Hogyan válaszol a telefonra?

1. Készítsen köszöntőt :

- Készítsen meleg és professzionális üdvözletet, például:"Jó reggelt/délutánt, ez [az Ön neve] a [cégétől/szervezetétől]."

2. Beszélj tisztán :

- Mondja ki világosan a szavait, és tartsa be az egyenletes beszédtempót.

3. Legyen udvarias és udvarias :

- Használjon tiszteletteljes nyelvezetet, és a beszélgetés során tartson barátságos hangnemet.

4. Ismerje meg magát :

- Világosan adja meg nevét és az Ön által képviselt céget vagy szervezetet.

5. Kérdezze meg, hogyan segíthet :

- Érdeklődjön, hogy tud-e bármilyen módon segíteni a hívónak, vagy szeretne-e valakivel beszélni.

6. Hívások átirányítása :

- Ha a hívót át kell irányítani, röviden magyarázza el az átirányítás okát, és győződjön meg arról, hogy a hívás átadása előtt jól érzi magát.

7. Hívások rögzítése :

- Tájékoztassa a hívót, ha a hívást minőség-ellenőrzési célból rögzítik.

8. Üzenetek fogadása :

- Ha az a személy, akivel a hívó beszélni szeretne, nem elérhető, ajánlja fel az üzenet fogadását. Jegyezze fel pontosan a nevüket, elérhetőségüket és az üzenet jellegét.

9. Legyen segítőkész és türelmes :

- Aktívan hallgassa meg a hívót, és próbáljon a legjobb tudása szerint segíteni neki. Légy türelmes és megértő, ha idegesek vagy frusztráltak.

10. Kegyelmesen fejezze be a beszélgetést :

- Amikor a beszélgetés véget ért, köszönje meg a hívónak, hogy felvette a kapcsolatot cégével vagy szervezetével, és udvariasan búcsúzott el tőle.

11. Nyomon követés :

- Ha szükséges, haladéktalanul kövesse a hívás során tett ígéreteit vagy kötelezettségvállalásait.

Ne feledje, hogy a telefon professzionális fogadása pozitív első benyomást kelt az Ön cége vagy szervezete számára, és megadja az alaphangot a hívóval folytatott teljes interakcióhoz.