Az értekezlet jegyzőkönyveinek megszervezése a Word használatával
Ha úgy gondolja, hogy a „bizottság olyan testület, amely jegyzőkönyvet vezet és órákat veszít”, akkor több tucat olvasó társaságában van legalább 1934-től napjainkig.
A való világban azonban a percek vezetése segíthet órákat megspórolni – órákat vesztegetett azzal, hogy emlékezni próbál, ki mit, mikor és miért döntött. Amikor az Ön feladata egy szervezet jegyzőkönyveinek megírása és karbantartása, először határozza meg, hogy a jegyzőkönyvnek milyen elemeket kell tartalmaznia, majd keressen vagy hozzon létre egy sablont, amely tartalmazza ezeket az elemeket.
Miért számítanak a percek
Az ülések jegyzőkönyvei átláthatóságot biztosítanak a szervezet döntéshozatalában, és fontos feljegyzésként szolgálnak a csoport által hozott döntésekről. Ezenkívül elszámoltathatóvá teszik a tagokat azáltal, hogy egyértelműen kijelentik, hogy a tagok milyen lépésekben vállalták. Idővel forrást jelentenek a szervezet történetéhez, segítik az új tagokat a problémák és a döntések felgyorsításában, és ablakot adnak a szervezet növekedésébe. A szervezet összetettségétől és fókuszától függően a jegyzőkönyv lehet tömör összefoglaló vagy részletes könyvelés.
A tényleges jegyzőkönyv elemei
Függetlenül a szervezet méretétől vagy az értekezleten résztvevők számától, az értekezlet jegyzőkönyvének minimálisan tartalmaznia kell az alábbi információkat:
- Dátum, időpont és a résztvevők listája
- Az előző ülés jegyzőkönyvének frissítése/összefoglalója
- Az ülés napirendje
- A döntések vagy szavazatok jegyzőkönyve
- Egyértelmű nyilatkozat minden műveleti elemről vagy „teendőkről”
Ha szervezetének pontos elszámoltathatóságra és részletes jegyzőkönyvekre van szüksége, a Robert's Rules of Order, amelyet a szervezetek általában az ülések lebonyolításához használnak, meghatározza a jegyzőkönyv fontos elemeit és formáit.
Word-sablonok használata
A Word egy sor sablont kínál az értekezlet jegyzőkönyvéhez.
1. lépés:Keressen egy Word perc sablont.
Válassza a Fájl lehetőséget majd az Új lehetőséget . Írja be a „perc” kifejezést keresőkifejezésként, majd nyomja meg az Enter billentyűt . Ez a keresés néhány tucat sablont ad vissza, amelyek közül 12 kifejezetten az értekezletekre vonatkozik, némelyik „formális”, néhány „informális”, néhány pedig olyan szervezetekre vonatkozik, mint például a PTA-k. Az értekezlet jegyzőkönyvéhez szűkítse a keresést a Meeting kiválasztásával a jobb oldalsávban.
Ebben a példában kattintson a Formális megbeszélés jegyzőkönyve lehetőségre a legrobusztusabb elemkészlet kiválasztásához, majd kattintson a Létrehozás gombra gombbal indíthat el egy Word-dokumentumot ezen a sablonon.
2. lépés:Győződjön meg arról, hogy a sablon tartalmazza a szükséges tartalmat.
Elemezze a sablont, és fontolja meg a belefoglalni kívánt elemeket, figyelembe véve a szervezet igényeit. Egy kötetlenebb összejövetelhez helyettesítheti például a Rendelés hívása lehetőséget szakaszt egy informálisabb résszel, amely csak a találkozó dátumát, helyét és időpontját tartalmazza, vagy cserélje ki a Rendelés szakasz a résztvevők egyszerű listájával.
3. lépés:Cserélje ki a helyőrző mezőket saját adataival.
Cserélje ki a szövegmezőket a szervezete szempontjából releváns tartalommal úgy, hogy duplán kattintson a helyőrző szövegére, és írja be saját tartalmát. Például kattintson a Nyitott probléma/vita összefoglalója listaelemre és írja be a saját szövegét.
