Hogyan reagál azokra az egyénekre, akiknek konkrét kérdése van, és nincs mód rá válaszolni, mert ez az Ön földrajzi területére vonatkozik. Beszéljen felügyelők?
>1. Nyugtázza a Megkeresést :
Kezdje válaszát a kérdés tudomásul vételével és a megértés kimutatásával. Mondjon valami ilyesmit:"Köszönöm, hogy megkeresett kérdésével. Megértem aggodalmát, és szeretnék segíteni a megfelelő források megtalálásában."
>2. Tisztázza a földrajzi korlátokat:
Finoman magyarázza el, hogy felelőssége és szakértelme egy adott földrajzi területre korlátozódik. Említse meg, hogy előfordulhat, hogy nem rendelkezik teljesen felszereltséggel a kijelölt területen kívüli kérdések megválaszolására.
>3. Adja meg a releváns információkat:
Ha bármilyen releváns információval vagy forrással rendelkezik az Ön földrajzi hatókörén belül, ossza meg azokat az adott személlyel. Ez azt mutatja, hogy hajlandó bármilyen módon segíteni.
>4. Alternatív elérhetőségek felajánlása:
Tájékoztassa az egyént olyan alternatív kapcsolatokról vagy részlegekről, amelyek jobban fel vannak szerelve az adott kérdés kezelésére. Adja meg a releváns elérhetőségeket, vagy ajánljon konkrét webhelyeket vagy forrásokat.
>5. Eszkalálja, ha szükséges:
Ha az egyén kérdése időérzékeny vagy kulcsfontosságú, és nincs más kapcsolatfelvételi lehetőség, fontolja meg, hogy továbbítsa az ügyet a feletteséhez. Magyarázza el a helyzetet, és adja meg az egyén elérhetőségét további segítségért.
>6. Nyomon követés:
Ha megígérte, hogy további információkkal vagy forrásokkal fog szolgálni, tegye meg azonnal. Ez azt mutatja, hogy elkötelezett az iránt, hogy foglalkozzon aggályaikkal.
>7. Udvarias nyelvezet használata:
A beszélgetés során használjon udvarias és udvarias nyelvezetet. Ne tűnjön elutasítónak vagy érdektelennek, mert szeretné megőrizni a pozitív és professzionális hozzáállást.
>8. Hangsúlyozza az együttműködést:
Emelje ki azt a tényt, hogy mindent megtesz azért, hogy segítsen nekik megtalálni a megfelelő forrásokat, és értékeli az információkeresésben tett erőfeszítéseiket.
>9. Dokumentálja az interakciót:
Vezessen nyilvántartást az interakcióról, beleértve az egyén kérdését, az Ön által tisztázott korlátozásokat és a megadott alternatív elérhetőségeket. Ez a dokumentáció hasznos lehet, ha az üggyel kapcsolatos jövőbeni megkeresések merülnek fel.
>10. Kérjen útmutatást a felügyelőktől:
Ha gyakran találkozik hasonló helyzetekkel, fontolja meg, hogy beszélje meg őket feletteseivel. További útmutatást adhatnak az ilyen kérések hatékony kezeléséhez és a szervezeten belüli egyszerűsített kommunikáció biztosításához.
Ha követi ezeket a lépéseket, professzionális és segítőkész módon válaszolhat meg konkrét kérdéseket a domainjén kívül, így biztosítva, hogy az egyének megfelelő segítséget kapjanak, miközben továbbra is az Ön földrajzi területén belüli felelősségére összpontosít.