Mit kell tennie, ha telefonon fogadja a verbális utasításokat?

Ha telefonon fogadja a verbális utasításokat, döntő fontosságú, hogy figyelmes és pontos megértést biztosítson. Itt van egy bontás arról, hogy mit kell tennie:

Az utasítások során:

* Figyeljen figyelmesen: Minimalizálja a zavaró tényezőket, és összpontosítson kizárólag a beszélgetésre.

* Tegyen fel tisztító kérdéseket: Ne habozzon, kérjen tisztázást, ha valami nem egyértelmű. Az utasítások újrafogalmazása a saját szavaival, hogy megbizonyosodjon arról, hogy helyesen érti őket ("Tehát, ha jól értem, akkor azt akarja, hogy ...")

* jegyzetek készítése: Jelentkezzen le a legfontosabb részletek, dátumok, idők, nevek, számok és bármilyen konkrét lépés. Használjon rövidítést, ha szükséges, de győződjön meg arról, hogy a jegyzetek olvashatók -e az Ön számára.

* Ismételje meg az utasításokat: Minden egyes lépés vagy szakasz után összefoglalja, amit hallott a pontosság megerősítésére. Ez különösen fontos az összetett utasításokhoz. ("Csak azért, hogy biztos lehessen, szeretné, ha holnap 17 óráig elküldenék a jelentést e -mailben John Doe -nak, igaz?")

* erősítse meg a következő lépéseket: Kérdezze meg a folyamat következő lépéseit és a jelenlegi feladat elvégzése után.

* Légy udvarias és tiszteletteljes: Tartson egy profi és udvarias hangot a beszélgetés során.

Az utasítások után:

* Tekintse át a jegyzeteit: Miután a hívás véget ért, azonnal vizsgálja felül a jegyzeteit, hogy biztosítsa pontosságát és teljességét.

* Követés (ha szükséges): Ha valami nem egyértelmű, vagy további magyarázatra van szüksége, ne habozzon, hogy azonnal kapcsolatba lépjen a személyrel.

* Szervezze meg jegyzeteit: Az utasítások elvégzésekor tartsa rendezvényeit és hozzáférhetőségét.

* Gondosan hajtsa végre az utasításokat: Figyeljen a részletekre, miközben elvégzi a feladatot.

Ezen lépések betartásával jelentősen csökkentheti a téves értelmezés kockázatát, és biztosíthatja a kijelölt feladatok sikeres elvégzését.