Milyen információkat kell beírni egy telefonos üzenetbe?

Amikor telefonüzenetet kap, fontos, hogy a lehető legtöbb információt kapja meg a hívótól. A körülményektől függően a szükséges részletek változhatnak, de néhány gyakori információ, amelyet a telefonüzenetben szerepeltetni kell, a következők:

- Hívó neve: Lehetőség szerint a hívó teljes nevének feltüntetése a pontos azonosítás és a megfelelő dokumentáció érdekében.

- Hívó telefonszáma: Ez elengedhetetlen abban az esetben, ha vissza kell hívnia, vagy bármilyen információt tisztáznia kell. Ügyeljen arra, hogy megkapja a teljes telefonszámot, beleértve az országkódot vagy a körzetszámot, ha van ilyen.

- A hívás dátuma és ideje: A hívás fogadásának pontos dátumának és időpontjának feljegyzése a nyilvántartás szempontjából fontos.

- A hívás célja: Kérje meg a hívót, hogy röviden magyarázza el a hívás okát. Jegyezze fel üzenetük vagy a fő kérés legfontosabb pontjait.

- Intézkedés szükséges: Ha a hívó konkrét műveletet vagy választ kér, feltétlenül jegyezze fel egyértelműen, hogy mi az. Legyen szó visszahívásról, valaki másnak továbbítandó üzenetről vagy elvégzendő feladatról, gondoskodjon arról, hogy pontosan megértse és dokumentálja a szükséges műveletet.

- Egyéb részletek: A hívó fél által megadott bármely további releváns információ, például egy konkrét kapcsolattartó neve, határidő vagy az üzenettel vagy kéréssel kapcsolatos további részletek.

- Sürgősség: Ha a hívás sürgős, ezt egyértelműen jelezze az üzenetben. Ez segít a szükséges válasz vagy intézkedés prioritásainak meghatározásában.

- Az Ön neve: Ha valaki másnak írja a telefonüzenetet, jelentkezzen be a saját nevével, hogy tudja, ki vette át az üzenetet.

Ne felejtse el pontosnak és teljesnek lennie a telefonüzenetek dokumentációjában. Ez segít abban, hogy minden szükséges intézkedést vagy választ hatékonyan hajtsanak végre, elkerülve a félreértéseket vagy a zűrzavart.