Hogyan küldjünk értesítést az e-mail-cím változásáról

Akár egy meglévő fiókhoz csatolt e-mail címet módosít, akár új e-mail fiókot hoz létre, nem bonyolult folyamat értesíteni személyes és/vagy üzleti kapcsolattartóit. Küldjön nekik egy alapvető frissítési üzenetet az e-mail szolgáltatásán keresztül, és kövessen legalább egy másik értesítési módot.

Írja meg az üzenetet

Mielőtt értesítést küldene, győződjön meg arról, hogy az minden olyan információt tartalmaz, amelyre a címjegyzékében szereplő személyeknek a változás után is kapcsolatba kell lépniük Önnel. Az értesítésnek tartalmaznia kell az új címet és azt a dátumot, amikor azt tervezi, hogy véglegesen felhagy a régi címével. Például:"Úgy döntöttem, hogy megváltoztatom az e-mail címemet a következőre:[address]. A jelenlegi címemet [dátum]-tól felhagyom. Kérjük, frissítse a címjegyzékét. Köszönjük!"

Üzenet küldése

Ha olyan változtatást hajt végre, amely a személyes és az üzleti kapcsolatokat is érinti, külön küldje el az értesítést minden csoportnak, hogy ne ossza meg munkahelyi kapcsolatait családjával és barátaival, és fordítva. Amikor egy csoportba tartozó személyekkel lép kapcsolatba, védje meg mindazok magánéletét, akik nem akarják, hogy az e-mail-címét megosszák. Ehhez használja a Titkos másolat mezőt, hogy elrejtse a címzettek elől a Címzett mezőben. Ezenkívül számos e-mail szolgáltatás automatikusan potenciális spamküldőként jelöl meg minden olyan fiókot, amely egy e-mailt sok címzettnek küld. Ha a szolgáltatás nem engedélyezi a tömeges levelezést, egyszerre 20-nál kevesebb címzettnek küldje el az üzenetet.

Automatizálja az értesítést

A legtöbb e-mail szolgáltatás kínál egy „Vacation Response” vagy „Out of Office” eszközt, amely automatikusan egyéni „távollét” üzenetet küld mindenkinek, aki e-mailt küld Önnek egy olyan napon, amikor éppen nem ellenőrzi az üzeneteket. Ha új e-mail címe egy külön fiókhoz van csatolva, akkor ezzel az eszközzel értesítheti a változásról mindenkit, akivel elfelejtette felvenni a kapcsolatot. Miután átváltott az új címre, keresse meg az eszközt a régi fiók beállításai között, illessze be az Ön által írt címértesítési üzenetet az egyéni automatikus üzenetmezőbe, kapcsolja be a funkciót, és hagyja bekapcsolva körülbelül egy hónapig.

Alternatív értesítések küldése

A címjegyzékében bárki lemaradhat a fontos üzenetéről, ha például véletlenül hibásan írt be egy címet, vagy régi címet használt, vagy az üzenet egy spam mappába került. Tegye közzé üzenetét állapotfrissítésként az online közösségi hálózatokon és érdeklődési körök oldalain, vagy adott esetben küldje el ismerőseinek egy chat szolgáltatáson keresztül. Ezenkívül, ha módosítja az üzleti e-mail címet, fontolja meg, hogy levelezőlapon értesítse ügyfeleit, vásárlóit vagy szállítóit az új kapcsolatfelvételi adatokról.