A fájlkezelő rendszer előnyei
Ahogy vállalkozása a digitális terjesztés korába lép, el kell döntenie, hogy áttér-e a papíralapú iktatórendszerről a digitális fájlkezelő rendszerre. Noha a teljesen számítógépes irattári rendszerre való átállás megfélemlítőnek tűnhet, a digitális irattári rendszer jelentős előnyei sokakat az átállásba késztetnek.
Csökkentett költség
A dokumentumok tárolására fordított ingatlanbérleti költségek miatt a digitális iktatás azonnal megtérül, amint bevezetésre kerül. Mivel nincs fizikai papírmunka, a dokumentumok kezelésének és oda-vissza továbbításának költségei jelentősen csökkennek. Ez azt is lehetővé teszi, hogy a papírként tárolandó dokumentumokat kisebb és olcsóbb helyekre iktassák.
Going Green
Vállalkozása szénlábnyomának csökkentése fontos tényező lehet a mai zöld gondolkodású fogyasztói bázis elérésében. Nagymértékben javíthatja a cég imázsát, adókedvezményeket biztosíthat és csökkentheti az ellátás költségeit. A digitális irattári rendszer pozitívan megváltoztathatja a vállalkozás alapjait, a „zöldebb” rendszerre való átállás pedig bőséges hirdetési lehetőséget kínál.
Simább munkafolyamat
A fizikailag iktatott és tárolt dokumentumok nyomtatott példányainak lekérése hosszadalmas folyamat lehet, amely emberi tévedéstől, biztonsági problémáktól és fizikai veszteségtől is megtörténhet. Ez nem így van a digitális rendszereknél. Egy dokumentum pillanatokon belül elérhető a rászoruló személy asztalánál. Ez rövidebb munkaidőt eredményez, ami gyorsabb előrehaladást és több időt biztosít a projektek fejlesztésére.
Magasabb biztonság
Míg a hagyományos papíralapú irattári rendszert bárki megnyithatja és megtekintheti, aki hozzáfér, a digitális irattári rendszer különböző szintű védelmet nyújthat, amely képes megőrizni a dokumentumok bizalmas kezelését. A jelszavak, a különböző felhasználók számára meghatározott mappák, az adattitkosítás és az ellenőrzési nyomvonalak használatával, amelyek lehetővé teszik, hogy nyilvántartsák, ki milyen fájlokhoz férhetett hozzá és mikor, a fájlkezelő rendszer sokkal nagyobb biztonságban tudja megőrizni dokumentumait.
Megbízható archiválás
A papíralapú dokumentumok és akták túlzott kezelés, tűzkár, árvízkár és egyéb természeti katasztrófák következtében megsemmisülhetnek. Mivel az adatok a világ bármely pontján tárolhatók szervereken, biztonságosan archiválhatja üzleti dokumentumait anélkül, hogy stresszelnie kellene az esetleges anyagi károk miatt. Archivált adatait hordozhatóvá is teheti, például levehető merevlemezek, USB-meghajtók és CD-k használatával.