A toborzási folyamat nyomon követése a Microsoft Excel programban

A toborzási folyamat időnként gyors és dühös lehet. Ha cége kiterjedt kapcsolatkezelési adatbázissal rendelkezik, akkor a toborzási folyamat kezeléséhez lekérdezéseket hozhat létre és tarthat fenn; ez azonban eltömheti az adatbázist sikertelen jelentkezőktől. Az Excel-táblázatok gyors módot biztosítanak a toborzási folyamat nyomon követésének személyre szabására a személyes adatokkal, a jelentkezés állapotával és más, az Ön számára fontos mezőkkel. Ahogy az igényei változnak, és a toborzási folyamat finomodik, módosíthatja a táblázatát, ahelyett, hogy az IT-részleggel közölné igényeit a jövőbeli frissítések érdekében.

1. lépés

Hozzon létre egy új Excel-munkafüzetet a toborzó kampányához. Mentse el a munkafüzetet értelmes címmel, „Toborzási sablon” vagy „Értékesítők 2014. június”, hogy könnyen hozzáférhessen a megfelelő adatokhoz.

2. lépés

Adja meg a nyomon követni kívánt mezőket az 1. sorban balról jobbra haladva. Kezdje a jelentkező azonosítóival, például „Vezetéknév”, „Keresztnév”, „Telefon”, „E-mail” és „Cím”. Használja a toborzási folyamat szempontjából fontos mezőket, és álljon ellen a kísértésnek, hogy olyan adatokat kombináljon, amelyek korlátozhatják kereséseit. Ha például hagyományos levélben kíván kapcsolatba lépni a jelentkezőkkel, fontolja meg a „Cím” kifejezés kiterjesztését „utca”, „város” és „irányítószám” kifejezésre, hogy megkönnyítse a keresést és a levelek egyesítését.

3. lépés

Folytassa az 1. sorban lévő többi nyomkövetési elemmel. Ez magában foglalhatja az "Állapot", ahol egy hozzáértő Excel-felhasználó legördülő listákat adhat hozzá olyan bejegyzésekkel, mint a "Fogadott", "Interjúk" és "Elutasítva", bár az egyszerű szöveges bejegyzések lehetnek szükséged van. További hasznos oszlopok lehetnek:„Megjegyzések”, „Következő lépések”, valamint egy mező, amely hiperhivatkozást biztosít a jelentkező önéletrajzához, ha azt digitálisan tárolják.

4. lépés

Adjon hozzá oszlopokat belső használatra, például „Jelentkezés forrása”, „Toborzó” – ha több is van az osztályán, vagy külső ügynökségeket vesz igénybe – és minden más mezőt, amelyet a jelentkezők összehasonlítására használhat. Az olvashatóság javítása érdekében érdemes lehet táblázatként formázni a táblázat adatterületét a menüsorban található előre beállított értékek segítségével.

5. lépés

Az adatok hozzáadása előtt mentse el a táblázatot, esetleg a „Biztonsági mentés” szót fűzve a fájlnévhez, hogy biztos legyen egy tiszta példánya a jövőbeli kampányokhoz vagy a felülvizsgálat alapjaként. A táblázat sablonként történő mentése ezt is lehetővé teszi, így egyszerűen indíthat új toborzási kampányokat, vagy rendszerezheti a jelentkezőket olyan időszakok szerint, mint havi, negyedéves vagy éves.

Tipp

Időt takaríthat meg a táblázat elkészítésével, ha az Interneten keresztül elérhető Excel-sablonokat használja (hivatkozás a forrásokban). Ha nem talál az igényeinek megfelelő dedikált toborzási sablont, fontolja meg a kapcsolatfelvételi erőforrás-kezelési sablonok egyedi igényeihez igazítását.