Mik az alapvető telefonszabályok?
1. Légy udvarias és tiszteletteljes. Amikor felveszi a telefont, üdvözölje a hívót barátságos és professzionális üdvözlettel. Mutassa be magát, és kérdezze meg, hogyan segíthet nekik. Legyen türelmes, és hallgassa meg a hívó mondanivalóját, mielőtt válaszolna.
2. Beszéljen világosan és tömören. Amikor telefonon beszél, ügyeljen arra, hogy szavait egyértelműen mondja ki, hogy a hívó fél megértse Önt. Kerülje a szleng vagy zsargon használatát, amelyet a hívó esetleg nem ismer. Legyen rövid és lényegre törő, és kerülje a túl hosszú tépelődést.
3. Legyen figyelmes. Amikor a hívó beszél, fordítsa rá teljes figyelmét. Ne szakítsa félbe őket, és ne kezdjen el felettük beszélni. Ha szünetet kell tartania, vagy utána kell néznie valaminek, értesítse a hívót, nehogy azt gondolja, hogy letette a telefont.
4. Legyen bizalmas. Ha a hívó bizalmas információkat oszt meg Önnel, tartsa tiszteletben magánéletét, és ne ossza meg másokkal.
5. Udvariasan fejezze be a beszélgetést. Ha befejezte a beszélgetést a hívóval, köszönje meg neki a hívását, és tudassa vele, hogy szívesen segít. Ha tartásba kell helyeznie őket, feltétlenül tájékoztassa őket, és becsülje meg, mennyi ideig lesznek felfüggesztve.