Sok sablon, köztük ez is, adatmezőket tartalmaz, például a szervezet nevét, tisztségviselőit vagy bizonyos általános elemeket. Miután beírt egy szöveget egy mezőbe, az a szöveg kitölti a mező összes példányát – például a "Sekretary Name" egy olyan mező, amely a "Benjamin Franklin" beírása után kitölti a mező minden más példányát.
4. lépés:Rögzítse az értekezlet megbeszéléseit és döntéseit.
Minden pont után részletezze a megbeszélés fontos pontjait, valamint a szükséges végső döntést vagy intézkedést. Fontolja meg az olyan alfejezetek használatát, mint a „Megbeszélés” és a „Művelet”, hogy megbizonyosodjon a legfontosabb pontokról.
Tipp
A legtöbb sablon Word stílusokat használ. Például a Nyitott kiadások és az Új üzlet alatti számozott tételekre a listaszám vonatkozik. Kattintson az Enter gombra ezek után a sorok után hozzáad egy újabb Listaszám sort. Ha további számozott elem hozzáadása nélkül szeretne tartalmat hozzáadni egy elem alá, módosítsa a stílust Normálra. a Stílusok csoportban, és növelje a behúzást a Behúzás növelése segítségével gombot a Bekezdés csoportban.
Saját jegyzőkönyv-sablon létrehozása
Bár egy kész sablon használata valószínűleg gyorsabb, ehelyett létrehozhat saját megbeszélési jegyzőkönyv-sablont, majd minden megbeszéléshez újra felhasználhatja.
1. lépés:Hozzon létre egy új Word-dokumentumot, és adjon hozzá egy címet.
Nyisson meg egy Word-dokumentumot, és válassza a 1. címsor lehetőséget a Kezdőlap lap Stílusok csoportjából, és adja meg szervezete nevét.
2. lépés:Hozzon létre helyőrzőket az elsődleges szakaszokhoz.
Adjon hozzá helyőrzőket az elsődleges szakaszokhoz a 2. címsor alkalmazásával ha szükséges. Ezeknek a szakaszoknak tükrözniük kell a saját szervezet követelményeit, és megbeszélésről értekezletre következetesnek kell lenniük.
Szükség szerint alkalmazza a Word stílusokat. Stílus, például listajeles lista stílusának napirendi pontokra történő alkalmazásához nyissa meg a Stílusok oldalsávon kattintson a nyíl ikonra a Stílusok csoportban, és keressen meg és válasszon ki egy stílust.
Tipp
Mentse el a dokumentumot sablonként, akár az elsődleges szakaszok létrehozása, akár más általános adatok, például résztvevők vagy tisztviselők hozzáadása után. Ha egy dokumentumot sablonként szeretne menteni, válassza a Fájl lehetőséget , Mentés másként majd a Számítógép lehetőséget hogy a felhőbe vagy szerverre helyett a számítógépére mentse. Böngésszen bármilyen kényelmes helyre – nem számít, melyik mappába menti, mert a sablonként történő mentés felülírja a kiválasztott mappát.
A Mentés típusként legördülő menüből válassza a Szósablon (*.dotx) lehetőséget. DOTX fájlként vagy sablonként menteni. A Word automatikusan elmenti az Egyéni Office-sablonok mappába. Ha később szeretné használni, válassza a Fájl lehetőséget , Új majd kattintson a Személyes lehetőségre hogy hozzáférjen saját egyéni sablonjaihoz.
3. lépés:Rögzítse a találkozó eseményeit.
Adja meg a részleteket az egyes szakaszok alatt. Foglalkozzon minden olyan kérdéssel, amely az értekezlet megbeszélése során felmerült, és amely segíthet tisztázni a döntéseket, ha a bizottságának vagy másoknak újra meg kellene tekinteniük vagy meg kellene érteniük szervezete történetét.
Nincs egyetlen módja a percek megszervezésének. Ebben a példában magát a napirendet választottuk el a megbeszéléstől, de ehelyett kombinálhatja ezt a két elemet.
Tipp
Nyomja meg az Enter billentyűt egy stílusos vonal után általában ugyanazt a stílust folytatja, a stílustulajdonságoktól függően. Az alapértelmezett Normál gyors visszaállításához stílust, nyomja meg az Enter billentyűt kétszer.