E-mailek mentése külső merevlemezre
Számos stratégia létezik az e-mail archívum mentésére hosszú távú tárolás céljából. A külső merevlemezek az adatarchívumokban használt általános megoldásokká váltak, mivel könnyű hordozhatóságot, nagy adatkorlátokat, megbízhatóságot és általában alacsony költséget kínálnak. Attól függően, hogy melyik e-mail klienst használja, az archívum létrehozásának különböző lépései vannak. Ha megvan az archívum, egy külső tárhelyen való tárolása olyan egyszerű, mint az archív fájl áthelyezése vagy átmásolása a merevlemezre a Fájlkezelő segítségével.
Külső merevlemez
A külső merevlemezek vonzó megoldást jelentenek a hosszú távú adattárolási igényekre a rendkívül egyszerű használat miatt. Szinte minden esetben mindössze annyit kell tennie, hogy USB-kábellel csatlakoztatja a merevlemezt a számítógépéhez, és a meghajtó megjelenik a fájlkezelőben. Ettől a ponttól mindössze annyit kell tennie, hogy az adatfájlokat, például az e-mail archívumot közvetlenül erre a meghajtóra húzza át, és a rendszer átmásolja azokat. Ezekkel az eszközökkel csak akkor lehet aggodalomra ad okot, ha utazik velük, vagy gyakran mozgatja őket. Csak egy merevlemez van benne, és ennek a merevlemeznek a megbízhatósága attól függ, hogy a meghajtó mechanikus részei mennyire képesek olvasni a lemezt. A meghajtó leejtése belső mechanikai sérülést okozhat, ami bizonyos esetekben az adatok elvesztéséhez vezethet.
Hálózathoz csatolt tárhely
A Network Attached Storage (NAS) eszközök valamivel bonyolultabbak, mint az egyszerű USB-alapú külső merevlemezek. Ennek az az oka, hogy a NAS-eszközök lehetővé teszik, hogy akár Wi-Fi-vel, akár Ethernettel csatlakozzanak otthoni hálózatához, majd adatarchívum-hozzáférést biztosítsanak az otthoni hálózathoz csatlakoztatott bármely számítógép számára. Az ilyen eszközök megbízhatóbbá tehetők, mint a külső merevlemezek, mivel egyes modelleket különféle RAID-beállításokba konfigurálhat az adatvesztés kockázatának minimalizálása érdekében. A RAID konfiguráció olyan, amelyben a többlemezes rendszerben minden lemez biztonsági másolatot jelent a partnerei számára; ha az egyik lemez meghibásodik, az adatai visszaállíthatók a másikról. Ön is létrehozhat NAS-megoldást, ha otthonában van olyan asztali számítógép, amelynek belső merevlemez-rekeszje nincs használatban. Egy olcsó merevlemez hozzáadása egy ilyen géphez olyan megoldás, amelyet megfontolhat, ha tetszik a NAS-eszköz ötlete, de esetleg nem szereti a többletköltséget.
Internetes felhőtárhely
Az internetes felhőalapú tárolási lehetőségek népszerű tárolási megoldások, mivel ezek a szolgáltatások bármely webböngészőből elérhetők szinte bármilyen típusú eszközön. Ezenkívül egyes szolgáltatások, például a Dropbox és a Box.net okostelefonokhoz is kínálnak alkalmazásokat, amelyek megkönnyítik az adatok elérését. Ezen szolgáltatások közül sok bizonyos alapszintű ingyenes tárhelyet biztosít, és előfizetési díj ellenében nagyobb tárhelykorlátokat is kínál. E szolgáltatások használatának előnye a könnyű hozzáférésen túl, hogy adatait biztonságosan tárolják egy távoli szerveren. Egy olyan váratlan katasztrófa esetén, mint például otthoni tűz vagy eszközeinek ellopása, felbecsülhetetlen értékű lenne, ha adatait egy távoli szerveren tárolnák.
Webes e-mail
Ha webes e-mail szolgáltatást használ, például az mMail-t, a Yahoo Mail-t vagy az Outlook.com-ot, akkor már jelentős mennyiségű ingyenes tárhellyel rendelkezik. Mivel ezek a szolgáltatások ingyenesen kínálnak annyi tárhelyet, valószínűleg több évnyi e-mailt is tárolhat anélkül, hogy törölnie kellene az üzeneteket, vagy aggódnia kellene a régi üzenetek külső tárhelyre történő archiválása miatt. A felhőalapú tárolási lehetőségekhez hasonlóan ezen e-mail-szolgáltatók közül sok további tárhelyet kínál felár ellenében, ami hasznos lehet, ha rendszeresen nagy fájlokat visz át az e-mailekben.