Mi a jó etikett a telefonáláshoz?
1. Készüljön fel:
* Hívás előtt legyen kéznél a szükséges információk és anyagok.
* Világosan és szakszerűen mutatkozzon be, és a beszélgetés elején adja meg nevét és hovatartozását.
2. Válasszon egy megfelelő időpontot a híváshoz:
* Kerülje a hívást nem megfelelő órákban, vagy amikor a címzett elfoglalt vagy nem elérhető.
* Nemzetközi hívásoknál ügyeljen az időzónára.
3. Használjon udvarias és udvarias nyelvezetet:
* Használjon formális és udvarias nyelvezetet, még akkor is, ha jól ismeri a címzettet.
* Kerülje a szleng, zsargon vagy informális nyelvezet használatát, amelyet a másik személy esetleg nem ért meg vagy nem értékel.
4. Legyen világos, tömör és lényegre törő:
* A hívás célját azonnal és egyértelműen közölje, elkerülve a felesleges részleteket.
* Tartsa a beszélgetést fókuszáltan, és kerülje a tépelődést.
5. Aktívan hallgatni:
* Fordítsa teljes figyelmét a hívó félre, hogy megszakítás nélkül kifejezhesse magát.
* Mutasd meg, hogy részt veszel a beszélgetésben olyan verbális jelzésekkel, mint az "igen", "látom" vagy "uh-huh".
6. Tartsa tiszteletben a hívó idejét:
* Ügyeljen a beszélgetés hosszára, és próbálja meg ésszerű határokon belül tartani.
* Ha a hívás hosszadalmas lehet, kérjen engedélyt a folytatáshoz, vagy javasoljon megfelelőbb időpontot a beszélgetésre.
7. Professzionálisan kezelje a bejövő hívásokat:
* Gyorsan és udvariasan válaszoljon a hívásokra.
* Ha nem tudja azonnal fogadni a hívást, használjon professzionális hangpostaüzenetet.
8. Ügyeljen a hangszínére:
* Tartson fenn kellemes, barátságos és professzionális hangnemet a beszélgetés során.
* Változtassa meg hangnemét, hogy érzelmeket közvetítsen, és jelezze a beszélgetés iránti érdeklődést.
9. Mutasson empátiát és megértést:
* Legyen együttérző és megértő, ha a hívó aggodalmát vagy panaszát fejezi ki.
* Mutasd meg, hogy értékeled a véleményüket, és hajlandó vagy segíteni nekik.
10. Finoman fejezze be a beszélgetést:
* Foglalja össze a főbb pontokat, és állapodjon meg a további lépésekről vagy nyomon követésről.
* Köszönje meg a személy idejét, és ha szükséges, ismételje meg a nevét.
* Használjon udvarias zárószavakat, például "Köszönjük, hogy hívott" vagy "Jó napot kívánok".
11. Azonnali visszahívás:
* Ha megígéri, hogy visszahív, ésszerű időn belül tegye meg.
* Ha nem tud azonnal visszahívni, tájékoztassa a hívót, hogy mikorra várhat visszajelzést Öntől.
12. Legyen professzionális, amikor valakit felfüggeszt:
* Ha tartásba kell helyeznie a hívót, kérjen elnézést a megszakításért, és tudassa vele, hogy mennyi ideig várakozhat.
* Rendszeresen ellenőrizze, és frissítse, ha a tartási idő hosszabb a vártnál.
13. Legyen tisztában a kulturális különbségekkel:
* Ha nemzetközi hívásokat kezdeményez, ügyeljen a kulturális különbségekre, amelyek hatással lehetnek a telefonos kommunikációra.
* Legyen szem előtt a különböző köszöntések, szokások és kommunikációs stílusok a különböző kultúrákban.
14. Kerülje a kihangosító engedély nélküli használatát:
* Mindig kérjen engedélyt, mielőtt kihangosítaná a hívót.
* Győződjön meg arról, hogy a kihangosító tiszta, és a háttérzaj minimális legyen.
15. Professzionálisan kezelje a hívásátadásokat:
* Ha egy hívást egy másik személynek vagy osztálynak kell átadnia, tájékoztassa a hívót, és kérje ki az engedélyét, mielőtt ezt megtenné.
* Adja meg a hívó félnek a szükséges elérhetőségeket, és biztosítsa a zökkenőmentes átvitelt.
A telefonos etikett ezen irányelveinek betartásával pozitív és professzionális telefonos interakciókat hozhat létre, amelyek maradandó benyomást hagynak a hívókban. Ne feledje, hogy az egyértelmű kommunikáció, a tisztelet és az udvariasság kulcsfontosságú a hatékony telefonbeszélgetésekhez.