Csekk nyomtatása Excel segítségével
Ha kisvállalkozást vezet, a bérszámfejtés költséges és időigényes része a műveleteknek. A technológiának köszönhetően azonban nem kell harmadik féltől származó szolgáltatást fizetnie, vagy drága szoftverekbe fektetni, hogy papíralapú csekkeket készítsen. Könnyedén kinyomtathatja a bérszámfejtési csekkeket az Excelből, de elengedhetetlen, hogy megfelelő papírral és tintával rendelkezzen a nyomtatáshoz, hogy az alkalmazottak el tudják helyezni fizetésüket.
Ellenőrizze a nyomtatási sablont Excelben
Az első lépés, ha bérszámfejtési csekket szeretne nyomtatni az Excelből, keressen egy sablont. Ezeket könnyen megtalálhatja a webes kereséssel. Az Excelhez biztosított alapsablonok nem tartalmaznak csekket, de hasznos sablonokat találhat a dokumentációhoz, például a munkaidő-nyilvántartáshoz.
Miután megtalálta és letöltötte az Excelhez készült csekknyomtatási sablont, meg kell adnia a címzettre és a folyósított pénzre vonatkozó információkat. A csekket PDF formátumban menti el, majd kinyomtathatja és kioszthatja az alkalmazottnak.
Nem elég egy csekknyomtatási sablon PDF. A pénzintézetek szorgalmasan védik a csalásokat, ezért nem lehet egy csekket sima papírra nyomtatni és hivatalosként kiadni. Ha lehetséges, szerezze be a követelményeket azoktól a pénzintézetektől, amelyeket alkalmazottai használnak annak biztosítására, hogy a csekkjeit ne utasítsák vissza. Ezek közé tartozhatnak a papír, a méret és a betűtípus specifikációi.
A megfelelő papír megtalálása
Miután az Excelben használta a csekknyomtatási sablont, és létrehozta a csekkeket PDF formátumban, a következő lépés annak megerősítése, hogy a csekkekhez használandó papír és tinta működik a már meglévő nyomtatóval. Ha nem, akkor új nyomtatót kell vásárolnia.
Amikor a csekket nyomtatóra nyomtatja, a mindennapi nyomtatáshoz használtnál nehezebb papírra kell lennie. Például:Bank of America megköveteli, hogy a csekkeket papíron kell elkészíteni, és az alábbi specifikációkkal kell rendelkeznie:
- 7,75 x 2,75 hüvelyk és 8,75 x 3,667 hüvelyk közötti méret
- 24 és 44 font közötti tömeg
- A papírszemcse vízszintesen fut.
A jó hír az, hogy vásárolhat csekknyomtató papír amely kielégíti a legtöbb banki követelményt. Látogasson el egy helyi irodaszer boltba, vagy vásároljon online, és ellenőrizze, hogy a papír kompatibilis-e az Ön által használt nyomtatótípussal.
A megfelelő tinta megtalálása
Az ellenőrzéseket nem csak szabványos tintapatronokat használó nyomtatón keresztül futtathatja. A bankok megkövetelik a mágneses tinta karakterfelismerését tinta vagy toner az ellenőrzésekhez. Ha tintasugaras nyomtatón nyomtat, MICR-tintára van szüksége, míg a csekkek lézernyomtatóval történő nyomtatásához MICR-tonert kell használni.
Ha Excelből szeretne bérszámfejtési csekket nyomtatni, ügyeljen a banki követelményekre a tintára is. A Bank of America esetében nem használhatja a kétoldalas módot a csekkek kinyomtatására. Ha a bérszámfejtési csekkjei kétoldalasak, a hátoldalát nem MICR tintával kell nyomtatni. Ha biztonsági funkciókat, például vízjeleket vagy vegyi üregeket használ a manipuláció megelőzésére, győződjön meg arról, hogy a nyomtatási folyamat megfelel a célbankok előírásainak.