Hogyan hozzunk létre aktuális folyamatfolyamatot

Az As-Is Process Flow dokumentálja, hogyan zajlik egy üzleti folyamat jelenleg a szervezetben. Az As-Is Process Flow jellemzően az eljárások és információk rögzítésére szolgál, amelyek lépésről lépésre áramlanak, így azok elemezhetők és javíthatók, amikor létrehoz egy folyamatot.

1. lépés

Határozza meg az elemezni kívánt üzleti folyamatot. Egy teljes üzleti tranzakciónak kell lennie kezdettel és befejezéssel, bemenetekkel és kimenetekkel, és egy üzleti igény kielégítését kell eredményeznie. Példa:Az „alkalmazott felvétele” egy teljes folyamat, míg a „Felvételi űrlap kitöltése” egy lépés a folyamaton belül, de nincs értelme, ha egyedül történik.

2. lépés

Határozza meg a szerepeket a folyamaton belül. A szerep egy olyan rész, amelyet egy személy vagy embercsoport játszik a folyamatban. A szerepköröket az általuk végrehajtott tevékenység típusával kell megjelölni, nem a munkakörükkel vagy az osztályok címével. Azt a személyt, aki jóváhagyja az alkalmazott munkaidő-igazolványát, „Időjóváhagyónak” kell nevezni.

3. lépés

Határozza meg a tranzakció befejezéséhez szükséges folyamatlépéseket. Rögzítsen minden olyan részletes lépést, amely hozzáadott értéket ad a folyamathoz, még akkor is, ha ez az érték csak az előző lépések áttekintésére és annak biztosítására szolgál, hogy megfelelően hajtották-e végre.

4. lépés

Azonosítsa a folyamatban lépésről lépésre átadott információkat. Egyes lépések információkat hoznak létre, amelyeket a következő lépésekben használhatnak fel.

5. lépés

Azonosítsa a döntési pontokat a folyamaton belül, amelyek irányt változtathatnak, vagy további lépéseket igényelhetnek. Határozza meg a döntéshez szükséges adatokat, és vegye figyelembe az összes lehetséges eredményt.

6. lépés

Dokumentálja a folyamat folyamatát egy diagram létrehozásával, amely bemutatja az egyes lépéseket, a lépést végrehajtó szerepet, valamint a lépésről lépésre áramló információkat. Számozzon meg minden lépést. Határozza meg az információ irányát az egyes lépésekről a következőre haladó nyilak segítségével. A „keresztfunkcionális” folyamatábra stílus a legalkalmasabb a szerepek és az emberek közötti információáramlás, valamint a folyamat lépéseinek azonosítására. A dokumentum szöveges részében írja le részletesen az egyes lépéseket.

Tipp

Rögzítse a lépések minden lehetséges részletét és az egyes lépésekből a másikba továbbított adatelemeket. Az elemzés során a lehető legtöbb résztvevőt vonja be a folyamatba. Használjon folyamatábra-eszközöket, például a Visio-t a folyamat lépéseinek bemutatásához.

Figyelmeztetés

Ne ragadjon bele túlságosan az aktuális folyamatfolyamatok diagramjaiba és dokumentálásába. A teljességre vágysz, nem a tökéletességre. Ne feledje, hogy ezeket az eljárásokat szeretné javítani vagy lecserélni.