Milyen praktikusan használható az Excel?

Az Excel jó hírnevet szerzett a számviteli osztályokon való használatáról, és bár matematikai funkciói létfontosságúak a könyvelésben, a program táblázatai és diagramjai mindenben segítenek, az élelmiszerbolt-lista összeállításától a tudományos feljegyzések elemzéséig. A Wordről az Excelre való átállás a napi feladatok elvégzéséhez elsőre ijesztőnek tűnhet, de ha megszokja a táblázatkezelést, az Excel sokkal egyszerűbbé teszi a rendszerezést és a számításokat.

Lista készítése otthonra vagy munkahelyre

Az Excel egyik legegyszerűbb, de legalapvetőbb képessége az adatok rendszerezése . Az Excel nem tud versenyezni a Microsoft Access-szel az összetett adatbázisok felépítésében, de a mindennapi rendszerezéshez az Excel számos funkcióval rendelkezik, és sokkal könnyebben használható. Lista készítéséhez csak írja be azokat a cellákat, amelyekre szüksége van – akár egy alapvető, kétoszlopos élelmiszerbolt-listára, akár egy leltárra vagy a teljes könyvtár katalógusára van szüksége, az Excel segít a helyükön tartani az adatokat, valamint gondoskodik a rendezésről és a keresésről.

Ha többletmunkát nem igénylő, igényesebb elrendezést szeretne, kezdje a sablonnal a Fájl menü "Új" oldalán való kereséssel Excel 2010-ben vagy 2013-ban. A Microsoft számos ingyenes sablont kínál a listák összeállításához, a sportolóktól kezdve a számlákon át a telefonkönyvekig.

Adatainak ábrázolása diagramon

Írjon be egy adattartományt az Excelbe, és a program automatikusan diagramként vagy grafikonként jeleníti meg azokat. Az adatok beírása után jelölje ki azokat, és válasszon egy diagramstílust a Beszúrás lapon. Az Excel 2013 még egyszerűbbé teszi a folyamatot az „Ajánlott diagramok segítségével " gombot, amely beolvassa az adatokat, és megtekintheti a legrelevánsabb diagramok előnézetét.

Az adatok helyes elrendezése egy diagramhoz némi gyakorlatot igényel. Például kördiagram létrehozásához használjon két oszlopot:az első címkéket, a második pedig százalékokat tartalmaz. Hasonlóképpen, egy vonaldiagram csak két oszlopot használ:egyet a címkékhez, egy másikat az Y tengelyen lévő pontokhoz. Ha az adatok X és Y koordinátákat tartalmaznak, használjon helyette szóródiagramot.

Könyvelés automatizálása funkciókkal

Az Excel funkciói automatizálják a matematikai képleteket, leegyszerűsítve a könyvelést, könyvelést és egyéb adatok nyomon követését. Az egyik leggyakoribb függvény, a SUM, összeadja a többi cellát, és egygombos parancsikonja van:válasszon ki egy cellacsoportot, és nyomja meg az "Alt-Equals" billentyűket az összeg kitöltéséhez . Egyes funkciók elemzik a cellák tartalmát, és akár szöveggel is működhetnek. Az EXACT például ellenőrzi, hogy két cella tartalma megegyezik-e, és az „IGAZ” vagy „HAMIS” értéket adja vissza.

Függvény megadásához írjon be egy egyenlőségjelet, a függvény nevét és egy nyitott zárójelet , majd töltse ki a változóit úgy, hogy a többi cellára kattint, hogy a tartalmukra hivatkozzon. Bármely függvény használatának irányított magyarázatához válassza ki azt a Képletek lap Függvénytárából.

Számítás összetett képletekkel

Ha a legtöbbet szeretné kihozni az Excel funkcióiból, fűzze össze őket többrészes képletekben bonyolult számítások elvégzéséhez. Szinte bármilyen funkciókészlet együtt tud működni. Például adjon hozzá egy cellaoszlopot, majd kerekítse a legközelebbi százra a SUM és ROUND kombinációval:=ROUND(SUM(A1:A5), -2) az A1-től A5-ig terjedő cellák összegét a tizedesjegytől számított két helyig kerekíti, így kerek százas helyet kap.

A képletek más képletekre is hivatkozhatnak. Az egyik felhasználási mód a vállalkozása számláinak és kifizetéseinek gyors nyomon követése. Adja össze az ügyfél számláit az egyik oszlopban, a befizetéseket a második oszlopban, majd a HA függvény segítségével adjon ki egy egyszerű választ:=IF(B10>=A10"KIFIZETETT","KIFIZETÉS") ellenőrzi, hogy a B10-ben szereplő befizetések összege eléri-e vagy meghaladja-e az A10-ben szereplő díjak összegét, és egyszerű szöveggel jelenti a „KIFIZETETT” vagy „KIFIZETETT” szöveget.