Milyen elemeket kell tartalmaznia egy teljes telefonüzenetnek?
1. Dátum és idő: Jegyezze fel az üzenet beérkezésének dátumát és időpontját.
2. A hívó neve és elérhetőségei: Írja le az üzenetet hagyó személy teljes nevét és elérhetőségeit, beleértve a telefonszámát és opcionálisan az e-mail címét is.
3. Címzett neve: Egyértelműen azonosítsa azt a személyt, akinek az üzenetet szánják. Ha a hívás valaki másnak szól, mint önnek, feltétlenül adja meg a nevét.
4. Sürgősség: Jelezze, ha az üzenet sürgős vagy azonnali figyelmet igényel.
5. Részletes üzenet: Pontosan írja le a hívó üzenetét, beleértve a konkrét részleteket vagy utasításokat. Ügyeljen arra, hogy tisztázza, van-e említve fontos dátum, időpont vagy hely.
6. Szükséges teendő: Jegyezze fel azokat a konkrét műveleteket vagy feladatokat, amelyeket az üzenet címzettjének el kell végeznie.
7. Kapcsolatfelvételi adatok visszaküldése: Ha a hívó visszahívást szeretne, vagy választ vár, győződjön meg róla, hogy megadja a kívánt kapcsolatfelvételi adatait és a legjobb időpontot, amikor elérheti.
8. Megerősítés vagy visszaolvasás: Ismételje meg az üzenetet a hívó félnek a pontosság megerősítése és a félreértések elkerülése érdekében.
9. Az Ön neve és elérhetőségei: Az üzenet végén adja meg nevét és elérhetőségét arra az esetre, ha a hívónak további kérdése van, vagy pontosításra van szüksége.
10. Aláírás: Az üzenetet aláírásával vagy kezdőbetűivel fejezze be, jelezve, hogy az információ hiteles és teljes.
Ne felejtsen el udvariasnak, professzionálisnak és figyelmesnek lenni az üzenet átvételekor. Az összes releváns információ összegyűjtésével és egyértelmű bemutatásával Ön biztosítja, hogy az üzenetet hatékonyan eljuttatják a kívánt címzetthez.