Hogyan válaszol a telefonra?
1. Készítsen köszöntőt :
- Készítsen meleg és professzionális üdvözletet, például:"Jó reggelt/délutánt, ez [az Ön neve] a [cégétől/szervezetétől]."
2. Beszélj tisztán :
- Mondja ki világosan a szavait, és tartsa be az egyenletes beszédtempót.
3. Legyen udvarias és udvarias :
- Használjon tiszteletteljes nyelvezetet, és a beszélgetés során tartson barátságos hangnemet.
4. Ismerje meg magát :
- Világosan adja meg nevét és az Ön által képviselt céget vagy szervezetet.
5. Kérdezze meg, hogyan segíthet :
- Érdeklődjön, hogy tud-e bármilyen módon segíteni a hívónak, vagy szeretne-e valakivel beszélni.
6. Hívások átirányítása :
- Ha a hívót át kell irányítani, röviden magyarázza el az átirányítás okát, és győződjön meg arról, hogy a hívás átadása előtt jól érzi magát.
7. Hívások rögzítése :
- Tájékoztassa a hívót, ha a hívást minőség-ellenőrzési célból rögzítik.
8. Üzenetek fogadása :
- Ha az a személy, akivel a hívó beszélni szeretne, nem elérhető, ajánlja fel az üzenet fogadását. Jegyezze fel pontosan a nevüket, elérhetőségüket és az üzenet jellegét.
9. Legyen segítőkész és türelmes :
- Aktívan hallgassa meg a hívót, és próbáljon a legjobb tudása szerint segíteni neki. Légy türelmes és megértő, ha idegesek vagy frusztráltak.
10. Kegyelmesen fejezze be a beszélgetést :
- Amikor a beszélgetés véget ért, köszönje meg a hívónak, hogy felvette a kapcsolatot cégével vagy szervezetével, és udvariasan búcsúzott el tőle.
11. Nyomon követés :
- Ha szükséges, haladéktalanul kövesse a hívás során tett ígéreteit vagy kötelezettségvállalásait.
Ne feledje, hogy a telefon professzionális fogadása pozitív első benyomást kelt az Ön cége vagy szervezete számára, és megadja az alaphangot a hívóval folytatott teljes interakcióhoz.