja üresen a cellát. Ne felejtse el használni a kétbetűs rövidítéseket, amelyeket a posta megkövetel.
6. lépés
Formázza meg az Irányítószám oszlop szövegét, hogy az összes irányítószám egyforma legyen. Jelölje ki az oszlop összes szövegét, kivéve az oszlopfejlécet. Kattintson a jobb gombbal a kiemelt cellákra, és válassza a "Cellák formázása" lehetőséget. Kattintson a "Szám" fülre, majd a "Kategória" mezőben kattintson a "Különleges" elemre. Kattintson az „Irányítószám” vagy az „Irányítószám+4” elemre a „Típus” mezőben. Kattintson az "OK" gombra. Ezzel az összes irányítószám egyforma lesz.
7. lépés
Formázza a Telefonszám oszlopban lévő szöveget úgy, hogy az oszlopban lévő összes telefonszám egyforma legyen. Jelölje ki a Telefonszám oszlopban található szöveget, kivéve az oszlopfejlécet. Kattintson a jobb gombbal rá, és válassza a "Cellák formázása" lehetőséget. A "Szám" lapon válassza a "Kategória" mezőben a "Különleges" lehetőséget. Kattintson a "Telefonszám" elemre a "Típus" mezőben. Kattintson az „OK” gombra.