Milyen előnyei vannak a táblázatoknak?

Egy pillantás a Microsoft Excel, a Google Docs és az OpenOffice Calc számára elérhető ingyenes sablonok skálájára azt mutatja, hogy a táblázatok minden képzettségi szintű otthoni és üzleti felhasználó számára hasznosak. A mögöttes előny – függetlenül attól, hogy hogyan használja őket – az, hogy viszonylag egyszerűen tudja a nyers adatokat hasznos információvá alakítani.

Számítási és hibakezelési lehetőségek

A táblázatokban található beépített számológépek, képletek és függvények időt takarítanak meg és javítják a matematikai pontosságot. A szöveges karakterláncok kezeléséhez képleteket és függvényeket is használhat. Például elválaszthatja az utó- és vezetékneveket a teljes névtől, vagy megkeresheti és lecserélheti a szavakat vagy karaktereket egy karakterláncban egy másik szóval vagy karakterkészlettel. A képletek összekapcsolhatják és azonnal frissíthetik a cellákat a táblázatban, ha egy cella értéke megváltozik. Ha mégis hibázik, a beépített hibakezelési képességek megjelölik, és információt adnak a helytelen cellaértékről.

Mi lenne, ha forgatókönyvek

A táblázatok támogatják az alapvető és haladó adatmodellezést, amely mind az otthoni, mind az üzleti felhasználók számára előnyös lehet. Az otthoni felhasználó létrehozhat egy alapvető „mi lenne, ha” forgatókönyvet, hogy megnézze, hogyan befolyásolja a költségvetését egyetlen változó, például a benzin vagy az élelmiszer árának megváltoztatása. Az üzleti felhasználók számára nagyobb hasznot húzhat egy összetett forgatókönyv, amely megmutatja, hogy egynél több változó megváltoztatása hogyan befolyásolja a megtérülési vagy a nyereség-volumen-költség elemzést. A fejlett adatmodellezési technikák, például a pivot táblák és diagramok hasznosak az adatok rendezéséhez és összegzéséhez az eredeti adatelrendezés megváltoztatása nélkül.

Formázás és stílus

A táblázatok számos megjelenítési és formázási lehetőséget kínálnak, amelyek nemcsak az olvashatóságot javítják, hanem lehetővé teszik az adatok külső jelentésekben és prezentációkban történő felhasználását is. A stílusbeállítások lehetővé teszik a betűtípusok, a betűméretek, a háttér- és a szövegszínek, valamint a cellaszegélyek módosítását a szép megjelenés érdekében. A nyomtatási beállítások lehetővé teszik egy adott nyomtatási terület meghatározását, és a táblázat egészének vagy egy meghatározott részének kinyomtatását. A grafikonok és diagramok beállításai hasznosak az adatok jelentésben vagy diavetítésben való megjelenítéséhez.

Kapcsolatok és programkompatibilitás

A táblázatok olyan funkciókkal rendelkeznek, amelyek lehetővé teszik más forrásokból származó adatok, szöveg- és képfájlok beszerzését és felhasználását, valamint adatok megosztását szövegszerkesztővel, e-mailekkel, adatbázis- és prezentációs programokkal. A kapcsolatfelvételi adatokat tartalmazó táblázat segítségével űrlapleveleket hozhat létre körlevélben, vagy exportálhatja a táblázat adatait egy adatbázis-programba. A különféle mentési lehetőségek azt jelentik, hogy egynél több vállalat szoftverével is használhat táblázatokat. A mentési beállítások például azt jelentik, hogy használhat Excel-táblázatot egy OpenOffice programban, és használhat OpenOffice Calc programot egy Microsoft Office programban.